Regulamentul privind circulația documentelor organizației. Exemplu de flux de lucru într-o organizație

Un document este o informație prezentată într-o formă care corespunde conținutului și scopului. Un document este creat cu un scop, cineva pentru cineva. Dar nu întotdeauna sursa documentului și / sau destinatarul său va fi persoana respectivă. Nivelul modern este atunci când este posibil și necesar să se includă eficient și eficient mașinile și mecanismele în buclă de control.

Procesul, caracteristicile și viteza deplasării documentelor depind de forma, conținutul și funcționarea "mediului de trafic". Succesul organizației, indicatorii economici și eficiența socială depinde de cât de bine este organizat gestionarea documentelor în cadrul organizației, și anume: calitatea și viața companiei.

Despre circulația documentelor și documentelor

Administrarea, forma și procedura de circulație a documentelor pe exemplul organizației nu este reglementată de lege. Există GOST-uri, regulamente și recomandări obligatorii. În ceea ce privește documentele contabile, documentele pentru înregistrarea unui împrumut sau opinii medicale, există norme de legislație.

Un document nu este întotdeauna o formă scrisă strictă. Poate fi:

• o formă în care câmpurile specifice sunt completate într-un anumit mod, având un conținut precis și sintactic;
• pagina, produsă într-o formă specifică pentru o aplicație specifică (scrisoare, ordine, termeni de referință, personal, ...);
• formular gratuit (o notă explicativă a angajatului, recunoștință pentru realizările de muncă, rezoluție privind cererea, ...).

Toate cele trei versiuni ale documentelor pot avea o prezentare pe suport de hârtie sau electronic și, datorită disponibilității unor instrumente tehnice și juridice, ele sunt absolut echivalente, deși există încă cazuri în care este posibilă doar o formă de hârtie.

În ciuda lipsei de reglementare legislativă a forma și conținutul documentului și documentul, există o practică rigidă, comună și nu pentru a discuta despre crearea, circulația, depozitarea sau distrugerea documentelor pe care fiecare entitate este liber să se adapteze pentru ei înșiși absolut nici un fel.

Exemplul ideal de flux de lucru într-o organizație

Este fundamental imposibil să se atingă idealul:

• în orice sferă de viață și activitate,
• în orice moment,
• în orice punct al spațiului,

Deoarece fiecare aproximare nouă permite să se vadă noi orizonturi. Există o dorință și o nevoie de a le urma. Circulația documentelor nu reprezintă o excepție. Dimpotrivă, un exemplu ilustrativ și viu al unei fixări dinamice a procesului fluxului informațional.

Nu contează cum se fixează informațiile: pe hârtie sau în formă electronică. În prezent, ambele formulare au aceeași semnificație juridică, deși în unele cazuri versiunea pe hârtie are avantaje.

Exemplu de flux de lucru într-o organizație care se consideră, sfera sa de activitate, respectă organele de stat, partenerii lor, furnizori și consumatori (clienți) nu dat în mod necesar întotdeauna la sistemul electronic care controlează, să ia în considerare documentele și oferă un ciclu de mișcare a momentului apariția (creația) până la depozitare sau distrugere.

Nu toate organizațiile au înțeles că multe documente pot fi executate direct de mașini și mecanisme fără participarea umană, precum și că nu toate sursele (autorii) ar trebui să fie doar oameni.

Înțelegere comună automatizarea fluxului de lucru în majoritatea covârșitoare a cazurilor se află la nivelul unei simple "idei de semnal", atunci când programul este de încredere să raporteze doar la debutul evenimentelor.

Evoluția documentelor interne și externe

Ambele circuite sunt importante pentru organizarea cu succes. Cifra de afaceri externă are o valoare statică și internă - dinamică.

Cu cât managementul companiei înțelege mai mult această circumstanță, cu atât mai prospectiv este sistemul de gestionare a documentelor electronice pe care îl alege. Cei care doresc să arate un exemplu ideal de circulație a documentelor de afaceri din cadrul organizației își scriu propriul sistem informatic.

Documentele pot fi primare și secundare. Acestea din urmă au întotdeauna o istorie de mișcare în cadrul organizației.

Analizând aplicarea cunoștințelor despre document și utilizarea acestuia, puteți evalua caracteristicile funcționale ale companiei, indicatorii socio-economici și parametrii de timp. Acest lucru este important atât pentru parteneri, cât și pentru consumatori.

Hârtie, dar eficientă sau electronică, dar dobândită

Unicitatea este caracteristică nu numai omului, ci și organizației. În plus, fiecare persoană își apreciază individualitatea și se străduiește în orice mod să-și sublinieze rochia, comportamentul, educația și așa mai departe.

Compania, achiziționarea unui sistem informatic gata - „hainele altcuiva“ un exemplu perfect al unui flux de lucru într-o organizație care neagă propria față și forțând angajații să se îmbrace în

Este mai bine să încredințați angajaților dvs. să lucreze cu purtători de hârtie în stilul vechi decât să le impună o opinie terță, dar moderată, despre documente și despre utilizarea lor. Fiecare angajat este un element important al funcționalității organizației, nu un investigator al eficacității ideilor și modelelor altora de gestionare a documentelor de la terți.

Priorități, dinamică și funcționalitate

Circuitul exterior al circulației documentelor este întotdeauna limitat, nepretențios și diferă prin stabilitatea statică. În general, el nu ar trebui să acorde importanță mai mult decât merită. De exemplu, care este scopul "investirii sufletului" în relațiile cu autoritățile fiscale, de reglementare sau cu partenerii. Puteți diversifica într-un fel procesul de schimb de informații cu agențiile de publicitate, dar acest lucru, pe termen lung, dobândește o formă obișnuită.

Prioritatea propriului sistem de procesare a informațiilor, o parte importantă a cărora este întotdeauna gestionarea electronică a documentelor, nu provoacă îndoieli. Dar întotdeauna și toată lumea este rău pentru timpul și banii pentru a-și crea propriul sistem.

Combinația dintre versiunile clasice ale „unul es“ sau „Galaxy“, care nu este niciodată completă fără „Ixelles“ și o pereche de software economice sau de contabilitate locale trei părți, împreună cu site-ul propriu pentru a avea feedback-ul și documente (comenzi, reclamații, sugestii, .. .) de la clienți și parteneri - starea normală a lucrurilor, personalul este în mod constant de rutină ocupat, și nu există nici un cost.

Dinamica procesului de producție poate oferi o implementare eficientă a funcționalității proprii. Doar în această calitate, managementul documentelor electronice din cadrul organizației este un exemplu demn de imitare și, în contextul realizării propriei idei de afaceri - o dinamică excelentă a indicatorilor de producție, economici și sociali.

Regulamentul privind sistemul de informații al organizației

Orice organizație este un sistem de informații care apare și există într-un mediu similar. Din exterior, organizația primește documente, este necesar, de asemenea, să creeze documente în interiorul organizației, dintre care unele sunt reglementate și obligatorii.

Un program simplu al fluxului de lucru al organizației este un exemplu al modului în care toată lumea face de obicei. Regulamentele privind regulile muncii, rutina zilnică, îndatoririle angajaților - norma obișnuită a lucrurilor, dar foarte puțini oameni sunt implicați în elaborarea "Regulamentelor privind sistemul informațional al organizației".

Din punct de vedere obiectiv, conducătorii organizației pot fi ghidați de orice, pot scrie orice postură și descriere a postului. Dar numai pe cât de mult arsenalul de reglementare intern îndeplinește cerințele realității, eficacitatea și caracterul practic al acestei reguli depind.

Regulamentul privind documentele și circulația acestora

întreprindere sistem de management al documentelor - o parte integrantă a companiilor din sectorul de informații, care rezultă în „Regulamentul privind gestionarea documentelor“ este un supliment la „Regulamentul privind sistemele informaționale ale organizației“, dar este foarte important, și conectarea tuturor elementelor sale constitutive într-un singur sistem de informații.

Dacă managementul intenționează să creeze un exemplu ideal de circulație a documentelor într-o organizație, înseamnă că este într-adevăr implicat în dezvoltarea unei afaceri de succes, are drept scop obținerea de profituri și creșterea bunăstării angajaților.

Particularitatea stadiului actual în domeniul dezvoltării de software, în special, în prima linie în domeniul prelucrării datelor distribuite (exemple de programare pe Internet), este că este practic imposibil de a crea o aplicație mobilă este de auto-adaptare.

Sarcina gestionării documentelor electronice într-o organizație este un exemplu de simplă, dar revelatoare. Aici dinamica este particulară:

• documentele primite și trimise;
• algoritmi pentru procesarea documentelor de afaceri interne și externe.

Scrierea unui cod care poate varia în funcție de modificările date și algoritmi este foarte dificilă. Costurile de timp și resurse nu sunt disponibile pentru fiecare organizație.

Gestionarea documentelor electronice în dinamică

Organizarea fluxului de lucru la întreprindere pe exemplul sarcinii variantei electronice este relevantă, simplă, orientativă și practică. Complexitatea provoacă procesul de proiectare a codului care se poate schimba dinamic. Problema este și timpul de dezvoltare.

Demn de remarcat este fluxul de lucru ordine pe exemplul organizației, deținută de Serviciul Fiscal Federal, Serviciul de Migrație Federal, „Mail Rusiei“, și așa mai departe. N. Mai mult decât atât, nu este necesar pentru a proiecta sistem exact așa cum este suficient să se bazeze structura și conținutul documentelor, de a utiliza o logică de procesare comună.

Apoi, fluxul de documente din organizație = exemplu + caracteristici ale propriei sale idei de afaceri. În prima aproximare, rezultatul nu va fi practic, dar de îndată ce prima punere în aplicare a sarcinilor este pusă în funcțiune, ciclul soluției lor va deveni ireversibil și cu atenția cuvenită rezultatul va fi atins.

Crearea unui sistem informațional capabil să proceseze informații în schimbare dinamică este, în primul rând, dinamica procesului de creație în sine.

Atâta timp cât nu există un mecanism stabilit pentru modificări adecvate ale documentelor de intrare, ieșire și interne, iar codul nu a avut posibilitatea de a face modificări fără participarea programator, pentru a vorbi despre instituirea unui sistem electronic de management document nu va fi posibilă.

Cu toate acestea, să veniți și să implementați propriul sistem pentru a sprijini pe deplin procesele de informare ale organizației este ca și cum ați face un succes strălucit și perfect.