Raportul preliminar este ... Raportul preliminar: eșantion de umplere

Un raport preliminar este un document care confirmă cheltuielile cu fondurile emise angajaților responsabili. Ea este emisă de beneficiarul banilor și este furnizată departamentului contabil pentru verificare. După aceea, raportul anticipat este transmis șefului pentru aprobare. Cheltuielile reflectate în document fac obiectul unei revocări în modul stabilit de UBP. Să luăm în considerare caracteristicile suplimentare și un eșantion de completare a raportului de avans.

Livrarea de fonduri

Primirea numerarului de către angajatul responsabil se efectuează în casa de schimb a întreprinderii. Baza pentru aceasta este ordinul de cheltuieli. Ar trebui să indice scopul fondurilor.

Șeful întreprinderii emite un ordin, care stabilește lista angajaților care au dreptul de a primi fonduri pentru nevoile economice. Același act local stabilește termenele pentru care se pot emite sume.

Livrarea raportului de avans

Acest document este transferat departamentului contabil în termen de trei zile de la sfârșitul perioadei pentru care au fost emise fondurile. Formularul este prezentat împreună cu documentele care confirmă cheltuielile de bani. În acest caz, angajatul calculează costurile și soldul fondurilor.

Exemplu de finalizare a raportului de avans: partea din față

Documentul este furnizat într-o singură copie.

Dacă luați orice eșantion din raportul anticipat, puteți vedea că este completat de ambele părți. În partea din față, angajatul responsabil indică:

• Numărul documentului.
• Data completării raportului de avans.
• Numele, funcția și departamentul în care lucrează.
• Numărul personalului (dacă este disponibil).
• Scopul avansului.

În partea din stânga de pe aceeași parte este necesar să umpleți masa. Acesta conține date privind avansul anterior, fondurile primite în prezent, suma cheltuielilor, depășirile și soldurile.

Partea din spate

Partea inversă a eșantionului raportului de avans este destinată pentru a indica lista documentelor care confirmă costurile. Acestea pot fi:

• Certificat de călătorie.
• Verifică KKM.
• Primirea.
• Mărfuri, trenuri de transport.
• Facturi etc.

Responsabilul responsabil indică, de asemenea, valoarea cheltuielilor pentru documente. Numerotarea lucrărilor atașate raportului se efectuează în ordinea în care sunt indicate în formular.

nuanță

Pe partea din față este linia 1a, iar pe partea din spate - 6 și 8. În raportul de avans, aceste rubrici sunt completate în cazul în care fondurile au fost emise unei persoane responsabile în valută străină. De exemplu, angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate.

Recomandări pentru contabil

Specialistul completează mai întâi fața formei. În primul rând, în tabelul "Evidența contabilă" este necesar să introduceți informații despre numărul conturilor corespondente și sumele.

Pe partea opusă a formularului se reflectă cheltuielile acceptate pentru contabilitate. În raportul de avans, aceste informații sunt înscrise în rubricile 7 și 8. În plus, sunt indicate conturile (subconturile), cu debitul a cărui sumă este cheltuită (capitolul 9).

După aceasta, se eliberează documentele justificative, se verifică corectitudinea formei și cheltuielile țintă ale fondurilor. După finalizarea tuturor procedurilor, contabilul plasează o notă în raport. El indică faptul că documentul este verificat, iar suma cheltuielilor este aprobată (este scrisă în cifre și în cuvinte).

În partea din față, se completează și o chitanță, care este oferită angajatului responsabil.

Pe formular trebuie să fie semnătura angajatului care a verificat documentul și ch. contabil cu transcrieri.

Dacă este necesar, forma raportului include informații privind cuantumul bilanțului sau excedentul, detalii ale documentelor (ordinele) pentru care se va efectua decontarea finală.

Aprobarea de către administrator și lichidarea sumelor

Un raport verificat este transmis directorului organizației. Trebuie să semneze. Pentru a face acest lucru, există un grafic corespunzător în partea din față a documentului din partea de sus. Formularul poate fi semnat nu numai de către manager, ci și de un alt angajat cu autoritate. După aprobare, raportul este luat în considerare pentru lichidarea fondurilor.

Soldul avansului este plătit casierului întreprinderii.

interdicții

În cazul în care o persoană responsabilă este în întârziere cu privire la avansurile furnizate anterior, emiterea de fonduri nu este permisă. În plus, este interzisă transferarea către salariați a unor bani primite terților.

Termeni de stocare

Ele sunt stabilite prin lege. Pentru diferite documente, perioadele de stocare sunt setate. De regulă, întreprinderile aleg perioada maximă.

Bazat pe sub. 8 1 al punctului 23 din Codul fiscal, documentele fiscale, contabile și alte certificate trebuie păstrate timp de cel puțin 4 ani. În clauza 4 283 din Cod există o perioadă de 10 ani pentru documentele care confirmă pierderile. Este de remarcat faptul că informațiile privind cheltuielile sunt folosite de organizații pentru a reduce baza impozabilă.

Legea federală nr. 402 prevede că documentația primară trebuie păstrată timp de cel puțin 5 ani de la sfârșitul perioadei de raportare.

Lucrați în "1C"

Raportul preliminar se face, de regulă, pe computer. Pentru a face acest lucru, puteți folosi programul Exel sau "1C". Acesta din urmă este aplicat la majoritatea întreprinderilor. Luați în considerare pe scurt schema de proiectare din "1C".

Pentru a lucra, trebuie să deschideți documentul "Raport de avans". Acesta este creat din fila "Producție" sau "Casierie". În meniu, selectați elementul dorit.

După aceasta, jurnalul de documentație se va deschide. Toate rapoartele sunt stocate aici. Pentru a crea un document nou, faceți clic pe butonul "Adăugați". Apoi alegeți "Individual".

După aceasta, este selectat tipul de document necesar. De exemplu, "Retragerea fondurilor în casele de numerar pentru decontarea în numerar". În continuare se deschide comanda log. Documentul dorit este selectat aici.

Partea tabelară reflectă informațiile prezente în ordine.

După aceasta, se completează al doilea file. Aici trebuie să specificați produsele achiziționate de angajatul responsabil. De exemplu, pot fi formulare. Dacă faceți clic pe "+", puteți adăuga o nouă poziție.

Dacă în timpul achiziției a fost utilizat un ambalaj returnabil, aceste informații ar trebui să se reflecte în caseta corespunzătoare.

La postarea de materiale și mărfuri cu ajutorul facturilor. 631 este utilizat fila "Facturare". Coloana "Altele" reflectă informații despre cheltuielile suplimentare. De exemplu, poate fi costul combustibililor și lubrifianților, utilizarea internetului etc.

Pentru a imprima documentul pe hârtie, faceți clic pe butonul "Imprimare".