Nomenclatorul cazurilor. Ordinea de formare

Toate documentele după executarea lor trebuie să fie grupate în afaceri. Termenul „afaceri“, în conformitate cu GOST 51141-98 trebuie să se înțeleagă un singur document sau un set de documente care se referă la o anumită direcție a organizației și plasate într-un dosar sub capac separat. Pentru formarea corectă, depozitarea și înregistrarea cazurilor în fiecare organizație trebuie să anual (ținând cont de schimbările din mediul extern și intern) componente Nomenclatură afaceri, care este esențială pentru o căutare rapidă a documentelor.

la formularea de cazuri orice unitate ar trebui să fie ghidată de cerințele unui singur sistem de stat de gestionare a înregistrărilor. Principalele prevederi sunt stabilite în GOST 51141-98, principalele documente ale Departamentului Arhive al Guvernului rus, linii directoare, arhiva organismelor liste de materiale documentare. Este necesar să se respecte timpul de stocare a documentelor și cazuri. Dacă există o organizație cu o structură complexă și o multitudine de funcții, atunci în fiecare diviziune și în întreaga organizație există principii comune pentru sistematizarea documentelor, formarea și indexarea cazurilor. Prin urmare, nomenclatorul afacerilor departamentului de personal, serviciul de calitate, orice altul unitate structurală sau organizația însăși ar trebui să fie formată ținând cont de cerințele documentelor normative.

În prima etapă, este necesar să se determine gama de probleme și categorii de documente care ar trebui să includă Nomenclatorul afacerilor unității sau organizației. Aici trebuie să trecem de la necesitatea de a acoperi întregul volum de documentație, atât creată cât și primită. Atunci când există întrebări noi în lucrare care nu sunt furnizate de Nomenclatură, trebuie să i se adauge adăugări. Forma nomenclatorului de cazuri ar trebui să permită actualizarea acesteia în timp util. Prin urmare, în cazul indexării cazurilor, ar trebui să fie posibilă crearea de noi indici și excluderea înlocuirii indexurilor atribuite anterior cazurilor deja formate. Afacerea nefinalizată în curs este transferată în nomenclatorul anului următor cu păstrarea numărului inițial.

Titlul fiecărui caz trebuie să fie clar și să dezvăluie complet compoziția cazului și conținutul documentelor plasate în acest dosar. În dosar, trebuie să specificați un index și termenul de valabilitate caz. Consolidarea cazurilor se efectuează în mod nominal, de exemplu, Ordine, Minute, Ordine și așa mai departe. Cazurile pot fi configurate în detaliu, de exemplu, corespondența cu un anumit reporter, corespondență pentru furnizarea de materii prime, corespondența cu reporterii, combinate pe o bază teritorială, și așa mai departe.

Când grupați documente, trebuie să fiți atenți la momentul stocării acestora. Documentele de stocare temporară și permanentă sau cu durată diferită de depozitare nu pot fi combinate într-un singur dosar. Nu este permisă includerea, în cazul proiectelor, a documentelor irelevante sau a copiilor copiilor. Atunci când se formează cazuri, este necesar să se verifice prezența tuturor semnăturilor în document, precum și corectitudinea execuției acestuia.

Indexarea cazurilor și ordinea ordinelor lor ar trebui făcute din punct de vedere al importanței. Primele sunt cele mai importante documente (ordine, ordine sau altele) documente administrative). Nomenclatorul cazurilor ar trebui să conțină indicatori și titluri de cazuri, termenii și condițiile de depozitare, ordinea de evacuare. Nomenclatorul cazurilor este aprobat în ordinea stabilită în organizație și este coordonată cu un funcționar Arhiva de stat a regiunii. La sfârșitul anului, nota finală se emite în Nomenclatură, indicând numărul de cazuri care au fost deschise în anul de raportare pentru fiecare categorie. Livrarea depozitării permanente în arhivă sau eliminarea cazurilor de depozitare temporară (după expirarea termenului) se efectuează în modul stabilit Instrucțiuni privind munca în birouri din această organizație.