Cum să elaborezi corect un raport de avans? Mostră și reguli

Raportul preliminar este document primar

Formularul unilateral tip AO-1 este un formular unic pentru fiecare entitate juridică de orice formă de proprietate. O excepție sunt numai angajații de stat, care utilizează formularul special "0504049" din 2002.

Obligația de a pregăti un raport în avans este suportată de fiecare angajat care a primit bani pentru a călători sau a cumpăra un material sau bunuri (de exemplu, papetărie sau produse alimentare).

Raportul preliminar al angajatului detașat

Cât de corect trebuie să întocmești raportul în avans dacă angajatul a fost îndrumat de către organizație pentru a îndeplini orice sarcină în alt oraș?

O călătorie este numită călătoria unui angajat în scopul îndeplinirii sarcinilor sale în afara locației companiei. Nu se face niciodată fără cheltuieli, care pot fi compensate angajatului în conformitate cu legislația în vigoare.

Cheltuielile de călătorie pot fi atribuite:

• Călătoriți în și în afara, dar numai dacă angajatul are bilete.
• Închirierea de locuințe (cecuri sau chitanțe sunt necesare pentru prezentare).
• Cheltuielile suplimentare incluse în indemnizația zilnică.
• Convorbiri telefonice, trimiteri poștale, schimb valutar, taxe de tranzit și de comision, bilet de bagaje și orice alt eveniment fără de care scopul principal al călătoriei nu va fi atins.

Toate costurile de mai sus trebuie să fie documentate. Dacă vorbim despre diurne, atunci dimensiunea lor este de obicei specificată în ordine sau în poziție despre călătorie de afaceri, publicate la fiecare întreprindere. Suma poate să difere în funcție de locul unde a lucrat angajatul: în interiorul regiunii, într-un alt subiect al Federației Ruse sau în străinătate.

Legislația nu stabilește dimensiunea maximă de subzistență, dar în cazul în care valoarea lor în țară este mai mare de 700 de ruble, iar la exterior - .. 2500 freca, acestea ar trebui să fie supuse impozitului pe venit personal. Nu ar trebui să apară probleme cu privire la modul în care să se întocmească în mod corespunzător un raport în avans după revenirea dintr-o călătorie de afaceri. Termenul limită pentru eliberarea documentului nu depășește trei zile de la data sosirii. În cazul în care suma responsabilă nu a fost cheltuit în totalitate, diferența trebuie să fie returnat la casierie prin ordinul de numerar, dar dacă, dimpotrivă, a existat un cost depășire, angajatul este compensat pentru toate cu ajutorul mandatului de numerar consumabil.

Care sunt consecințele unui raport în avans elaborat în mod necorespunzător?

Aranjați corect raport de afaceri în avans angajatul trebuie să facă acest lucru în termen de trei zile, în caz contrar, organismul de control poate considera această sumă drept venit pentru care trebuie să fie creditat impozitul pe venit și primele de asigurare.

Apropo, adoptarea unei noi versiuni a Legii nr. 290-FZ din 3 iulie 2016 introduce unele ajustări, de exemplu o pedeapsă serioasă pentru furnizarea unui control necorespunzător. De asemenea, este planificat să începeți să utilizați plată de călătorie cărți bancare speciale, corespunzătoare standardului internațional Visa și MasterCard.

Reguli generale

Cum să elaborezi corect un raport de avans? Trebuie doar să urmați fiecare dintre următoarele puncte:

(1) Raportul trebuie întocmit în cel mult trei zile lucrătoare din momentul în care:

• termenul specificat de angajați în cererea de eliberare a fondurilor a expirat;
• angajatul a plecat la serviciu dacă expirarea perioadei pentru care s-au acordat banii a fost datorată plecării sau bolii;
• angajatul sa întors de la o călătorie de afaceri.

2. Pentru a pregăti raportul, trebuie să utilizați formularul unificat Nr. AO-1 sau formularul adoptat de întreprindere.

3. Un angajat, împreună cu un contabil, care știe cum să întocmească corect rapoartele în avans (un exemplu este în mod clar disponibil în programul utilizat), trebuie să completeze documentul.

4. Șeful este responsabil de aprobarea documentului de raportare.

5. Orice document în avans trebuie să însoțească cecuri, facturi, bilete și alte documente care confirmă că persoana a cheltuit într-adevăr fondurile responsabile.

Ordine de completare

Cum să elaborezi corect un raport de avans?

Prima sau partea din față ar trebui să fie umplut contabil. Este imposibil să se facă fără a specifica detalii ale documentului (numărul și data), informații despre companie și responsabil față de oameni, cu privire la suma de numerar în avans, rezumatul: fondurile și conturile cheltuite, pe care să judece mișcarea și anularea. În plus, ar trebui să fie depășirilor ascuțite sau vozvernut avans neutilizate.

Cea de-a doua parte este o chitanță care arată că raportul anticipat a fost acceptat pentru revizuire. După completare, contabilul trebuie să-l taie și să-l dea angajatului responsabil.

Partea a treia (partea inversă a formularului AO-1) trebuie umplută colectiv. Sarcina unui angajat responsabil este să reflecte cerințele și să atașeze fiecare chitanță de mărfuri emisă corect pentru raportul anticipat. Contabilul va fi lăsat să completeze suma și contul, pe care se vor reflecta banii cheltuiți.

Documentul trebuie să fie semnat de angajat, contabil și contabil-șef. Numai după aceea, capul îl poate aproba.

Excedent rezonabil

Cum să emiteți în mod corespunzător o depășire a unui raport preliminar? Mai întâi trebuie să vă asigurați de valabilitatea acesteia:

• cheltuieli mai mari decât cele alocate au impus executarea misiunii în numele autorităților;
• angajatul are documente de confirmare.

Dacă nu este îndeplinită cel puțin o condiție, suma banilor nu este rambursabilă.

Ordonanța de compensare a depășirii cheltuielilor de la casa de marcat

În caz de supraexploatare, contabilul are o întrebare: raportul de avans - cum se întocmește corect. Exemplu de formular de dispensare de numerar KO-2 poate fi găsit cu ușurință pe marile suprafețe ale Internetului. Recomandările din acest document trebuie indicate în raport - linia "Overdraft emise în urma unei comenzi de numerar".

Valoarea compensației pentru excedentul angajat nu este stabilită prin lege. Prin urmare, dacă contabilul nu a furnizat imediat informații privind ordinul de cheltuieli în raportul anticipat, acest lucru nu ar implica nicio sancțiune.

Condiții de compensare a depășirii cu o carte de salariu

În prezent, aproape toate organizațiile își transferă salariile pe carduri bancare. Și este posibil să returnați în același mod suma excesului de raportul anticipat angajatului?

Legislația nu are un răspuns lipsit de ambiguitate. Documentul însuși presupune doar o singură formă de rambursare a sumei exigibile excedentare - în numerar.

Aceeași opinie a fost prezentată în 2006 de către Banca Centrală a Rusiei în scrisoarea ei nr. 36-3 / 2408. În același timp, scrisoarea sa, din data de 24 decembrie 2008, nr. 14-27 / 513, conține informații despre posibilitatea utilizării unei plăți bancare pentru calcul în cadrul unei sume responsabile nu este de competența Băncii Centrale. Rețeaua în cauză ar trebui să înțeleagă în mod independent problemele în acest caz. Și pentru ca agenția de supraveghere să nu aibă întrebări inutile, se recomandă utilizarea casierului.

Cum să compensați banii personali ai unui angajat?

Un angajat al organizației poate să achiziționeze bunurile necesare (lucrări, servicii) pentru fondurile proprii. În acest caz, nu este necesar să completați un raport în avans. Cum să executați corect acțiunile descrise mai sus?

Destul de suficiente vor fi declarațiile și confirmarea cumpărării documente (numerar verificări, facturi, formulare stricte de raportare, documente de călătorie etc.).

Pregătirea unui raport preliminar în 1C

Fiecare contabil trebuie să fie familiarizat cu un astfel de document ca un raport în avans. Cât de corect să plasați în 1C? Localizarea documentului în program este secțiunea "Bancă și casierie".

În fereastra creată, trebuie să specificați mai întâi informațiile despre organizație și despre persoanele responsabile. Butonul "Adăugați" va pune la dispoziție un tabel în care este necesar să se reflecte toate informațiile despre fondurile emise.

Avansul este de trei tipuri:

• Documente de bani. În același timp, sunt luate în considerare biletele de avion și căile ferate, voucherele, timbrele etc.
• Numerar la îndemână. Scopul principal al documentului este de a scrie suma în numerar.
• Contul de decontare. Documentul este necesar pentru a lua în considerare amortizarea unei sume nefinanciare din contul curent al companiei.

Pentru a genera informații despre emiterea de numerar, trebuie să începeți cu crearea unui nou cont de numerar. După completare, documentul trebuie tipărit și trimis persoanei responsabile, astfel încât acesta să completeze linia de primire a fondurilor și să semneze. Doar atunci puteți să salvați și să țineți documentul.

În partea tabelară a ordinului de numerar, ar trebui indicate informații privind bunurile și materialele achiziționate de persoana responsabilă. În cazul în care achiziționarea de bunuri a fost însoțită de emiterea unei facturi, este necesar să se pună pavilionul SF, să se aleagă furnizorul și să se completeze obligațiile acestuia.

Secțiunea "Ambalaje returnabile" necesită completarea informațiilor despre ambalaj, pe care Furnizorul o așteaptă înapoi.

Secțiunea "Plata" înregistrează suma plătită furnizorului pentru produsele achiziționate anterior. Avansul emis este reflectat prin postarea D 60.02 K 71.01.

Fila "Altele" este destinată pentru contabilizarea altor cheltuieli ale persoanei responsabile (călătorie de afaceri, călătorie, consum de combustibil etc.).