Câte comenzi pentru concediu sunt păstrate? Depozitarea documentelor de personal

Cea mai importantă unitate structurală a întreprinderii este serviciul de personal. Specialiștii care lucrează acolo fac adesea comenzi diferite și, de asemenea, organizează depozitarea și cifra de afaceri. Cele mai solicitate documente din sistemul de circulație a documentelor includ ordine de concediu. Care sunt nuanțele formării lor? Care sunt termenii de stocare a ordinelor relevante determinate de legislația de reglementare?

Ce documente includ ordinele de vacanta?

Înainte de a examina problema numărului de ordine de concediu, vom analiza ce documente se referă la acestea în ceea ce privește clasificarea documentelor corporative intracorporale.

În conformitate cu abordarea general acceptată, acestea sunt atribuite în mod legitim ordinelor de personal. Aceste surse sunt grupate pe baza unor caracteristici comune în cazuri individuale. Documentele de personal pot fi compilate atât în ​​forme unificate, cât și în cele elaborate individual de întreprindere.

Cazurile care combină același tip de comenzi nu ar trebui să combine documente care diferă semnificativ în ceea ce privește stocarea. Luați în considerare modul în care sursele relevante pot fi clasificate în funcție de acest criteriu.

Lista termenilor de stocare a documentelor de personal

Există documente de personal care trebuie să fie stocate pentru o perioadă lungă de timp. În același timp, nu contează în ce fel organizațional și juridic funcționează întreprinderile. Deci, legea stipulează că unele documente trebuie păstrate timp de 75 de ani. Acestea includ, în special:

• ordinele de admitere a angajaților la muncă;
• ordinele de concediere a lucrătorilor.

Există surse care pot fi stocate pentru o perioadă mult mai scurtă - timp de 5 ani. Aceste documente de personal includ:

• comenzi pentru concediu;
• instrucțiuni privind călătoriile de afaceri.

Astfel, termenul de valabilitate a tuturor ordinelor de concediu ca versiune a ordinelor pentru personal este de 5 ani.

Acestea sunt caracteristicile legislației de reglementare. Cunoscând câte comenzi pentru concediu sunt păstrate, este necesar ca orice specialist al personalului să întrețină corect documentația pentru membrii personalului companiei. În consecință, competența acestor specialiști poate include, de asemenea, asigurarea siguranței surselor relevante.

Cazurile care implică comenzi de concediu anual pot fi, la rândul lor, clasificate în categorii separate, pe baza disponibilității unor motive suplimentare pentru aceasta. De exemplu, luând în considerare structura organizatorică a întreprinderii, repartizarea salariaților pe departamente și diviziuni ale companiei.

Deci, știm acum cât de multe ordine sunt păstrate pentru vacanță - cinci ani. Dar există o serie de caracteristici care caracterizează procedura de lucru cu documente legate de eliberarea angajaților. Va fi util să le studiați.

Organizarea lucrărilor cu documente de personal la întreprindere: nuanțe

În primul rând, trebuie remarcat faptul că regulamentele legislative care stabilesc procedura de organizare a cifrei de afaceri a documentelor în cauză nu au fost încă adoptate. Fiecare organizație, independent sau poate luând în considerare recomandările autorităților superioare, determină lucrul cu sursele relevante. Pentru optimizarea lucrului cu documentele de personal, în special cele legate de eliberarea concediilor pentru angajați, pot fi utilizate diferite forme unificate.

Lucrați cu documente de vacanță: nuanțe

Dacă vorbim în mod specific despre documentele relevante pentru vacanță, atunci acestea sunt recomandate pentru depozitare de către experți, ținând cont de clasificarea:

• pe documente legate de concediile de studii plătite;
• ordine pentru alții tipuri de vacante.

Pentru organizarea circulației documentelor relevante pot fi utilizate diverse reviste:

• înregistrarea ordinelor de vacanță;
• stabilirea ordinelor de transfer, retragerea angajaților din concediu.

În același timp, jurnalele relevante sunt de obicei ținute pe suport de hârtie.

Orice ordin - în concediu de maternitate, în concediu de studii, bazat pe contract - ar trebui să fie emis pe baza unui alt document. Aceste surse pot avea, de asemenea, perioade speciale de stocare. De asemenea, este logic să le clasificăm în funcție de grupuri diferite pentru a optimiza fluxul de lucru al personalului.

Organizarea stocării documentelor de personal: nuanțe

Să luăm acum în considerare caracteristicile organizației de stocare documentație de personal. Una dintre sarcinile cheie ale unui specialist competent aici este formarea de cazuri. La decizia sa este important să se dezvolte, în primul rând, lista condițiilor de păstrare a documentelor referitoare la aceste sau alte grupuri. Fiecare sursă trebuie să aibă elementele necesare. Dacă un anumit document nu îndeplinește cerințele stabilite, atunci nu este de dorit să-l includeți în acest caz.

Atunci când organizează depozitarea documentelor de personal, responsabilul responsabil poate folosi diverse liste standard de informații despre sursele relevante sau poate folosi norme intracorporate.

Mai sus, am dat exemple de documente care pot fi stocate timp de 5 ani (în special ordine de concediu), precum și cele pe care organizația trebuie să le așeze în arhive pentru o perioadă semnificativ mai lungă. Cifra de afaceri a surselor de al doilea tip poate fi reglementată prin reglementări interne suplimentare. Deci, dacă documentul va fi păstrat timp de 75 de ani, compania poate să aplice normele conform cărora documentația de personal este transferată în arhivă pentru o plasare pe termen lung. La rândul lor, documentele cu termen de valabilitate de 5 ani, în multe cazuri, nu trebuie să fie transferate în arhivă. Ele pot fi plasate într-o altă zonă protejată, dar în același timp mai accesibilă pentru familiarizarea rapidă cu documentele relevante ale locului.

Un element important al fluxului de lucru este inventarul. În special, firmele pot folosi doar atunci când transferă cazuri în arhiva organizației.

Va fi util să se ia în considerare succesiunea acțiunilor personalului de specialitate în pregătirea documentelor pentru concediu.

Înregistrarea documentelor pentru concediu: verificarea bazei pentru comandă

După cum am arătat mai sus, comenzile de tipul corespunzător sunt emise pe orice bază. Trebuie să fie verificată. În general, acesta este programul aprobat de concediu pentru angajați. În plus, această sursă poate fi suplimentată de o cerere personală a angajatului pentru concediu.

Programul corespunzător este elaborat ținând cont de prevederile LC RF, iar atribuțiile unui funcționar al personalului pot include verificarea procedurii de formare a acestui document pentru respectarea standardelor de drept al muncii. Dacă programul este compilat corect și completat cu alte surse, se emite o comandă pentru concediul angajatului. Se poate observa că societatea poate adopta standarde conform cărora detaliile programului și documentele care îl completează trebuie să fie reflectate în registre speciale. Această procedură poate fi implementată pentru a optimiza cifra de afaceri a personalului în întreprindere (în cazul în care personalul companiei este suficient de mare).

Executarea documentelor de vacanță: emiterea unui ordin

Acum, de fapt, despre ordinele de vacanță. În scopul înregistrării lor, se pot utiliza formulare unificate, cum ar fi T-6 sau T-6a, sau cele intracomunitare. În același timp, ordinul de concediu al directorului și documentul corespunzător pregătit pentru un angajat obișnuit pot fi prezentate într-o structură similară. Din punct de vedere al dreptului muncii, aceștia sunt aceleași tipuri de documente. Dar, desigur, este logic să le distribuiți în cazuri diferite în evidența personalului: ordinele pentru angajații obișnuiți pot fi întocmite mult mai des decât un document pentru șeful firmei.

Execuția ordinului: nuanțe

Completarea formei comenzii pentru vacanță este caracterizată de un număr de nuanțe. Deci, atunci când rezolvăm această problemă, un ofițer de personal are nevoie de:

• specificați tipul de concediu în conformitate cu normele legislației sau reglementărilor locale ale întreprinderii;
• reflectă perioada de lucru corectă la emiterea unui ordin de concediu anual.

Ordinul de încheiere trebuie să fie semnat de către conducătorul întreprinderii, cu excepția cazului în care alți angajați competenți ai întreprinderii, cum ar fi șeful departamentului de personal, sunt înzestrați cu competențe similare.

Desigur, aceste puteri trebuie fixate oficial într-un act normativ local separat. Pentru a publica, ar trebui, din nou, șeful organizației, delegând competențele relevante unui anumit angajat. La rândul său, persoana căreia puterea de a ordinea stabilită publicarea ordinelor Resurse umane transmise certifică faptul de cunoștință cu reglementările locale și ia lista de angajamente specifice legate de realizarea autorității competente.

Înregistrarea documentelor pentru vacanță: înregistrarea unei comenzi

O comandă de plecare pregătită trebuie înregistrată la serviciul de personal. În aceste scopuri, în subdiviziunile structurale relevante ale întreprinderilor se utilizează un jurnal special. În același timp, poate fi efectuată în mai multe exemplare, ceea ce se datorează abordării serviciului de personal în clasificarea documentelor relevante pentru concediul pentru angajați. Dar dacă personalul companiei nu are o nevoie mică și semnificativă de a distribui documentația de personal pentru diferite grupuri, jurnalul poate fi păstrat într-un singur exemplar.

Înregistrarea ordinelor: nuanțe

Printre experți există un punct de vedere conform căruia înregistrarea unei ordonanțe este o condiție obligatorie pentru intrarea în forță juridică. Aceasta înseamnă că semnarea unui document de către conducătorul companiei pentru acest lucru poate să nu fie suficientă.

La înregistrare, comenzile pentru concediul anual și alte documente care aparțin categoriei corespunzătoare dobândesc un număr unic pe baza căruia sursa este inclusă în sistemul de flux intern de lucru corporativ. Organizația stabilește procedura de atribuire a acestui număr pe cont propriu. De regulă, luând în considerare cronologia formării ordinelor de serviciu pentru personal.

Perioada de valabilitate a jurnalului de ordine

Mai sus, am examinat câte comenzi pentru concediu sunt păstrate. set de termen specific de locație și înregistrează documentele relevante - acesta este de 3 ani de la data introducerii datelor privind ordinea finală de a părăsi, care este înregistrată în jurnalul. În plus față de aceste surse, pot fi create alte jurnale auxiliare la nivelul întreprinderii în cadrul anumitor linii de activitate ale serviciului de personal pentru optimizarea circulației documentelor în cadrul firmei. Procedura de completare a documentelor relevante poate fi stabilită prin reglementări locale de reglementare separate, care sunt emise de conducerea întreprinderii.

conducătorul organizației, delegând competențele relevante unui anumit angajat. La rândul său, persoana căreia puterea de a ordinea stabilită publicarea ordinelor Resurse umane transmise certifică faptul de cunoștință cu reglementările locale și ia lista de angajamente specifice legate de realizarea autorității competente.