Compunerea documentelor pe personal, tipurile acestora. Care sunt comenzile pentru personal?

Indiferent de natura activității, orice organizație lucrează cu oameni. Înregistrarea legală a angajaților este necesară în toate etapele relațiilor de muncă. Compoziția documentelor privind personalul creat în aceste cazuri include multe tipuri diferite de lucrări, reglementări și date cu caracter personal.

Angajatorul este obligat nu numai să efectueze în mod competent documente privind înregistrarea personalului, ci și să organizeze depozitarea, transferul în arhivă și, dacă este necesar, distrugerea. Toate aceste acțiuni trebuie să respecte legislația în vigoare.

Ce este inclus în compunerea documentelor privind personalul

Toate etapele mișcării angajaților ar trebui să se reflecte în documentele relevante. Structura documentelor de personal care reflectă mișcarea personalului include următoarele:

• documente legate de căutare și recrutare;
• documente care reflectă activitățile curente ale angajaților;
• acte normative care reglementează procesul de muncă și relațiile de personal;
• diverse ordine de personal, ambele emise într-o formă generală și unificate;
• documente care includ informații personale despre angajați;
• documente de arhivă privind personalul;
• documente contabile personale și chestionare;
• alte tipuri de documente pe personal.

Reguli de înregistrare a documentelor privind personalul

Angajații personalului și serviciul de secretariat al întreprinderii trebuie să-și amintească de necesitatea de a elibera documente personale în conformitate cu cerințele legii. Normele prescrise în actele normative ale întreprinderii nu trebuie să contravină ordinelor superioare.

Executarea corectă a documentelor asupra personalului întreprinderii este indicată în instrucțiunile corespunzătoare. În ea, cu exemple și referințe ar trebui să fie indicate toate nuanțele de fixare pe hârtie de lucru cu personalul. Acest act normativ este emis și aprobat de conducerea organizației și are un caracter nedeterminat.

Documentele personale pot fi emise atât în ​​format electronic, cât și pe suport de hârtie. Dacă textul este scris manual, este necesar să se monitorizeze corectitudinea scrierii de mână și să se încerce să nu se facă bloturi. Orice eroare corectată trebuie confirmată de ștampila organizației și certificată prin semnătura administratorului.

Documentele privind înregistrarea personalului au deseori un caracter secret, deoarece conțin informații cu caracter personal protejate prin lege. Pentru a lucra cu ei este permis doar un cerc strict definit de specialiști.

Comenzi pentru personal

În documentele serviciului de personal există două tipuri de ordine:

• ordine ale întreprinderii cu privire la activitatea principală, dar cu privire la activitatea angajaților;
• comenzi pentru personalul firmei.

Ele diferă în ceea ce privește modul de înregistrare, ordinea de aprobare, semnarea și publicarea. În plus, cu comenzi de personal, departamentul de personal lucrează de obicei. Ele sunt de asemenea stocate acolo, separat de alte documente. Aceste comenzi sunt incluse în documentele referitoare la personalul organizației.

Majoritatea ordinelor personale au forme unificate. Comoditatea de a lucra cu astfel de forme implică unitatea lor pentru firmă. Cu toate acestea, utilizarea obligatorie a formularelor standard este prevăzută numai pentru structurile de stat și organizațiile bugetare. Întreprinderile cu o formă de proprietate diferită pot să nu adere la aceste reguli.

Printre ordinele personale se întâlnesc cel mai adesea următoarele:

• ordinele de admitere și concediere:
• ordine de transfer și transfer;
• comenzi de călătorie;
• ordine pentru toți Tipuri de concediu;
• acte normative privind atestarea, instruirea și formarea avansată etc.

Orice ordin al personalului este adus în atenția angajatului pe care îl privește. Dacă angajatul nu semnează documentul din vreun motiv, atunci despre asta se întocmește un act.

Toate ordinele personale trebuie să treacă prin înscrierea obligatorie într-un jurnal special. În același timp, aceștia primesc un număr care indică faptul că sunt înregistrați și monitorizați pentru executarea lor. copie a ordinului necesar depusă într-o chestiune privată, documentul original este stocat separat pentru un an, apoi fie trimis la arhive sau distruse.

Documente ale întreprinderii privind personalul

În fiecare organizație, în funcție de forma de proprietate și alte caracteristici, vor fi create diverse documente asupra personalului întreprinderii. Lista acestora ar trebui să figureze în instrucțiunile de conducere a gestionării dosarelor de personal.

Cel mai adesea este:

• masa de personal;
• lista de poziții;
• cărțile de muncă și formularele necompletate ale carnetului de muncă;
• copii ale documentelor personale ale angajaților;
• documente de evidență personală și dosare personale ale personalului;
• oficiale și alte instrucțiuni și contracte de muncă ale angajaților;
• ordinele sau ordinele privind angajații întreprinderii în ceea ce privește activitatea principală;
• documente privind activitatea comisiei de atestare;
• instrucțiuni și alte documente pentru formare și perfecționare;
• documentele privind concediile, transferurile și călătoriile de afaceri;
• diverse ordine sau comenzi asupra personalului;
• Note, declarații și fișele de post de la angajați etc.

Fiecare firmă determină în mod independent tipurile de documente necesare pentru personal, precum și modul în care sunt create și stocate.

Înregistrarea unui dosar personal

Cele mai importante și complete informații despre angajat sunt înregistrate în dosarul său personal. Compoziția documentelor și particularitățile achiziției lor sunt stabilite de fiecare organizație independent și trebuie să fie prescrise în documentul normativ. Puteți să copiați documentele în ordine directă și inversă sau să formați grupuri.

Cazurile personale pot fi efectuate atât pentru majoritatea angajaților organizației, cât și pentru manageri și specialiști de vârf. Cu toate acestea, în practică, majoritatea organizațiilor preferă să aibă un set de documente și alte informații despre orice angajat, indiferent de poziția și statutul său.

Categorii de documente și copii ale acestora pentru păstrarea în dosarul personal al angajatului:

• un chestionar sau un prospect personal servesc la combinarea informațiilor biografice de bază;
• copii ale documentelor de identitate și confirmarea educației și calificărilor - pașaport, diplomă, certificate și certificate;
• o copie a dosarului de muncă;
• cerere de admitere, transfer și altele;
• copii ale tuturor ordinelor pentru angajat;
• o copie a contractului de muncă;
• alte documente personale.

Fiecare angajat are un dosar separat, în care sunt depuse documentele enumerate și copii ale acestora. Dosarele personale sunt păstrate separat de alte documente de personal. Acestea conțin date cu caracter personal și, prin urmare, nu ar trebui să fie accesibile persoanelor neautorizate.

Carte personală: cum să aplicați?

Cartea personală unificată a angajatului este obligatorie pentru toate firmele, indiferent de forma de proprietate. Este documentul de bază destinat lucrătorilor organizației.

Cartea personală conține toate informațiile de bază despre angajat. Umpleți-o, de obicei, manual, dar este permisă utilizarea informațiilor primare cu ajutorul tehnologiei. Un card personal este păstrat tot timpul când angajatul lucrează în organizație. La umplerea secțiunii se presupune că se imprimă și se lipeste o inserție.

Când completați o cartelă personală, acordați atenție codurilor de legătură. Acestea sunt indicate în partea dreaptă a tabelelor respective, informațiile în care sunt unificate. Informațiile din aceste secțiuni trebuie să respecte clasificatorii și alte documente normative.

Cardurile personale vor fi stocate separat de alte documente personale, într-un dulap sigur sau într-un dulap metalic cu o încuietoare. Acest document conține informații personale și este supus unei contabilități stricte. Când angajatul este concediat, se face o intrare corespunzătoare și cartea personală este procesată pentru stocarea în arhivă.

Registru de lucru: înregistrare și stocare

Un registru de lucru este un document care confirmă experiența de muncă, lungimea de serviciu și poziția unui angajat. Gestionarea sa este obligatorie pentru toți. Este început la începutul muncii și apoi însoțește o persoană până la pensionare.

Obligația de a cumpăra formulare goale și inserții de cărți de muncă revine departamentului contabil al organizației. Angajații săi le păstrează în siguranță și îi eliberează personalului la cerere. Acest lucru se face în contabilitatea corespunzătoare. Administrarea nu este recomandată să accepte formularele de la angajați și căptușelile curate ale cărților de lucru de origine necunoscută.

Cartea de lucru este întotdeauna scrisă de mână. Înregistrările sunt făcute cu un pix cu cerneală albastră. Dacă apare o eroare, trebuie corectată și confirmată cu semnătura administrației și sigiliul organizației. Toate înregistrările trebuie să respecte legea și reglementările.

Cărțile de muncă sunt stocate separat de alte documente, în siguranță. Este interzis să le acordați angajaților și în special terților. Dacă oamenii din organizație pentru a primi informații cu privire la intrările în acest document, se face o copie a tuturor paginilor, atunci ele sunt cusute, iar fiecare pagină este ștampilat. După concediere, cartea de lucru este înmânată angajatului în aceeași zi.

Depozitarea operativă a documentelor personale

Depozitarea corectă a documentelor de către personal este una dintre principalele atribuții ale personalului serviciilor de personal. Informațiile conținute în ele se referă la categoria personală și nu fac obiectul divulgării. În plus, documentele stocate și prelucrate trebuie să respecte condiții speciale.

Înainte de a semna un contract de muncă cu un viitor angajat, este luată în mod obligatoriu o autorizație scrisă de prelucrare a datelor cu caracter personal. O copie a acestui document este depusă într-un fișier personal sau într-un dosar separat.

Toate documentele referitoare la datele cu caracter personal trebuie să fie păstrate separat de documentele generale. Accesul la acestea este permis numai specialiștilor în resurse umane și primului șef al organizației. Pentru terțe părți și organizații, este strict interzisă divulgarea datelor personale ale angajaților. Excepție fac autoritățile judiciare și de urmărire penală, care au adresat o cerere oficială documentată.

Pentru stocarea documentelor personale sunt separate nomenclatorul cazurilor. Dosarele și cutiile cu documente sunt plasate în dulapuri care pot fi închise. Este de dorit să le izolați de lumina directă a soarelui și de temperatura ridicată. Pentru un număr mare de documente, este recomandabil să alocați o cameră specială.

Fișierele personale, chestionarele și cardurile personale sunt stocate on-line până când organizația cooperează cu un angajat specific. După concediere, aceștia sunt trimiși la depozitarea arhivelor.

Comenzile pentru personal sunt păstrate timp de un an după emiterea lor. Instrucțiunile oficiale și alte instrucțiuni sunt nelimitate până la anulare. Programul personalului, precum și calendarul concediilor sunt publicate anual și sunt stocate în departamentul de personal sau în departamentul contabil, la un an de la finalizarea acțiunii.

Arhiva de stocare a documentelor de personal

După expirarea termenului de depozitare operațională, datele de personal sunt trimise în arhiva documentelor pentru personal. Poate fi o subdiviziune a unei organizații sau a unui outsider, mai des o organizație de stat.

Lista documentelor care fac obiectul unei depozitări arhivare pe termen lung este următoarea:

• Fișiere personale, chestionare și carduri personale ale angajaților concediați;
• cărți de muncă nerecuperate și frunze libere;
• comenzi și comenzi pentru personal cu termen de valabilitate expirat;
• bușteni pentru înregistrarea deplasării documentelor pe personal;
• masa de personal;
• programul de sărbători;
• alte documente, a căror depozitare este prevăzută de legislație sau de o comisie.

Documentele din arhivă sunt eliberate de un responsabil de resurse umane sau de un secretar. Este posibilă depozitarea cazurilor și a altor lucrări pentru o perioadă lungă de timp atât în ​​cadrul organizației, cât și în cadrul unui contract într-o instituție specializată.

Documentele din dosarul pentru stocare pe termen lung se formează de la data, începând cu cel mai devreme. Ar trebui să monitorizați îndeaproape securitatea fizică a hârtiei și, dacă este necesar, să faceți și să asigurați o copie. Toate colile cazului sunt numerotate și cusute, după care se compune un inventar.

Dosarele cu documente trebuie plasate în ordine strictă. În încăperea în sine este necesar să se mențină temperatura optimă și umiditatea scăzută și, de asemenea, să se evite lumina directă a soarelui. Rafturile ar trebui să fie curățate în mod regulat de praf și încăperile cu documente care să se ocupe de rozătoare și de alți dăunători.

Distrugerea documentelor personale

În ciuda stocării pe termen lung, documentele asupra personalului pot fi distruse. Înainte de această procedură există o întâlnire a comisiei speciale, care decide colectiv despre soarta ulterioară a documentelor personale.

Distrugerea intotdeauna se face strict pe inventar, in prezenta tuturor membrilor comisiei. Aceasta poate fi ardere, distrugere prin măcinare, presare și alte metode.

Compoziția documentelor personale este foarte complexă și diversă. Angajații serviciilor de personal și managementul întreprinderilor ar trebui să știe cum să se înregistreze, să le stocheze și să le distrugă în mod corespunzător.