Menținerea înregistrărilor personalului de la A la Z

Organizarea și gestionarea gestionării evidenței personalului este o responsabilitate directă a personalului de serviciu al personalului. În situații de a crea o nouă organizație, transformarea vechi, sau alte opțiuni de reorganizare, precum și personalul de conducere departament trebuie să cunoască principalele puncte de lucru: de formare și a personalului de căutare, recepție, traducere, eliberarea din funcție a personalului, precum și normele de arhivare și stocare online a documentelor.

Organizarea competentă a gestionării înregistrărilor de personal ca bază a stabilității firmei

În orice organizație, indiferent de forma de proprietate, există personal. Diferă în mărime și compoziție, în funcție de funcții și calificări. Sarcina departamentului resurse umane este de a se asigura că toate problemele și problemele legate de angajații întreprinderii sunt soluționate cât mai repede și mai competent posibil.

Munca stabilă a organizației depinde în mod direct de angajații săi. Prima sarcină a serviciului de personal este selecția competentă și în timp util a angajaților, întreținerea evidențelor personalului în conformitate cu legea și livrarea la timp a documentelor în arhivă. Aceasta este baza pentru funcționarea stabilă a oricărei întreprinderi.

Formare de personal pentru lucrul cu personalul

Instrucțiunile privind gestionarea personalului indică în mod clar necesitatea de a avea pregătire profesională pentru specialiștii în domeniul personalului. Cu toate acestea, în practică, există adesea o problemă cu formarea angajaților de profilul dorit.

Instituțiile speciale de învățământ superior și secundar nu produc specialiști cu calificări atât de înguste, cum ar fi "gestionarea dosarelor de personal". Formarea are, de obicei, loc la fața locului sau la cursuri de profil. De asemenea, este posibil să instruiți un angajat direct la locul de muncă prin mentorat.

Specialiștii în instruirea managementului HR sugerează în următoarele moduri:

• recalificare pe baza unui al doilea învățământ superior;
• obținerea unei educații superioare cu profil similar, de exemplu, "gestionarea documentelor", "jurisprudența", "managementul personalului", "protecția informațiilor";
• pregătirea în cadrul cursurilor de specialitate pe termen lung (cel puțin trei luni), urmând să se desfășoare examenul;
• lucrare practică, cu modernizarea ulterioară a competențelor.

Acte normative care reglementează activitatea personalului

Activitatea departamentului de personal și organizarea generală a gestionării dosarelor de personal depinde foarte mult de legislația în vigoare și de documentele interne de reglementare. Această caracteristică este legată de nuanțele de a lucra cu un număr mare de documente personale, adesea confidențiale.

Lucrările de birou în cadrul serviciului de personal sunt reglementate de următoarele acte:

• Constituția, Codurile civile și de muncă, precum și codurile penale și familiale;
• acte legislative privind profilul organizației în materie de lucru cu personalul;
• acte normative de importanță locală;
• diferiți clasificatori, reguli și reglementări la nivel federal;
• documente de reglementare interne, de exemplu, instrucțiuni privind păstrarea evidenței personalului;
• comenzile și ordinele de conducere.

Angajații serviciului de personal sunt obligați să respecte cu strictețe prevederile actelor normative și, mai presus de toate, Codul Muncii.

Căutarea și documentarea angajaților

Menținerea înregistrărilor de personal începe cu căutarea și proiectarea personalului. Mai întâi de toate, trebuie să determinați opțiunile pentru găsirea de noi angajați. Dintre acestea, se remarcă următoarele:

• agențiile și birourile de ocupare a forței
• serviciul public ocuparea forței de muncă;
• târguri de locuri de muncă;
• instituții de învățământ;
• Placi postale pentru posturi și rezumate pe diverse resurse;
• alte organizații;
• prieteni și cunoștințe.

Toate opțiunile pentru găsirea angajaților au propriile lor merite și dezavantaje, angajatul departamentului de personal ar trebui să profite la maximum de toate posibilitățile de a închide postul vacant.

Când se găsește un reclamant, se organizează un interviu cu el. Este de dorit ca mutarea sa să fie documentată: deci este mai ușor să luați o decizie măsurată cu privire la angajare sau refuz. În acest din urmă caz, o persoană este notificată în scris cu privire la motiv în termen de cinci zile lucrătoare. Dacă solicitantul este potrivit pentru o poziție vacantă, atunci el ar trebui să fie creditat. De aici începe designul documentație de personal pe un angajat specific.

Etape de înregistrare angajare:

• încheierea unui contract de muncă;
• publicarea ordinii de admitere;
• intrarea în carnetul de muncă al unui nou angajat sau al instituției sale;
• înregistrarea unui card personal;
• dacă în organizație este acceptată - stabilirea unei afaceri personale;
• familiarizarea și semnarea de către angajat a reglementărilor și instrucțiunilor interne.

Dosarele personalului (cartele personale, lista de personal)

Menținerea gestionării înregistrărilor de personal necesită înregistrarea obligatorie a înregistrărilor contabile, în special a personalului și a cardurilor personale. Aceste documente sunt obligatorii pentru organizațiile tuturor formelor de proprietate.

Programul personalului iar numărul ar trebui să fie relevant și să răspundă nevoilor organizației. Acesta include numele tuturor posturilor, numărul de pariuri care indică locurile vacante pentru această perioadă.

Cardurile personale sunt documente unificate care conțin informații succinte despre activitatea de lucru a angajatului și despre informațiile personale. Ele sunt supuse unor condiții stricte de contabilitate și de depozitare speciale, în locuri care împiedică deteriorarea și furtul acestora.

Comenzi pentru personal, diferențe și specificul înregistrării

Fluxul de lucru general în munca de personal este exprimat în principal în ordinele și ordinele de conducere. Aceste documente se pot referi atât la angajații individuali, cât și la întregul personal ca întreg. Ele diferă în ceea ce privește designul și caracteristicile introducerii în acțiune.

Majoritatea ordinelor și ordinelor referitoare la acțiuni specifice cu angajatul au o formă unificată. Acestea fac obiectul unui acord obligatoriu cu toate persoanele interesate și familiarizarea angajatului cu o chitanță. Copiile comenzilor de personal sunt stocate în fișierul personal, iar originalele în foldere separate.

Revistele privind evidența personalului, regulile de înregistrare și de stocare

Pentru a ține cont de circulația documentelor, păstrarea evidenței în serviciul de personal presupune menținerea unor reviste de specialitate. Acestea sunt documente tabulare ale unui format în mai multe pagini, cel mai adesea unificate. De obicei, acestea sunt furnizate fie în notebook-uri mari, fie achiziționate în magazine specializate.

Tipuri de jurnale de personal:

• înregistrarea documentelor primite și de ieșire, inclusiv scrisorile;
• înregistrarea ordinelor;
• înregistrarea sosirii și plecării angajaților în afaceri oficiale;
• înregistrarea cererilor, depunerilor, notificărilor, notelor oficiale și de serviciu;
• înregistrarea formularelor de cărți de muncă, inserțiile acestora;
• cărți pentru înregistrarea mișcărilor diferitelor documente de personal și așa mai departe.

Toate buștenii trebuie să fie în mod obligatoriu cusute și sigilate, iar foile numerotate. Stocați-le separat de toate documentele. De preferat într-un dulap sigur sau special.

Caracteristici de întreținere și stocare a fișierelor personale

A face afaceri personale nu este obligatorie. Cu toate acestea, majoritatea organizațiilor într-o formă sau alta colectează documentele angajatului. Desigur, într-un dosar este mai convenabil.

O aventură personală este un complex de informații personale documentate despre angajat, colectate și formate într-o anumită ordine. Poate include o varietate de documente și copii:

• copii ale ordinelor despre angajat;
• copii de declarații;
• copii ale documentelor de identitate, care confirmă calificările, educația, beneficiile și starea civilă;
• chestionarul;
• caracteristici și revizuiri;
• referințe etc.

Dosarele personale includ informații personale, trebuie păstrate departe de alte documente. Accesul la acestea se limitează la un număr strict limitat de funcționari. Odată cu demiterea personalului, dosarele personale sunt predate la depozitul de arhivă.

Reguli pentru înregistrarea, depozitarea și emiterea cărților de muncă, precum și inserturi

Toate organizațiile sunt obligate să realizeze cărți de lucru pentru personalul lor, cu excepția angajaților acceptați simultan. La recepția primară angajatorul devine independent forme și face în ele prima înregistrare. Pe pagina titlului faceți datele relevante despre angajat. Ulterior, este necesar să se monitorizeze relevanța acestora și să se facă schimbări la timp.

Răsplata părții principale se face prin evidența muncii și a activității sociale a lucrătorului, acceptarea sa permanentă transferuri, concediere. Toate intrările sunt numerotate în ordinea generală și sunt introduse pe baza ordinului. Anunțul de concediere este însoțit de o amprentă companie de imprimare și semnătura capului.

Intrările în registrul de lucru realizat manual, pix albastru, scris de mână clar și ușor de înțeles. Monitorizați cu atenție relevanța și fiabilitatea datelor introduse. Dacă aveți nevoie să corectați informațiile, trebuie să fiți atenți cu o linie și informații actualizate. Această acțiune este confirmată în mod necesar de semnătura capului și a sigiliului.

Depuneți cărțile de muncă separat de alte documente, în siguranță. Este interzis să le dați în mâinile angajaților sau terților fără o rezoluție specială a organelor responsabile.

Caracteristici de stocare operațională și arhivă a documentelor de personal

Depozitarea documentelor de personal este determinată de importanța lor deosebită. Acestea conțin informații personale și sunt confidențiale. Aceste date nu sunt supuse dezvăluirii neautorizate. În caz contrar, se aplică o amendă personalului din departamentul de personal și șefului organizației.

Pentru a organiza stocarea corectă a documentelor de personal în serviciul de personal, este de dorit să aveți o cameră separată. Intrarea trebuie să fie una și trebuie să fie echipată cu o ușă metalică cu alarmă.

Documentele însele trebuie depozitate în dulapuri metalice sau în seifuri. Evitați expunerea la lumina soarelui și praful, precum și diferențele de temperatură și umiditatea prea ridicată. Aceste acțiuni simple vă vor ajuta să păstrați datele personale.