Anularea cheltuielilor de călătorie

Zvonurile despre eliminarea plății cheltuielilor de călătorie perturbă periodic opinia publică. Să ne dăm seama. Este posibil să anulați cheltuielile de călătorie și cât este legal?

Începând cu 8 ianuarie 2015, trimiterea unui angajat subordonat într-o călătorie de afaceri, angajatorul nu este obligat să respecte procedura necesară pentru eliberarea unui document de călătorie. În plus, legislația a anulat compilarea obligatorie a altor documente - atribuirea serviciului și raportul asupra muncii efectuate s-au întors din călătoria unui angajat.

Astfel de modificări sunt stabilite în Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1595 din 29.12.14, care a intrat în vigoare la data de mai sus (în cazul cetățenilor - Legea privind abolirea călătoriilor de afaceri). Baza de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri este decizia angajatorului său. Acest document, ca și înainte, trebuie să înregistreze momentul unei astfel de călătorii. Dar nu este nevoie să elaborați o sarcină de serviciu.

Anularea documentelor de călătorie: rezoluția și consecințele acesteia

Noile reguli citesc: este posibil și necesar să se ia în calcul perioadele de timp (efective) pe parcursul cărora angajatul se afla într-o călătorie de afaceri, pe baza documentelor de călătorie furnizate de acesta la întoarcere.

În cazul plecării sale prin intermediul transportului personal, călătorul trebuie să aibă grijă de timpul efectiv petrecut la locul de destinație la pregătirea notei. Acesta este livrat de acesta cu ajutorul documentelor care pot confirma mișcarea pe transportul specificat (poate fi vorba de o listă de călătorie, chitanțe, facturi și vouchere de numerar).

Întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri într-o perioadă de trei zile, călătorul trebuie să prezinte un raport preliminar întocmit de acesta cu privire la aplicarea documentelor privind închirierea spațiilor și cheltuielile efectiv suportate. Raportul privind activitatea depusă nu mai este necesar. Dar nu se așteaptă nicio anulare a călătoriilor de afaceri.

Inovațiile au cauzat o anumită neplăcere în rândul angajaților serviciilor de contabilitate. Întrebările care au apărut în legătură cu eventualele probleme legate de aprobarea oficială a cheltuielilor de călătorie în caz de refuz al documentelor menționate mai sus. De asemenea, nu a fost clar ce să facem cu scutirea de la impozitul pe venitul personal.

Deci, în lumina tuturor acestor lucruri, merită să examinăm mai atent problema și să hotărâm să continuăm sau nu să emităm acte de identitate pentru călătorii. Această problemă este relevantă pentru serviciile de administrare și contabilitate. Angajații privați nu au de ce să se îngrijoreze - nimeni nu intenționează să anuleze cheltuielile de călătorie (mai precis, rambursarea lor unui angajat specific).

Puțin despre esența problemei

Oricare dintre călătoriile oficiale este plină de multe cheltuieli care necesită despăgubiri. Pentru a lua în considerare și a realiza aceste plăți presupuse, departamentul contabil are nevoie de confirmarea lor documentară. Așa cum am menționat deja, mai devreme în obligatorie pentru prezentarea lucrărilor au fost certificate de călătorie și misiuni de muncă, împreună cu rapoarte asupra muncii efectuate. Dar, de la data indicată (8 ianuarie 2015), rezoluția privind abolirea documentelor de călătorie a eliminat necesitatea înregistrării lor.

Astfel, printre cei rămași doar o comandă, direcționarea subordonaților la o călătorie de afaceri. Acest document trebuie să precizeze durata călătoriei și scopul acesteia.

Cum să gestionați documentele de călătorie

Sarcina lor este acum să confirme perioada efectivă de ședere a angajatului la locul călătoriei de afaceri. Prezentați-o la întoarcere. De exemplu, dacă o călătorie de afaceri este asociată cu o cursă de zbor, datele de începere și de încheiere vor fi stabilite odată cu prezentarea biletelor pentru avion.

Când angajatul pornește pe propria mașină, întorcându-se, el face o notă de birou indicând datele de plecare-sosire. Ce poate confirma acolo informația? Astfel de mărturii includ verificări de benzină de la benzinărie, chitanțe de plată pentru spații de parcare etc.

Dacă dintr-o dată aceste documente se dovedesc a fi pierdute, abolirea indemnizațiilor de călătorie nu este absolut necesară. Angajatorul poate face o cerere suplimentară către organizația de transport pentru a confirma călătoria. Documentul de călătorie nu mai este factorul determinant.

Cheltuim cheltuielile documentate

Conform părții întâi Articolul 168 TC RF, lista cheltuielilor pe care angajatorul este obligată să le ramburseze salariatului detașat constă în costurile de călătorie, închiriere de locuințe și per zi. Din punct de vedere al contabilității, în cazul confirmării cu succes a documentelor corespunzătoare, nu se impun cheltuieli de călătorie de afaceri pentru impozitul pe venitul personal. Această normă este stabilită în articolul 217 din Codul fiscal. În absența documentelor justificative, va fi taxat impozitul pe venitul personal.

Nu conține o cerere directă pentru prezentarea obligatorie a certificatului menționat. Chiar înainte de anularea documentelor de călătorie în caz de litigii și litigii, arbitrajul a ajuns la concluzia că absența acestora nu implică impozitarea automată. În special acum - riscul de impozit pe venitul personal este complet absent.

Despre contribuțiile de asigurări

O situație similară se întâmplă și cu primele de asigurare. Cheltuielile stabilite în mod oficial (pe zi, închiriere și călătorie) nu sunt supuse contribuțiilor de asigurare. Și aici se respectă o condiție indispensabilă pentru prezentarea documentelor justificative.

Dacă, până în 2015, certificatul a fost considerat ca un supliment obligatoriu în pregătirea raportului preliminar, atunci, în lipsa acestuia, potrivit scrisorii nr. 17-4 / 1647 din Rostrud din 2013, primele de asigurare au fost supuse accruării. Acum, după anularea documentelor de călătorie, acest motiv este pierdut, iar raportul în avans transmis fără ele nu este considerat o încălcare.

Despre impozitul pe venit

Conform standardelor contabile, compoziția altor costuri care apar în procesul de producție și vânzare este cea a costurilor organizației care sunt asociate cu trimiterea angajaților în călătorii de afaceri. Aceasta se face atunci când se calculează impozitul pe venit. Postarea relevantă este înregistrată la data la care a fost aprobat raportul în avans. Ca și în cazurile de mai sus - cu costuri documentate. Iar proiectul trebuie să respecte standardele legislative ale Federației Ruse.

Situația este similară celei descrise anterior pentru primele de asigurare. Oficial, sa crezut anterior că absența unui document de călătorie exclude automat aceste costuri din componența cheltuielilor. Dar în situația actuală (eliminarea documentelor de călătorie de natură "superfluă") nu mai există discuții despre o astfel de abordare.

Nu pierdeți prea mult!

Costurile aferente călătoriilor oficiale ar trebui justificate din punct de vedere economic. Sarcina lor este de a aduce profit organizației. Scopul călătoriei specificat în ordin, în legătură cu activitățile comerciale, ar trebui să însemane cheltuieli de călătorie justificate din punct de vedere economic.

Chiar și înainte, oficialii fiscali și-au exprimat adesea opinia că era necesar să se ordoneze direcția corespunzătoare în călătoria angajatului. Eliminarea documentelor de călătorie nu prezintă probleme potențiale în această privință, deoarece funcțiile lor sunt similare.

Este posibilă continuarea înregistrării documentelor de călătorie?

În principiu, acest lucru nu este interzis. Nicăieri nu este mandatat în mod legal anularea documentelor de călătorie. Dacă acestea sunt convenabile pentru angajator cu sarcini interne în scopul contabilității interne, el are toate dreptul de a se angaja în compilare suplimentară. Dar pentru a atesta o călătorie de afaceri mulțumită unui singur certificat nu va mai funcționa. Din nou - în sine, fără biletele atașate, ordinele etc., nu poate servi în nici un fel ca o confirmare a cheltuielilor de călătorie și a dreptului la scutire de la contribuții și impozitul pe venitul personal.

Cum se stabilește o nouă formă de documente de călătorie

Conform regulilor generale, angajatorul are un număr de angajați interni acte locale determină toate aspectele legate de mărimea și procedura de rambursare a cheltuielilor pentru angajații detașați. Acest drept este întemeiat pe articolul 168 din LC RF. Cursul standard este aprobarea unui document în acest sens, numit regulamentul de călătorie. Dacă, în legătură cu inovațiile din cadrul companiei, a decis să înceteze utilizarea certificatelor, acest act va trebui modificat în consecință, cu cunoștința semnăturii tuturor angajaților.

Ce schimbări vor fi necesare în actul normativ menționat?

1. Nu ar mai trebui să menționeze sarcini de serviciu și, în legătură cu anularea documentelor de călătorie din document, acest concept ar trebui eliminat.

2. Ar trebui să existe un element cu privire la definirea scopului și duratei călătoriei în ordine.

3. Un punct separat ar trebui să fie stabilirea necesității ca angajatul să furnizeze un memoriu cu documente justificative în cazul unei călătorii cu transportul privat.

Informațiile despre pensionare ar trebui să se reflecte în jurnalul din formularul special nr. 739n, care a fost adoptat la ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale în septembrie 2009. O astfel de revistă are o coloană separată, destinată anterior introducerii numărului de autorizație de călătorie și a perioadei pentru care a fost emisă. În condiții noi, nu este necesară completarea unei astfel de căsuțe. Dacă există o linie sau nimic, nu va fi considerată o încălcare.

Este posibil să anulați indemnizația de subzistență?

După cum știți, în timpul călătoriei angajatul are la dispoziție un salariu mediu, precum și zilnic, plătit pentru fiecare zi calendaristică a călătoriei. Ultimul termen se referă la costurile suplimentare pe care le implică o ședere în afara unui loc permanent de reședință.

Se aștepta ca, începând cu 1 ianuarie 2016, plata zilnică să fie anulată. Dar acest eveniment nu sa întâmplat. Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse a înregistrat o compensație obligatorie pentru angajat pentru cheltuieli suplimentare legate de a trăi în afara cheltuielilor de reședință permanentă atunci când i-au trimis o călătorie de afaceri. Adică, eliminarea călătoriilor de afaceri a însemnat o încălcare a dreptului muncii.

Dimensiunea acestora este determinată independent în fiecare organizație. Această sumă trebuie stabilită în acele acte locale de reglementare care se referă la călătoriile oficiale (de exemplu, în regulamentul de călătorie). Conform legii, impozitul pe venitul personal nu este supus unei sume maxime de 700 de ruble. pe teritoriul țării noastre și 2500 de ruble. când călătoriți în străinătate. Aceasta înseamnă că, în cazul în care se stabilește un ordin de administrare pe zi, să zicem, 1000 de ruble. NDFL va trebui să plătească din suma care depășește 700 de ruble. - adică 300 de ruble.

În ce zile sunt rambursările datorate?

Ele sunt rambursate pentru toate zilele lucrătoare, inclusiv sărbătorile și weekend-urile. Aceasta include și acele zile în care angajatul se află pe drum sau într-o situație de oprire forțată. Dacă o călătorie de afaceri este o zi, atunci nu este necesar să plătiți pentru fiecare zi pentru Rusia. Cu toate acestea, în acest caz, nimeni nu interzice angajatorului să furnizeze o compensație similară la nivel local.

Limita acestor plăți ca atare, în cazul în care organizația este comercială, nu există. Au stabilit în mod legal doar sumele de mai sus (700 și, respectiv, 2500 ruble), care nu sunt supuse impozitării. Calculul zilelor pentru care această compensare a fost făcută angajatului se face acum conform regulii generale și în conformitate cu memo-ul.