Raportați documentele de călătorie pentru cazare

Orice sarcină încredințată angajatului implică prezentarea de conturi a implementării acesteia. Iar o călătorie de afaceri într-o altă așezare nu este o excepție în acest caz. Plecând în afara orașului, cu o anumită sarcină din partea conducerii, angajatul trebuie să se asigure că, la întoarcere, va purta cu el documentele contabile pentru călătorie. Această regulă este obligatorie pentru toți angajații întreprinderii.

Documente necesare pentru călătorie de afaceri

Specificitatea multor organizații (întreprinderi) asigură comunicarea constantă cu partenerii. Dar multe dintre ele sunt deseori afară din această așezare. Prin urmare, unii angajați sunt forțați să călătorească într-un alt oraș pentru a rezolva probleme de producție importante.

Pentru a confirma îndeplinirea unei anumite sarcini la sosire, trebuie să completeze documentul relevant documentele de raportare pentru călătorii de afaceri. Abia după aceea, departamentul contabil va fi în măsură să plătească angajaților costurile suportate pentru perioada de executare a serviciului lor. Lista de angajați eligibili pentru călătorii, precum și durata și alte detalii ale călătoriei sunt, de obicei, specificate prin anumite acorduri, diverse reglementări locale sau convenții colective. În orice caz, când călătoriți într-o călătorie, angajatul trebuie să aibă:

1. Certificat de călătorie. Deși începând cu anul 2015, acesta a fost oficial desființat, însă multe întreprinderi îl folosesc încă vechi.
2. Ordinea corespunzătoare a capului.
3. Sarcina oficială.

Acestea sunt documentele de bază de raportare pentru călătorii, fără de care nici o călătorie a unui angajat nu va avea niciun temei.

Plata călătoriilor de afaceri

Calculele cu angajații pentru contabilitatea sarcinilor finalizate se produc treptat. În primul rând, înainte de a pleca, angajatului i se acordă un avans, al cărui cuantum se calculează pe baza normelor disponibile. Aceste fonduri sunt acordate pentru plata călătoriilor, închirierea de locuințe, cheltuieli suplimentare legate de cazare (pe zi) și alte nevoi permise de angajator. Calculul final se face după returnarea lucrătorului va preda documentele contabile emise pentru călătorii de afaceri. Acestea ar trebui să conțină:

• Raportul preliminar, care enumeră toate costurile suportate;
• un memoriu în cazul în care angajatul a trebuit să utilizeze propriul transport sau să-l închirieze pentru muncă.

Împreună cu raportul de cheltuieli pentru departamentul de contabilitate trebuie să treacă, de asemenea, certificatul de călătorie, care ar trebui să fie o marcă a întreprinderilor vizitate de către ofițerul care efectuează sarcina încredințată-i un serviciu. Numele organizației trebuie să corespundă cu ceea ce a fost inițial indicat în ordin. În cazul în care, în cazul necesității de producție, s-au solicitat societăți care vizau alte așezări, acest fapt ar trebui menționat în raportul de misiune.

Durata călătoriei

Pentru plecarea într-o călătorie de afaceri, angajatului i se eliberează două documente de bază (ordine și autorizație de călătorie), care, în principiu, se duplică reciproc. Ambele conțin informații despre destinație și despre momentul călătoriei.

Prima zi a călătoriei este plecarea angajatului din locul său permanent de muncă. Data plecării este indicată pe biletul vehiculului utilizat (autobuz, tren, avion). Iar ziua durează până la 24 de ore. Mai târziu, ziua următoare este luată în considerare. Acest lucru trebuie luat în considerare la cumpărarea biletelor. Ultima zi este determinată de data returnării, specificată și în bilet. Până în 2015, calculul a fost efectuat pe baza informațiilor indicate în permisul de călătorie. Dar, după Federația Rusă a intrat în vigoare Decretul №1595 de la 29.12.2014 ani, pentru a confirma plecarea angajatului este suficient pentru a arăta documente de călătorie de raportare ca biletele de călătorie. Acestea vor servi drept dovadă a vieții de călătorie, pe baza contabilității care apoi să plătească angajatului „per diem“ (costuri suplimentare asociate de viață). Aceste fonduri sunt alocate pentru hrana unei persoane care este departe de casă în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor oficiale în numele conducerii. Poate că astfel de costuri sunt denumite uneori "indemnizații de teren", care se calculează pe baza normelor aprobate de Guvernul Rusiei.

Carcasă detașabilă

Într-o călătorie de afaceri, mulți angajați pre-rezervă camerele lor în hoteluri. Acest lucru asigură că pot rămâne acolo la sosire. Dar, uneori, nu este posibil să se utilizeze un astfel de serviciu din cauza lipsei de locuri disponibile sau angajatul prefera să rezolve această problemă la fața locului. În acest caz, el va trebui să se mulțumească cu cazare închiriată. Această opțiune este de asemenea posibilă.

La întoarcerea sa, va trebui să indice această circumstanță prin pregătirea documentelor contabile pentru deplasări. Pentru a trăi într-un apartament el va primi despăgubiri, a căror mărime este aprobată printr-o prevedere separată. Suma totală va consta într-o plată zilnică, înmulțită cu numărul de zile petrecute într-o călătorie de afaceri. În unele cazuri, conducerea întreprinderii închiriază un apartament în localitatea în care angajații săi de cele mai multe ori lăsă să rezolve probleme de producție. Acest lucru simplifică în mod semnificativ problema locuințelor pentru angajat. El are dreptate într-o cameră închiriată, fără a-și cheltuia propriile bani pe el. În consecință, la întoarcere, întreprinderea nu ar trebui să-i restituie nimic.

Recuperarea costurilor

La întoarcerea acasă, angajatul poate conta pe rambursarea costurilor suportate de acesta în timpul călătoriei sale de afaceri. Uneori sunt chiar incomensurabile cu costurile reale. Acest lucru se poate întâmpla în cazul în care acesta nu a prezentat documente justificative departamentului contabil sau a depășit nejustificat în mod arbitrar standardele maxime admise. În acest caz, angajatul va trebui să se ocupe personal de conducere. Ce ar trebui să fie inclus în documentele contabile pentru deplasări? Un eșantion din raportul final preliminar este o listă a tuturor costurilor financiare ale angajatului.

În principiu, se rambursează următoarele:

1. Ajutoarele zilnice, a căror mărime depinde de numărul de zile într-o călătorie de afaceri. Acestea sunt confirmate de bilete sau documente de călătorie. În Rusia, există rate uniforme de plată acceptabile, potrivit cărora pentru ziua în care angajatul ar trebui să dea 700 de ruble (în țară) și 2500 (când călătoresc în străinătate).
2. Costurile de transport sunt confirmate de originalele biletelor achiziționate la bilet.
3. Cheltuieli de trai. Rambursarea se efectuează pe baza cecurilor și facturilor prezentate.

Diferența dintre avans și suma efectiv cheltuită a salariatului va fi posibilă la calcularea salariului pentru luna curentă.

Cazare în hotel

Plecând de la necesitatea afacerii, angajatul, de regulă, rezolvă diverse întrebări importante pentru întreprinderi. Multe dintre ele nu pot fi rezolvate într-o singură zi. Și fiind într-un alt oraș, are nevoie undeva să-și petreacă noaptea. Cea mai simplă opțiune este un hotel. Acolo orice vizitator poate găsi tot ceea ce este necesar pentru a locui.

Care sunt documentele de raportare de la hotel pentru călătorii de afaceri? Aceasta este de obicei o chitanță (factură) pentru plata serviciilor de cazare. Este a formular de raportare strictă formularul 3-G, care reflectă următoarele informații:

• hoteluri;
• numele documentului, numărul și data înregistrării acestuia;
• date despre vizitator (numele, țara de reședință, detaliile pașaportului, adresa de înregistrare și data sosirii);
• calcularea costului vieții cu TVA deductibilă;
• sigiliul companiei.

Împreună cu contul din departamentul de conturi, trebuie să depuneți o chitanță de numerar, care este emisă în același loc la hotel, după efectuarea plății. Va fi o confirmare a costurilor care trebuie rambursate. Serviciile suplimentare (rezervare, cafenea, spălătorie, parcare, telefon, transfer de la aeroport și altele) pot fi incluse în factură. Dar acestea sunt plătite numai dacă sunt stipulate prin convenția colectivă a întreprinderii sau cu permisiunea personală a conducerii.