Termenii de stocare a documentelor în organizație

În timpul activității sale economice, întreprinderea sau societatea achiziționează o arhivă integrală de valori mobiliare, importante și nu atât. Astfel de documente comerciale, cum ar fi corespondența cu partenerii sau coordonarea întrebărilor nesemnificative despre angajați, însoțitori sau felicitări în concediu, au o importanță deosebită.

Cele referitoare la statul de plată, plățile către fondurile federale, sau locale, ordine și instrucțiuni privind numirile și demiterile, fac parte din categoria celor care trebuie să aibă un termen de valabilitate a documentelor în cadrul organizației. Acești termeni sunt stabiliți de legea și ordinele interne ale Ministerului de Finanțe al Federației Ruse. În acest caz, aceasta este o comandă 105 din 29.07.1983.

Cum se evidențiază primirea și stocarea materialelor, circulația lor, lista lucrărilor de verificare, inventariere, reflecție în conturi, timp de depozitare documente în organizație? Toate acțiunile trebuie să aibă o singură bază: ordinul administratorului, care se bazează pe circulația documentelor juridice.

Este greu să inventezi ceva și nu este necesar, deoarece există o lege care trebuie pusă în aplicare. Principiul responsabilității este suficient de simplu: cine a semnat ordinul, el este responsabil pentru punerea sa în aplicare.

Depozitare, arhivare și condiții

Toate documentele responsabile trebuie să fie depuse în conformitate cu termenii de creare a acesteia. Timp de un sfert sau un an, în funcție de număr și de volum. O întreprindere mică poate coase mai multe arhive simultan, în timp ce companiile "groase" consideră dificilă plasarea documentelor pentru un sfert într-un singur cabinet.

Arhiva este creată direct în organizație, iar crearea acesteia, precum și perioada de stocare a documentelor în cadrul organizației ar trebui să fie susținute de ordinul șefului despre condițiile și ordinea creării sale. Această dispoziție, dezvoltată de conducere, devine baza pentru menținerea arhivei. Poziția este coordonată cu regulile muncii lui Rosarkhiv și dacă nu le respectă pe toate punctele, trebuie să corespundă principalelor lor principale puncte.



Trebuie respectate parametrii de bază ai întreținerii, transferului, procedurii de operare a arhivei și alte condiții importante. Responsabilitatea pentru acest lucru revine capului. Este clar pentru toată lumea de ce este necesar să se respecte regulile de stocare a documentelor și să nu se permită pierderea sau deteriorarea lor. În cazul inspecțiilor, litigiile dintre organizație și autoritățile fiscale și alte autorități, în cazul în care solicită lucrătorii certificat de salariu va fi necesar să se facă trimitere la documente din arhivă.

Dacă nu organizația în sine, atunci arhiva poate emite astfel de documente și certificate pentru a evita punctele neclar. Când termenele de păstrare a documentelor în organizație sunt îndeplinite, atunci o persoană poate aplica calm un certificat atunci când se retrage.

Termeni de stocare documente în organizație

Există conceptul de raportare strictă a fluxului de lucru. Acestea includ, în principal, acele documente care se referă la situațiile financiare și formarea baza impozabilă. Aceste documente sunt necesare. Condițiile de depozitare a documentelor la întreprindere, precum și în organizație (societate) sunt reglementate în mod egal.

Perioada specifică de stocare a unui anumit document este specificată în Lista documentelor standard (management), în care există, de asemenea, anumite perioade de stocare. Există o serie de alte ordine de reglementare și acte care reflectă termenul de valabilitate a documentelor de afaceri. Nu este posibilă specificarea unei perioade specifice de stocare pentru fiecare document în cadrul unui articol. Dar, dacă este necesar, puteți să deschideți lista și să preluați de acolo toate informațiile necesare. Putem spune doar că perioada minimă de păstrare a documentelor este de 5 ani, iar maximul - 70.

Condiții de depozitare a documentelor în arhivă

Atunci când o organizație, o companie sau o întreprindere își încheie activitatea și o termină, atunci toată circulația documentelor este sortată. Documentele inutile pot avea orice soartă, la discreția conducerii. Documentele care au o durată de valabilitate de 5 până la 70 de ani trebuie trimise la arhivă (sunt stocate atât de mult) sau pot fi depuse la cesionar. Documentele trebuie depuse, numerotate, dezasamblate în departament sau unitate structurală, interconectate în conformitate cu cronologia. Foaia de acoperire trebuie să conțină informații cu inventarul și dosarele să îndeplinească cerințele de bază:

  • Foi într-un dosar cu cel mult 250 de piese.
  • Grosimea dosarului nu este mai mare de 40 mm.
  • Lista documentelor conținute în dosar.

La trimiterea documentelor la arhiva se face un acord privind transferul, și, de asemenea compilat un inventar al tuturor documentelor primite în două exemplare, dintre care unul rămâne în organizație (în cesionar) sau o persoană care este interesat de păstrarea ei. Ambele copii trebuie să conțină informații despre transferul documentelor în arhivă, au o semnătura persoanei care a acceptat documentele și stabilirea de imprimare.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit
Nomenclatorul cazurilor. Ordinea de formareNomenclatorul cazurilor. Ordinea de formare
Furnizarea de servicii publice. Consularizarea legalizăriiFurnizarea de servicii publice. Consularizarea legalizării
Titularul documentului de profesie: Descrierea postuluiTitularul documentului de profesie: Descrierea postului
Perioada de valabilitate a documentelor contabilePerioada de valabilitate a documentelor contabile
Ce este biroul și fluxul de lucru?Ce este biroul și fluxul de lucru?
Compunerea documentelor pe personal, tipurile acestora. Care sunt comenzile pentru personal?Compunerea documentelor pe personal, tipurile acestora. Care sunt comenzile pentru personal?
Câte comenzi pentru concediu sunt păstrate? Depozitarea documentelor de personalCâte comenzi pentru concediu sunt păstrate? Depozitarea documentelor de personal
Documente contabile primareDocumente contabile primare
Cum se deschide un cont curentCum se deschide un cont curent
Ordine de colectare. Operațiuni de colectare. Este dificil?Ordine de colectare. Operațiuni de colectare. Este dificil?
» » Termenii de stocare a documentelor în organizație