Perioada de stocare a documentelor de personal este determinată de Lista documentelor de arhivă

Documentul este considerat a fi informație documentată înregistrată pe un suport material și care are cerințe, datorită cărora se realizează identificarea sa. Pentru organizarea căutării rapide și depozitării corespunzătoare a documentelor privind personalul, serviciul de personal trebuie să-și întocmească și să aprobe propriile sale Nomenclatorul cazurilor pe un singur sistem unificat, care operează în organizație. Termeni de stocare documentație de personal, astfel cum se prevede la punctul 75 din GOST 51141-98, a stabilit nomenclatura organizației afacerilor, care este adaptată la termenul de valabilitate indicat în Lista de documente de arhivă standard de natură managerială, care rezultă din activitățile diferitelor autorități și organizații (aprobat prin Ordinul 25.08.2010 de către Ministerul Culturii RF nr. 558).

Serviciul de gestionare a personalului formează dosarele personale ale tuturor angajaților organizației. Conform listei, timp de depozitare ordinele pentru personal sunt de 75 de ani, după care, conform deciziei CEP (comisie specială de evaluare a experților), acestea sunt eliminate. Aceasta se aplică Comenzilor, ordinelor și altor documente legate de acestea (informații sub formă de certificate, rezumate, rapoarte):

• la admitere, combinare, transfer, transfer, concediere;
• privind ridicarea nivelului de calificare, atestare, acordarea de titluri (ranguri);
• despre premii și promoții;
• pe remunerarea muncii, pe diverse plăți și prime;
• în concediu, care este acordat pentru îngrijirea unui copil;
• în concediu fără plată;
• despre schimbarea numelui;
• pe diverse tipuri de sărbători Pentru cei care lucrează în condiții de muncă dificile, periculoase și dăunătoare;
• Cu privire la datoria asociată cu activitatea principală;
• pe călătorii de afaceri pe termen lung (intern și extern);
• pe călătoriile de afaceri ale angajaților care lucrează în condiții de muncă dificile, periculoase și dăunătoare.

Pentru cazurile care conțin o altă categorie de ordine, instrucțiuni și diverse informații documentare (aceste rapoarte legate, declarații, informații sau rapoarte), în ceea ce privește planul anual și concediu, sancțiuni disciplinare, concediu de studii, programe de taxe pentru scurte călătorii de afaceri plătite (interne sau externe ), Lista stabilește termenul de depozitare a documentelor de personal pe o perioadă de 5 ani.

Într-un dosar sub o singură copertă pot fi plasate numai acele documente pentru care pot fi plasate aceleași condiții de păstrare a documentelor de personal. Toate acestea sunt aranjate într-o ordine strictă. Cazul începe să se formeze cu o cerere de angajare. Apoi, acesta este completat cu o direcție de negociere sau prezentare către angajat, un chestionar și o listă a evidențelor personalului cu adăugiri la prospectul personal privind stimulentele și dosarele de personal. În cazul în care există în mod necesar un document despre educație, precum și o autobiografie. Extrase din comenzi transfer, programare nouă sau concedierea unui angajat, precum și caracteristicile, lentilele de referință și alte documente referitoare la un anumit angajat sunt incluse în cazul unui grup separat. Toate documentele din dosar sunt aranjate în ordine cronologică.

Fiecare cerere (plângere) și materiale privind luarea în considerare (în cazul în care nu se ocupă de problemele privind îmbunătățirea activității de producție) sunt la documente și servicii de personal incluse în cazul grupului independent separate foaie-separator. Atunci când cererea (reclamația) este primită din nou sau dacă apar materiale suplimentare, acestea sunt obligate la acest grup. Documentele sunt aranjate în ordine alfabetică sau cronologică. Pentru această categorie de cazuri, termenul de valabilitate a documentelor de personal, de asemenea, le stabiliți pe Nomenclatura pe Lista, aprobată prin Ordinul numărul 558. Pe coperta fiecărui caz, este indicat indexare alfanumeric, și, desigur, termenul de valabilitate a documentelor de personal.