Actul de transfer al documentelor - când și de ce este necesar

Încheierea oricărei tranzacții necesită confirmarea documentară. Pe lângă întocmirea documentelor necesare, este adesea necesar să se transfere documentele oficiale de la o persoană fizică sau juridică la alta. Un astfel de transfer este o procedură juridică și necesită forma scrisă necesară. Evidența documentară a evenimentului este un act de transfer de documente, redactat într-o anumită formă și semnat de toți participanții.

Un astfel de act este justificat din punct de vedere legal, cu condiția ca acesta să fie întocmit în conformitate cu regulile de păstrare a evidenței și disponibilitatea tuturor semnăturilor necesare. O singură bancă sau un formular unificat nu există pentru toate cazurile, deoarece situațiile care necesită transferul documentelor sunt foarte diverse. Prin urmare, forma acestui document în fiecare situație specifică este diferită.

În general, documentul constă în trei părți obligatorii. Prima parte, imediat după titlu "Actul de acceptare-transfer documente "(eșantionul, de regulă, are propriile sale pentru fiecare tip de documente), data și locul compilației, conține cerințele părților care le transmit și primesc. Pentru persoane fizice, acesta este numele complet și datele pașaportului, pentru organizații - numele complet și datele reprezentanților. Dacă documentele sunt transferate între diferite departamente ale aceleiași organizații, trebuie să indicați numele unităților structurale (transmiterea și primirea), precum și numele reprezentanților.

În a doua parte, actul de transfer conține lista efectivă a documentelor transmise, indicând numerele de serie și datele de înregistrare reflectate în documentele contabile. Este foarte convenabil să aranjați o astfel de listă sub forma unui tabel.

Ultima parte a actului ar trebui să indice numărul de copii realizate și semnăturile părților. Pentru reprezentanții organizațiilor aflate în apropierea semnăturii este necesar să se indice pozițiile și conducerea decodarea semnăturilor. Certificatul trebuie, de asemenea, să fie certificat de sigiliul organizației.

În cazul transferului documentelor deosebit de importante, actul de transfer este întocmit de o comisie specială, creată prin ordinul șefului. În acest caz, semnăturile, numele și funcțiile tuturor membrilor comisiei sunt obligatorii.

Transmiterea inversă a documentelor este posibilă numai pe baza unei cereri speciale a formularului stabilit prin transferul documentelor transferate. Dacă unele dintre documente sunt pierdute, acest lucru ar trebui să se reflecte și în cerere.

În ce cazuri ar trebui se întocmește un act transmisie? În fluxul de documente al personalului, transferul documentelor de la un angajat la altul se efectuează în caz de concediu, concediere, trecerea la un alt departament. În plus, acest act este întocmit atunci când documentele sunt predate în arhivă pentru depozitare sau distrugere. Toate informațiile necesare despre circulația documentelor se reflectă într-o revistă sau într-un dosar special. Actul de trimitere și primire a documentelor trebuie să conțină o listă completă a acestora, indiferent de numărul de coli sau de volume.

Pentru un act de transfer competent și legal elaborat în mod corespunzător, serviciul de resurse umane al organizației trebuie să aibă o listă a documentelor de reglementare necesare. Documentele obligatorii ale serviciului de personal includ o dispoziție privind remunerarea forței de muncă, reglementările interne, contract de muncă, personal de masă, comenzi pentru personal, programe de sărbători, cardurile personale ale angajaților și cărțile lor de lucru, cererile angajaților pentru concediu și concediere, precum și o serie de altele.

Procesul deosebit de responsabil este recepționarea și transferul cărților de muncă, în cazul pierderii cărora procesul de recuperare este asociat cu dificultăți considerabile. De asemenea, cel mai important document este cartea de evidență a cărților de muncă, care conține semnături ale ambilor angajați și concediați. Se recomandă ca transferul cărților de muncă să fie realizat sub forma unei anexe separate la actul care specifică seria și numărul fiecărei cărți, inclusiv cele nerevendicate.

În unele cazuri, se furnizează transferul de copii ale documentelor, în special în cazul documentelor secrete sau juridice sau al documentelor de răspundere strictă.

În cazul pierderii anumitor documente și al apariției dezacordurilor în această privință, actul de acceptare și transfer este principalul temei juridic pentru soluționarea litigiilor. Prin urmare, design-ul propriu este atât de important, este mai bine dacă este realizat de un specialist cu experiență în lucrul cu documente.