Cum ar trebui înregistrate documentele la întreprindere?

Care este înregistrarea documentelor și ce are nevoie organizația? Să răspundem la această întrebare în ordinea: mai întâi - "ce" și apoi deja - "pentru ce".

Deci, acest proces este o fixare a faptului de primire sau de creare a unui document. În cursul acesteia, un indice special este plasat direct pe hârtia creată sau primită de organizație. Dar aceasta este doar jumătate din procedură. A doua parte - introducerea unor informații relevante despre "nou-venit" într-un formular special de înregistrare. Indicele constă, de obicei, din mai multe părți. În primul rând, este un număr de serie. Acesta poate fi completat cu indicii interpreților, nomenclatorul cazurilor, clasificatorul destinatarilor și așa mai departe. Componentele pot fi aranjate în diferite secvențe. Primul, de exemplu, poate fi numărul, atunci indicele nomenclator și clasificatorul utilizat pot fi indicate chiar la sfârșit. Dar secvența inversă este posibilă. De altfel, atribuirea de numere speciale care conțin și combinații alfabetice este caracterizată prin înregistrare documente constitutive.

Trebuie spus că la întreprindere sau la firmă trebuie să se efectueze o înregistrare globală a documentelor. Adică toate documentele de afaceri, atât cele de intrare cât și de ieșire, trebuie să fie înregistrate.

Mai mult, trebuie remarcat faptul că înregistrarea organizarea documentelor trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Timp unic - toate documentele primite sau create sunt înregistrate o singură dată. Dacă vorbim de ordinele interne, atunci de la departament până la departament călătoresc cu numărul (indexul) atribuit la început. Această regulă este la fel de adevărată pentru corespondența oficială și pentru ordinele de șefi severi.
• Timpul - aici se înțelege că înregistrarea valorilor mobiliare primite din exterior este executată în ziua primirii. Dacă vorbim despre ordine interne, instrucțiuni sau instrucțiuni, atunci ele pot fi fixate la semnarea de către angajații responsabili (maxim - a doua zi).
• Separare - pentru fiecare tip de document de afaceri există o fixare personală (intrare, ieșire, comenzi, memo-uri, minute ale ședinței, ordine și așa mai departe).
• Uniformitate - contabilitatea se efectuează întotdeauna în conformitate cu aceleași reguli. În acest caz, formularul de înregistrare nu contează.
• Completitudinea esenței - atunci când introduceți date în formularul de înregistrare, trebuie să afișați informațiile maxime în el. Mai ales în ceea ce privește conținutul oricărei documentații.

În plus, fixarea tuturor documentelor din companie ar trebui efectuată în termen de un an (calendar).

Și acum este timpul să răspundem la întrebarea: "Pentru ce?" Înregistrarea documentelor utilizate în organizații permite rezolvarea unei varietăți de sarcini. Să luăm în considerare cel mai viu exemplu. Dacă luați și analizați numere de serie la sfârșitul anului calendaristic, puteți urmări creșterea fluxului de documente. Aceste informații pot determina solicitările legitime ale secretarului de a-și ridica salariul (ca opțiune - de a crește numărul de personal al secretariatului).