Înregistrări de personal și înregistrări de personal într-o întreprindere mică

De regulă, este irațional să se creeze un serviciu special de personal într-o întreprindere mică. Deoarece volumul de lucru cu personalul în întreprinderile mici este de obicei mic, documentația personalului este atribuită unuia dintre angajați, cel mai adesea un secretar sau un contabil. Și acest lucru este logic, crearea unei rate speciale în acest caz nu este pur și simplu profitabilă din punct de vedere economic.

Caracteristici specifice de afaceri mici sunt de așa natură încât înregistrările de personal pot fi menținute la valoarea minimă acceptată, care corespunde capacităților și nevoilor întreprinderilor mici, astfel numai funcțiile cele mai necesare. Trebuie remarcat faptul că personalul lucrează în organizații mai mici, se desfășoară cea mai mare parte în funcție de necesități, mai degrabă decât în ​​mod continuu, și se reduce la selecția și recrutarea, eliberarea din funcție a personalului, gestionarea salariilor și a controlului asupra disciplinei muncii, vacanțe de prioritizare. Cu toate acestea, politica de personal nu își pierde importanța cheie în crearea unei echipe profesionale și cohesive.

În ciuda absenței unui departament de resurse umane specializate la o întreprindere mică, este imposibil să se neglijeze organizarea gestionării evidenței personalului. Documentația de personal, deși într-o cantitate redusă, ar trebui să fie efectuată în conformitate cu normele stabilite și cu legislația existentă, iar necesitatea nu ar trebui subestimată.

Din punct de vedere legal, organizarea corectă și rațională a lucrărilor de birou asigură optimizarea circulației documentelor și reducerea cantității de documentație, crește eficiența muncii personalului. Documentația de evidență a personalului documentează relațiile de muncă. Chiar și lista minimă de documente necesare pentru desfășurarea într-o întreprindere mică este destul de mare. Acestea sunt principalele documente:

• ordine și ordine de angajare;

• Personal;

• contracte de muncă;

• cartele personale;

• comenzi pentru concediu;

• programul de sărbători;

• comenzi pentru transferul la un alt loc de muncă, combinarea posturilor;

• ordine de concediere;

• foi de timp;

• reglementări interne și disciplina de muncă;

• dispoziții privind protecția datelor cu caracter personal;

• cărți de muncă și o carte de înregistrare;

• documentația privind protecția muncii.

Orice documentație de personal din această listă are o valoare legală, și adesea comercială, ceea ce confirmă importanța administrării sale și necesitatea unei înregistrări corespunzătoare. Aceste documente confirmă drepturile și obligațiile angajatorului și angajatului și, dacă este necesar, devin dovezi importante în situațiile în litigiu.

Documentarea relațiilor de muncă oferă pensii, garanții sociale și alte garanții acordate angajaților prin legea rusă. Personalul de documentare servește drept bază pentru calcularea salariilor, indemnizațiilor, bonusuri, pentru a determina de asigurare și de vechime pensiilor de angajamente, atât de important și inconfundabil abordarea responsabilă pentru proiectarea surselor originale. Atitudinea necondiționată față de gestionarea documentelor poate afecta negativ bunăstarea atât a întreprinderii, cât și a angajaților săi.

Din păcate, lipsa de manageri de personal profesional în întreprinderile mici conduce adesea la o calitate scăzută a managementului înregistrărilor personalului și, ca rezultat, la încălcarea legislația muncii.

Pentru a contribui la eliminarea unor astfel de încălcări înainte ca aceștia să fie identificați de inspecția muncii sau de inspecție fiscală sau reprezentanți ai fondului de asigurări sociale, poate fi efectuat un audit. Auditul documentelor de personal prevede un set de acțiuni pentru a verifica corectitudinea executării documentelor și corectitudinea păstrării evidenței. Auditorilor li se va da o evaluare expertă a riscurilor în caz de încălcări descoperite și recomandări pentru optimizarea înregistrărilor HR pentru a le elimina.

Prin optimizarea documentației personalului, este posibilă nu numai evitarea sancțiunilor din partea organismelor de control, dar și îmbunătățirea controlabilității personalului, asigurarea transparenței relațiilor de muncă și protecția drepturilor angajaților.