Ce este biroul și fluxul de lucru?

Succesul în afaceri depinde în mare măsură de organizarea sa corectă. Atât managerii, cât și cei obișnuiți ar trebui să știe ce lucrează în birouri. Care sunt caracteristicile sale, ce tipuri există și ce documente de reglementare trebuie luate în considerare la organizarea fluxului de lucru?

Ce este biroul?

Orice organizație, indiferent de forma de proprietate și de caracteristici, creează în procesul activităților sale o varietate de lucrări. Acestea pot fi ordine și scrisori și protocoale. Toate acestea se referă la documentația organizatorică și administrativă.

Activitatea de birou este activitatea de creare a documentelor unei organizații, desfășurată în conformitate cu anumite reguli și cerințe. Mai des, la întreprinderi, angajații speciali sunt alocați, ocupați doar în acest domeniu. În firmele mici, funcția de secretar poate fi atribuită aproape oricărui angajat.

Dacă înțelegeți esența terminologiei (ceea ce este locul de muncă), atunci originea cuvântului devine clară. Acest lucru, mai presus de toate, stabilind informații oficiale pe un suport material. În timpul acestui proces, creați documentul organizatoric și administrativ, care inițiază ulterior anumite acțiuni.

Termenul "managementul înregistrărilor" a apărut cu mult timp în urmă, însă numai la mijlocul secolului trecut a fost formalizat, fiind fixat în documente normative la nivel de stat.

Munca în birou și circulația documentelor - ce este?

Organizația nu poate exista independent de lege. În ea există întotdeauna muncă în birou și circulația documentelor. Ce este, care sunt specificul transferului de valori mobiliare, cum să le înregistrați în mod corespunzător? Aceste probleme sunt rezolvate de către specialiști: secretari, arhivari, angajați ai departamentului de personal.

Lucrările la birou implică înregistrarea informațiilor pe un mediu fizic, crearea unui act de hârtie sau electronic. Bazându-se pe aceasta, se construiește circulația documentelor organizației - mișcarea unui ordin sau a unor scrisori, începând cu crearea acestuia și terminând cu executarea și trimiterea la arhivă sau distrugere.

În funcție de locul de creare a documentelor de afaceri referitoare la angajați și managementul organizației, fluxul de documente este împărțit în exterior și intern. De la sursă va depinde de calea ulterioară a ordinii, ordine, litere.

Fluxul de lucru intern al organizației presupune următoarele etape:

• crearea proiectului de document;
• coordonare;
• semnarea proiectului de document, data și data număr de înregistrare - din momentul înregistrării este considerată oficial eliberată și acceptată spre executare;
• aducerea conținutului artiștilor interpreți sau executanți și control;
• executarea instrucțiunilor;
• executarea documentului executat pentru depozitarea ulterioara, in functie de timp si necesitate;
• distrugerea documentelor de afaceri cu termenul expirat sau înregistrarea pentru depozitarea în arhivă.

Etapele circulației documentelor externe sunt în general similare, dar există unele diferențe:

• Documentele vin la companie din exterior. Acestea pot fi documentele organizațiilor superioare și inferioare, sucursale, acte normative din organele oficiale, ordine juridice, scrisori ale cetățenilor.
• Toate documentele de afaceri primite în cadrul organizației trebuie să treacă fără întârziere procedura de înregistrare. Aceasta confirmă faptul că sunt luați de sub control.
• Următoarea etapă este lucrul cu documentul, familiarizarea sau executarea instrucțiunilor.
• Dacă este necesar, se face un răspuns oficial.
• Ultima etapă este înregistrarea pentru stocarea pe termen lung sau arhivă și posibila distrugere.

În plus, în ceea ce privește conducerea organizației, se disting următoarele tipuri de fluxuri de lucru:

• ascendent - de la subordonați la supraveghetori (note explicative);
• în jos - de la conducere la angajați (comenzi);
• orizontală - între colegii (acte, protocoale).

Toate etapele deplasării documentelor sunt fixate în reviste speciale. Acestea pot fi efectuate în mai multe variante:

• conturile de contabilitate circulația documentelor;
• carnete de documente;
• gestionarea electronică a documentelor este cea mai răspândită în marea majoritate a organizațiilor.

Caracteristici ale evidenței judiciare

Mulți se întreabă ce este înregistrarea judiciară, și care este diferența față de general. Cazul judiciar este un pachet ușor diferit de documente și dovezi materiale. Depozitarea și circulația corespunzătoare asigură transparența sistemului de aplicare a legii. Gestionarea înregistrărilor judiciare, spre deosebire de înregistrările organizaționale, nu poate fi voluntară. Ea este condusă de persoane autorizate și este strict controlată. Pentru el, toate etapele, inclusiv distrugerea, sunt definite în mod normativ și strict.

Funcțiile secretarului

Cei mai mulți angajați ai întreprinderii își imaginează foarte vag ce lucrează în birouri și circulația documentelor. Pentru un secretar, aceasta este o activitate profesională.

Secretariatul întreprinderii îndeplinește funcția principală de documentație de management. În funcție de forma și particularitățile muncii, organizarea serviciului de lucru de birou al unei întreprinderi este împărțită în următoarele tipuri:

• Centralizat - toți secretarii se află în același departament și raportează grefierului șef sau secretarului general.
• Descentralizată - secretarii și angajații care își îndeplinesc atribuțiile sunt dispersați în unitățile organizaționale și sunt subordonați unor supraveghetori diferiți.
• Mixtă - se găsește cel mai adesea în organizații mari.

Particularitățile circulației documentelor la întreprindere vor depinde în mod direct de forma secretariatului adoptat.

Instrucțiuni privind munca în birouri

Indiferent de mărimea și forma de proprietate, în orice organizație ar trebui să existe un act de reglementare care să reglementeze circulația documentelor. Ce este instrucțiuni pentru munca în birouri, și cum să reușești? Această problemă îngrijorează nu numai secretarii, ci și liderii.

Instrucțiunea de păstrare a evidenței este un act normativ intern al organizației, aprobat prin ordin sau instrucțiune a conducerii, cu durată nedeterminată. Ea descrie toate etapele trecerii documentului, listele de posturi ale căror semnături pot certifica autenticitatea documentelor oficiale, oferă exemple de design, forme și formulare.

Administrarea muncii de birou

În organizațiile mici, cu un nivel scăzut de circulație a documentelor (mai puțin de 200 pe an), nu se pune problema managementului înregistrărilor. Totul este decis de către angajații înșiși sau chiar de cap.

Dacă îndatoririle gestionării înregistrărilor nu sunt directe pentru angajat și nu sunt specificate în contractul său de muncă, trebuie emis un decret privind atribuirea acestor funcții. Acest document ar trebui să detalieze responsabilitățile suplimentare, responsabilitățile și compensațiile.

Caracteristici de gestionare a evidenței personalului

Dacă organizația are cel puțin un angajat, atunci va fi necesar să se creeze documente de muncă. Întrebarea, care este păstrarea evidenței personalului, este în special reală pentru întreprinderile cu o mică parte a angajaților.

Managementul înregistrărilor de personal - este de a asigura circulația documentelor specifice legate de activitatea de lucru a angajaților întreprinderii. De obicei, aceste obligații sunt îndeplinite de angajații unității speciale - departamentul de personal. Funcțiile lor includ primirea, prelucrarea și stocarea documentație de personal. Inclusiv prelucrarea datelor cu caracter personal care sunt secrete.

Fluxul de lucru al personalului este efectuat, de obicei, separat de cel general, cu respectarea regulilor de secret și caracteristici de stocare.

Optimizarea activității de birou

În ciuda dezvoltării rapide a tehnologiilor digitale, multe organizații sunt dificil de optimizat fluxul de lucru. Continuați în mod vechi pentru a păstra corespondența pe hârtie și a efectua jurnale de înregistrare regulate.

Acest lucru se datorează doi factori:

• rezistența la inovațiile angajaților întreprinderii;
• lipsa de finanțare.

Managerii trebuie să-și amintească faptul că optimizarea fluxului de lucru cu investiții considerabile dă un efect economic vizibil.