Descrierea postului secretarului-referent: drepturi și îndatoriri

Secretarul-referent se referă la categoria de specialiști. Această poziție poate fi ocupată de persoane care au o educație secundară superioară sau specială și o experiență de muncă de peste un an. Fără o întâlnire, numirea se face atunci când trec cursuri speciale.

Descrierea postului secretarul-referent spune că acest angajat este în subordinea directorului, iar în munca lui ar trebui să se ghideze de lege, carta organizației, ordinele de conducere, materialele normative și metodologice privind evidența contabilă, diviziuni structurale întreprinderi și altele.

Descrierea postului de secretar indică faptul că acest specialist ar trebui să cunoască direcția de activitate și structura organizației, numele șefilor departamentelor, autoritățile superioare și organizațiile partenere. Asistentul trebuie să posede cunoștințe de proiectare a documentelor administrative, să cunoască metodologia și documentele normative privind ținerea evidențelor, dactilografiere, fundamente ale esteticii și etică, dreptul muncii, comunicarea de afaceri.

Angajatul trebuie să poată folosi computerul și alte echipamente de birou, să lucreze într-un mediu Windows, să utilizeze poșta electronică și Internetul, echipamentele de birou și comunicații, să întrețină negocieri de afaceri și proiecte de ordine, scrisori de afaceri și minute ale întâlnirilor.

Descrierea postului de secretar îi atribuie funcțiile de servicii de referință, întreținerea evidențelor de personal și a documentației (întreținere cărți de muncă, înregistrarea muncii contracte, călătorii etc.), susținerea organizatorică și de documentare a activității conducerii.

Secretarul-referent trebuie să se înregistreze, să ia în considerare, să accepte documentele, să le monitorizeze executarea, să asigure stocarea acestora. Acesta monitorizează, de asemenea, calitatea și acuratețea de formare și pregătire, aprobare și coordonare a documentelor, care sunt furnizate pe semnătura capului, sarcinile de management de execuție, luând măsuri pentru executarea calitativă și la timp a ordinelor și a instrucțiunilor.

Descrierea postului de secretar-referent îi prescrie să pregătească întâlniri, să întocmească și să stocheze protocoale, să primească vizitatori, să mențină documentația de personal, să efectueze operațiuni de copiere și scriere, să efectueze, în limitele competenței lor, instrucțiuni din partea conducerii, să selecteze documentele de distrugere sau stocare arhivă.

Descrierea postului de secretar al managerului îi acordă dreptul de a examina documentele și de a le trimite la specialiști și administratori ai organizației. Recenzorul poate solicita șefilor departamentelor să raporteze la timp lucrările și explicațiile privind neîndeplinirea sarcinilor și a instrucțiunilor conducătorului. Secretarul are dreptul să ceară ca documentele să fie finalizate de executori, dacă sunt incorect eliberate, să impună vizual documentele manageriale în limitele competenței lor. Recenzorul transmite șefului propunerii îmbunătățirea suportului de documentare și îmbunătățirii metodelor de lucru managerial. El poate lucra cu documente care reprezintă secret comercial. În plus, acest specialist poate solicita crearea condițiilor normale pentru a-și îndeplini atribuțiile.

Descrierea postului secretarului subliniază faptul că el este responsabil pentru depozitarea necorespunzătoare a documentației, înregistrarea și gestionarea neglijentă a documentelor, divulgarea de informații care conține secrete comerciale și are secretul, eșecul și performanța fuzzy a atribuțiilor postului.