Manual privind păstrarea înregistrărilor ca document normativ

Un act normativ oficial care definește și stabilește procedura de pregătire și pregătire a documentelor (și, de asemenea, de a lucra cu acestea) în orice organizație este instrucțiunea de păstrare a evidenței. Ar trebui să fie disponibilă la fiecare întreprindere, în fiecare firmă și instituție. O instrucțiune privind păstrarea evidenței este dezvoltată, fără întârziere, pe baza documentelor naționale normative și metodologice. Dar, în același timp, aceasta ar trebui să reflecte caracteristicile individuale ale unei anumite organizații de birou, compoziția și post a documentelor, structura de serviciu, prezența arhivelor și gradul de informatizare a tuturor operațiunilor de birou. Din aceasta rezultă că instrucțiunile de pe birou funcționează o anumită organizație este întotdeauna originală, și va lua în considerare toate nuanțele și particularitățile de compoziție și de prelucrare a documentelor care sunt unice pentru o anumită structură.

În elaborarea acestui document de reglementare pentru compania dvs., puteți utiliza un standard inshy-tru comune, pe birou, pentru a lua de la ea scoate în evidență, obligatorie pentru toți, și pentru a adăuga elemente care ar trebui să fie prescris numai pentru organizația dumneavoastră.

De regulă, manualul privind păstrarea înregistrărilor include dispoziții generale, diferite secțiuni tematice și diverse aplicații. Dispozițiile generale specifică domeniul de aplicare al instrucțiunii, cadru de reglementare și responsabilitatea pentru nerespectarea acesteia. Secțiunile tematice conțin informații despre tipuri de documente și ordinea înregistrării, observării, reproducerii, certificării și stocării acestora. În conformitate cu specificul întreprinderii, această secțiune poate fi extinsă în mod semnificativ. În funcție de condițiile de lucru în schimbare și de introducerea de noi tehnologii, secțiunile tematice pot fi modificate și completate. Anexele la manual conțin materiale de referință ilustrate: mostre de forme, amprente de sigilii și ștampile, diagrame de flux de documente și forme de eșantionare.

Instrucțiunea poate fi, în unele cazuri, temporară (instruire privind păstrarea evidenței în instanța districtuală sau în forțele armate). Instrucțiunea temporară privind munca în birouri este aprobată pentru o anumită perioadă, de exemplu, înainte de punerea în funcțiune a unui permanent. Acest lucru este decis individual!

O instruire bine scrisă privind păstrarea înregistrărilor reflectă întregul proces de lucru cu documentele și secvența logică a tuturor operațiunilor tehnologice. Reglementează activitățile nu numai a serviciilor de birou, ci și a întregului aparat administrativ. Instrucțiunea este aprobat și pus în aplicare numai prin ordin al șefului organizației și, ulterior, servește ca actul normativ pe baza căruia este documentată și toate documentele întreprinderii.

Formularea corectă a birou - o condiție importantă pentru funcționarea corespunzătoare a organizației. Artiștii sunt obligați să birou serviciu calitativ pentru a umple toate documentele, pentru a familiariza noii angajați cu ordinea și completați regulile brute, să prezinte rapoarte la timp și fără erori, competentă și în timp util a efectua sarcinile atribuite, începe să lucreze imediat (de îndată ce primiți un document de intrare sau de comandă). În cazul în care capul se acorde prioritate urgența de a efectua comenzi sau documente, activitatea desfășurată pe această bază. În alte cazuri, la introducerea unui număr substanțial de documente vor fi prelucrate în conformitate cu sosește data.