Regulamentul privind călătoriile de afaceri. Călătorie de afaceri: definiție, ordine de înregistrare și plată

La multe întreprinderi, angajații sunt trimiși în călătorii de afaceri, inclusiv în străinătate. Ordinea organizării lor, termenele de plată și alte aspecte importante sunt reglementate de TC și de o serie de acte normative. Printre acestea din urmă, în special, Rezoluția Guvernului 749 "Cu privire la afaceri oficiale". În acest act sunt stabilite regulile de compensare a cheltuielilor suportate de angajații organelor de stat și instituțiilor trimise în altă localitate pentru muncă.

Ce este o călătorie de afaceri?

Definiția conceptului este stabilită la articolul 166 din TC. Conform normelor, o excursie este o călătorie a unui angajat în numele angajatorului pentru a efectua o muncă în afara locului de muncă permanentă. Direcția este efectuată pentru o anumită perioadă.

O călătorie de afaceri nu este considerată călătorie a angajaților a căror activitate profesională:

1. Ea se desfășoară în cale.
2. Este o călătorie.
3. Nu este stabilit printr-un contract de muncă.

În consecință, acestea nu sunt reglementate de regulamentul de călătorie. Acest document nu se aplică, de asemenea:

1. Angajați gravide.
2. Minori.
3. Persoanele cu copii sub 3 ani sau copiii cu dizabilități de până la 16 ani.

Regulamentul privind activitatea oficială

Este dezvoltat la acele întreprinderi ale căror activități nu pot fi desfășurate fără a călători angajați în zonele îndepărtate de locul de muncă permanent. Reglementările privind activitatea oficială sunt un act local. Forma unificată a legislației sale nu prevede. Prin urmare, fiecare organizație trebuie să dezvolte independent acest document.

structură

Regulamentul privind activitatea oficială ar trebui să includă informații despre:

1. Tipuri de călătorii de afaceri. Angajații pot fi trimiși într-o altă zonă a țării sau în străinătate.
2. Componența cheltuielilor care sunt rambursate angajaților.
3. Cazuri în care salariatul are dreptul să refuze să călătorească.

Aceste articole sunt obligatorii pentru includerea în regulamentul de călătorie. Documentul poate conține alte informații, în funcție de specificul activităților organizației.

numire

Reglementările privind călătoriile prevăd o reglementare clară a costurilor care pot fi suportate de un angajat care lucrează într-o altă localitate. Informațiile privind cheltuielile, la rândul lor, sunt utilizate pentru a calcula baza impozitului pe profit. Costurile fixe (plata este într-o călătorie de afaceri, călătorii etc.), pentru a reduce dimensiunea bazei de impozitare și, în consecință, valoarea taxei.

Punct important

Regulamentul elaborat la întreprindere nu se aplică tuturor angajaților care lucrează în afara locului de muncă permanent. Nu funcționează dacă durata unei călătorii de afaceri nu depășește o zi, iar călătoria însăși nu are loc într-o altă localitate.

Specificitatea regulamentelor

După cum știți, legislația internă este în continuă îmbunătățire. Amendamentele periodice și modificările aduse actelor juridice. Pe baza lor, la rândul lor, reglementările locale sunt de asemenea ajustate. Regulamentul privind călătoriile de afaceri nu este o excepție. Modificările la acest document au fost făcute în 2015. Baza a fost decretul guvernamental nr. 749 menționat mai sus.

Conform modificărilor, șeful întreprinderii trebuie să emită o comandă înainte de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. Acesta stabilește condițiile de lucru de bază ale subiectului într-o altă localitate.

cazare

De regulă, persoanele care călătoresc în altă localitate închiriază sau se cazează într-un hotel. Un contract de angajare sau un cont plătit este utilizat pentru a determina durata efectivă a șederii unui cetățean în afara locului de muncă. Aceste documente sunt utilizate în cazul în care angajatul nu are documente de călătorie.

Regulamentul poate stabili alocația zilnică minimă pentru o călătorie de afaceri. Aceasta este suma care este rambursată angajatului pentru a trăi. Dimensiunea minimă este de 550 ruble pe zi. Dacă angajatul nu are documente care să confirme faptul că locuiesc într-un hotel sau într-o locuință închiriată, valoarea compensației este redusă.

pasaj

Conform regulamentelor privind călătoriile de afaceri, compensația pentru deplasarea în altă locație și înapoi se face în cuantumul costurilor reale. Pentru a primi despăgubiri, angajatul trebuie să furnizeze documente justificative.

Rambursarea costurilor este în detrimentul întreprinderii. Plata pentru deplasarea în călătoria de afaceri și înapoi în conformitate cu reglementările stabilite prin Hotărârea Guvernului nr. 749 se face din bugetul federal. Dacă cheltuielile depășesc normele, diferența este compensată prin economisirea fondurilor bugetare.

Durata călătoriei

Depinde de specificul activității de lucru a lucrătorului. De exemplu, dacă este asociată cu instalarea și configurarea, durata călătoriei nu trebuie să depășească 1 an (calendar). În această perioadă sunt incluse zilele de plecare și de sosire. Pentru ceilalți angajați, perioada maximă de deplasare nu este mai mare de 40 de zile.

Dacă a existat necesitatea prelungirii unei călătorii de afaceri, la sfârșitul perioadei stabilite de regulamente, salariatul trebuie să primească concediu timp de 7 zile. Restul se plătește în detrimentul întreprinderii. După terminarea concediului, angajatul este din nou trimis în călătorie de afaceri pentru a-și îndeplini sarcina.

Timpul efectiv de a fi într-o altă localitate este stabilit de semnele care se fac în permisul de călătorie. Dacă un cetățean este trimis în mai multe puncte consecutive, semnele de sosire trebuie făcute în fiecare punct.

plecare

Angajatul este trimis pe o călătorie de afaceri pe baza ordinului șefului întreprinderii. Șeful unității, în care lucrează cetățeanul, formează sarcina. Descrie principalele activități ale unei persoane din altă localitate.

Cu o zi înainte de plecare, angajatul primește un certificat de călătorie de afaceri. Dacă cetățeanul revine din călătoria anterioară în ziua plecării, documentul este întocmit în conformitate cu regulile generale.

plăți

Împreună cu supraveghetorul imediat, angajatul estimează costurile. În același timp, sunt luate în considerare normele prevăzute în Regulament. Decizia de majorare a costurilor este luată de conducătorul întreprinderii. Baza pronunțării sale este o notă oficială a comandantului imediat al călătorului.

Estimările costurilor sunt aprobate de către directorul organizației și Ch. contabil.

Cu o zi înainte de plecare, salariatul primește un avans, conform estimării aprobate. În același timp, angajatul întocmește o chitanță, pe care o transferă departamentului contabil. În acest caz, el este de acord să rețină avansurile neutilizate din câștigurile sale dacă restul soldului este omis.

Costuri suplimentare

Dacă nevoia lor a apărut în timpul unei călătorii de afaceri, angajatul trebuie să convină asupra costurilor cu supraveghetorul imediat. Permisiunea de a efectua cheltuieli suplimentare este confirmată printr-un mesaj facsimil, transferul căruia este înregistrat în jurnalul de documentație.

Responsabilitatea pentru costurile care depășesc standardele stabilite este suportată de comandantul imediat al cetățeanului detașat care ia aprobat.

sosire

Angajatul trebuie să se întoarcă la locul de muncă în ziua următoare întoarcerii. Un membru al personalului trebuie să facă o notă de sosire în certificat.

Angajatul sosit compilează un raport privind performanța misiunii. Documentul se face într-o formă arbitrară. Raportul este înaintat șefului imediat al angajatului sosit în termen de două zile de la data pregătirii.

În plus, în termen de 3 zile. Angajatul transmite un raport în avans departamentului contabil. Sunt atașate:

1. Certificat de călătorie.
2. Documente care confirmă costurile suportate (contract de muncă, chitanță pentru hotel, bilete de călătorie etc.).

Șeful întreprinderii aprobă raportul privind costurile suportate în cadrul normelor prevăzute de Regulament și estimare. Cheltuielile efectuate de angajat care depășesc limitele stabilite și nu sunt coordonate cu superiorul imediat nu sunt compensate.

În perioada de trei zile de la sosire, angajatul trebuie să depună soldul avansului (fonduri neutilizate) în departamentul de numerar. Dacă banii sunt returnați mai târziu sau nu sunt returnați, sumele sunt deduse din salariu.

Garanții pentru angajați

Pentru toți angajații expediați în călătorii de afaceri, locul ocupării forței de muncă și câștigurile salariale rămân. În cazul în care suma salariului pentru călătoria sa dovedit a fi mai mică decât cea percepută pe baza salariului, angajatul este dat o taxă suplimentară la dimensiunea necesară (cu excepția primelor). Acesta este transferat angajatului din mijloacele întreprinderii.

Suprataxa este supusă impozitului pe venit.

Personalul care călătorește pe călătorii de afaceri este supus regulilor privind modul de lucru și de odihnă. Cartea de raport pentru angajați este completat conform calendarului pentru locul principal de angajare. La sosirea cetățeanului, cartea de raport este ajustată în conformitate cu datele autorizației de călătorie.

Dacă o persoană a fost trimisă la o călătorie în vacanță sau la sfârșit de săptămână, are dreptul la o suprataxă în cuantum de două ori pe zi. Dacă, în numele angajatorului, un cetățean pleacă într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă, după ce se întoarce, primește o zi de odihnă.

Incapacitatea de a lucra

În cazul în care angajatul detașat este bolnav, rănit sau din alte motive nu poate îndeplini funcția de muncă, i se acordă un beneficiu pe motive generale. În cazul invalidității temporare, călătoria angajatului este întreruptă din prima zi. Călătoria de afaceri revine a doua zi după recuperare.

În perioada de incapacitate de muncă, salariatul este compensat pentru costurile de închiriere a unei locuințe. Excepții sunt cazurile în care un cetățean este tratat într-un spital.

Plata banilor

Transferul de fonduri către cetățeanul detașat poate fi efectuat:

1. Prin transfer prin poștă.
2. De la biroul casierului, prin intermediul unui mandatar.
3. Pentru un cont la o bancă sau la o altă instituție de credit.

Costul plății salariaților detașați z / p este suportat de chiriaș.

Indemnizație de subzistență

Angajatul primește 800 de ruble pe zi pentru fiecare călătorie de afaceri. (inclusiv sărbătorile și sfârșitul săptămânii, zilele de pe șosea, timpul de oprire forțată). Suma care depășește suma stabilită în clauza 3 217 din articolul Codului Fiscal este supusă impozitului pe venitul personal.

În cazul în care angajatul este trimis în zona în care se poate întoarce zilnic la locul de reședință permanent, nu se efectuează plată pentru fiecare zi.

Alte cheltuieli

În prezenta documentelor de sprijin, angajații sunt compensați pentru costurile:

• Apeluri telefonice la distanță într-un hotel sau în apartamente închiriate, de la un telefon mobil la un supraveghetor direct în suma cheltuielilor reale. Un document de confirmare este imprimarea apelurilor furnizate de operatorul de telecomunicații local.
• Costul utilizării internetului la o rată de maxim 50 ruble pe lună.
• Costurile reprezentării. Acestea sunt compensate angajaților aparatului administrativ. Rambursarea se efectuează la o rată a cheltuielilor reale, dar nu mai mare de 2,5 mii de ruble. pe angajat.
• Alte costuri convenite cu supraveghetorul imediat al persoanei detașate, aprobat de conducătorul întreprinderii și Ch. contabil.

Călătorii de afaceri în străinătate

Costurile de compensare în valută străină pentru călătorii în străinătate, inclusiv rambursarea în avans a părții neutilizate se efectuează în conformitate cu dispozițiile din Legea federală „Cu privire la reglementarea valutară“.

În timpul perioadei de deplasare pe șosea a unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate, plata diurnei se efectuează atunci când călătoriți pe teritoriul:

• Rusia - în sumele și în ordinea stabilită de Regulament "Cu privire la specificul direcționării angajaților în călătoria oficială", aprobat prin Regulament. Rezoluția guvernamentală nr. 749 (paragraful 2, paragraful 11 ​​pentru călătorii de afaceri în Federația Rusă).
• Statul străin - în cuantumul și în ordinea stabilită de același act normativ (paragraful 2 al paragrafului 11 pentru călătoriile de afaceri în străinătate).

La urmărirea unui cetățean de pe teritoriul Federației Ruse, ziua trecerii frontierei de stat este inclusă în perioada pentru care plata diurnei se face în valută străină. La sosirea în Rusia, ziua trecerii frontierei este inclusă în zilele pentru care transferul se face în ruble. Aceste date sunt determinate de mărcile făcute de autoritățile de frontieră în pașaportul angajatului.

În cazul în care un angajat este trimis la două sau mai multe state străine, per diem la data de trecere a frontierei dintre cele două țări sunt încărcate în valută străină la ratele prevăzute pentru teritoriul la care este trimis o persoană.

În cazul trimiterii unui angajat pe teritoriul statelor-membre ale CSI, cu guvernul care a încheiat un acord prin care documentația pentru a intra / ieșire polițiștilor de frontieră nu au pus semnul, trecerea frontierei este setat la data biletelor de călătorie.

Dacă un călător a fost forțat să întârzie drumul, diurna pentru acel moment este plătită prin ordinul șefului întreprinderii cu disponibilitatea documentelor justificative.

Un angajat care a plecat în străinătate și sa întors în Rusia în aceeași zi, plățile se efectuează la o rată de 50% din rata cheltuielilor. Este determinată de regulile prevăzute la alin. 2 punctul 11 ​​din prevedere, aprobat. Decretul guvernamental nr. 749.

Costuri pentru călătorii în călătorii de afaceri în străinătate

Cheltuielile sunt compensate angajatului în conformitate cu regulile stabilite la punctul 12 din regulament aprobate prin Decretul guvernamental nr. 749. În plus, salariatul este despăgubit:

1. Cheltuieli de înregistrare a pașaportului, a vizei, a altor documente de ieșire.
2. Taxe consulare.
3. Taxe pentru intrarea sau tranzitul vehiculelor.
4. Cheltuieli de înregistrare a asigurărilor medicale.
5. Alte costuri obligatorii.

Rambursarea costurilor suplimentare suportate de un angajat trimis într-o călătorie de afaceri străină se efectuează atunci când se furnizează documente justificative în modul și în sumele stabilite de Par. 2 11 din prevedere.

În caz de incapacitate temporară de muncă a unui cetățean în timpul șederii sale în străinătate, acesta este compensat pentru costurile de închiriere a unui spațiu de locuit (cazare la hotel). Plățile se efectuează pe întreaga perioadă în care subiectul nu și-a putut îndeplini îndatoririle profesionale sau nu sa putut întoarce la locul de reședință permanent. Excepții sunt cazurile de tratament în spitalizare. În ciuda faptului că angajatul se află într-o călătorie de afaceri în străinătate, indemnizația temporară de invaliditate se calculează în modul prevăzut de legislația națională.

concluzie

Întreprinderile care sunt obligate să-și trimită angajații în călătorii de afaceri trebuie să aibă o dispoziție aprobată care să reglementeze procedura și condițiile pentru astfel de călătorii. Existența unui astfel de document va evita multe probleme în practică.

Regulamentul stabilește în mod clar procedura și valoarea plăților compensatorii, regulile pentru întocmirea și prezentarea unui raport în avans și rambursarea costurilor suplimentare. Toate acestea au o importanță practică pentru întreprindere.