Eficiența contabilității: perioada de păstrare a documentelor

Eficacitatea contabilității afectează în mare măsură organizația competentă de stocare a documentelor acumulate în întreprindere. Prin urmare, pentru a evita problemele, orice contabil trebuie să se familiarizeze neapărat cu cerințele termenilor și procedurilor de păstrare a documentelor în conformitate cu legislația Federației Ruse.

Care este ordinea de stocare a documentelor?

Legislația federală din 2013 impune ca orice întreprindere să păstreze toate documente primare, înregistrările contabile, registrele contabile și standardele de muncă, precum și orice alte documente legate de activitățile acestei entități economice. Această regulă este, de asemenea, distribuită pentru perioada de stocare a documentelor în formă electronică, care sunt din ce în ce mai utilizate în activitățile economice ale întreprinderilor de diferite forme organizatorice și juridice.

Cât timp durează stocarea documentelor?

Perioada de valabilitate documente - nu mai puțin de cinci ani, sau mai mult (în conformitate cu normele stabilite de organizație). Este interesant faptul că codul fiscal prevede alte perioade de depozitare (patru ani). Acest lucru se aplică tuturor situațiile financiare, iar perioada se calculează din momentul ultimei sale utilizări. Cel mai bine este, bineînțeles, să depozitați documente timp de cinci ani, ceea ce vă va economisi mult timp și nervi, dacă se întâmplă ceva! Documentele privind tranzacțiile comerciale externe ar trebui luate în considerare separat. În cazul în care într-o țară străină, omologul său prevede o perioadă mai lungă de păstrare a documentelor decât în ​​Rusia, este mai bine să-l aleagă, și nu să sperăm că, odată cu tranzacția nu va avea probleme în viitor. Și este necesar să se prevadă acest lucru în regulamentele interne ale întreprinderii, ceea ce va preveni multe greșeli ale angajaților.

Cine este responsabil pentru păstrarea documentelor?

În conformitate cu "scrisoarea" legii, șeful organizației, adică directorul său general, este personal responsabil pentru salvarea documentelor în arhivele companiei. Dacă perioada de depozitare a documentelor sau organizarea circulației documentelor nu este respectată, atunci o amendă de zece mii de ruble va fi colectată de la întreprindere și treizeci de mii de ruble pentru încălcarea repetată. În cazul în care o astfel de iresponsabilitate a condus la o subestimare a valorii impozitului, atunci este necesar să plătească douăzeci la sută din taxa neplatita, Cu toate acestea, această amendă nu poate fi mai mică de patruzeci de mii de ruble. Legislația Federației Ruse stabilește, de asemenea, separat sancțiuni ale funcționarilor pentru pierderi care au condus la organizarea ineficientă a stocării documentelor la întreprindere.

Cum este distrugerea documentelor, statutul de limitări care a expirat deja?

Pentru început, trebuie remarcat faptul că unele documente nu sunt distruse, dar transferate în arhiva municipală, de aceea este important de remarcat nu numai din viața lor de conservare, dar, de asemenea, să aibă grijă de inscripția „Comisia de verificare expert“ (EPA). În cazul în care nu este nevoie de a transfera documentele la arhiva, șeful organizației eliberează un certificat de distrugere a documentelor. În cazul în care un astfel de act nu a fost întocmit, documentele sunt considerate lipsă, și are nevoie de un ordin de numire a unui comitet pentru a investiga astfel de pierderi.