Lucrări de birou - ce este? Munca în birou și circulația documentelor

Succesul multor organizații depinde de o muncă bine construită. Fiecare angajat, și chiar mai mult, ar trebui să înțeleagă munca de birou. Ce este, care sunt caracteristicile sale, principalele tipuri și ce se consideră atunci când se organizează fluxul de lucru?

Concepte de bază

Fiecare societate, indiferent de statutul și numărul de angajați, în cursul activităților sale produce și procesează un număr mare de documente. Toate acestea se referă la documente organizatorice și administrative. Conceptele principale din această chestiune includ lucrul în birouri și circulația documentelor.

Lucrarea de birou se numește tipul de activitate care asigură crearea documentelor oficiale și organizează lucrul cu acestea. La rândul său, în conformitate cu documentul pentru a înțelege o activitate care are ca scop organizarea circulației documentelor în cadrul companiei din momentul în care au fost create sau primite înainte de finalizarea lucrărilor cu ei (trimite destinatarului, livrare la arhiva).

Deseori pentru munca de birou, organizația alocă unul sau mai mulți angajați care controlează procesul.

Nici o întreprindere nu poate exista independent de lege. Este cea care reglementează munca în birouri și circulația documentelor. Întrebările din aceste domenii sunt soluționate de secretari, arhiviști și angajați ai departamentului de personal.

Lucrările la birou se bazează pe stabilirea datelor prin crearea unui act de hârtie sau electronic. În acest sens, există circulația documentelor, adică mișcarea unui document de la momentul creării acestuia până la executarea acestuia. Circulația documentelor poate fi împărțită în interioare și externe.

Cifra de afaceri internă a documentelor este reprezentată de următoarele etape:

1. Elaborarea proiectului de document.
2. Coordonarea cu managementul.
3. Semnarea documentului.
4. Înregistrarea documentului: data și numărul (după publicarea documentului este considerat acceptat pentru executare).
5. Furnizarea de informații către destinatar și control.
6. Executie.
7. Publicarea unui document completat.
8. Distrugerea sau arhivarea documentelor care au expirat.

Cifra de afaceri externă implică următoarele etape:

1. Primirea documentului în cadrul companiei.
2. Înregistrarea documentației primite (este necesar să se controleze executarea documentelor).
3. Lucrul cu corespondența: familiarizare, execuție.
4. Efectuarea unui răspuns dacă este necesar.
5. Înregistrarea în arhivă sau distrugerea.

În ceea ce privește managementul, fluxul de documente este:

• ascendent (de la subordonat la șef);
• descendent (de la autorități la subordonați);
• orizontal (între subordonați).

Fiecare mișcare a oricărui document trebuie înregistrată într-un jurnal special. Aceasta poate fi o carte de bord, o carte de document, un jurnal electronic etc.

Cine este responsabil

Unii angajați nici măcar nu intră în birou. Ce este, secretarul știe bine, deoarece este datoria sa directă de a monitoriza circulația documentelor în cadrul organizației. Secretariatul este obligat să îndeplinească principalele funcții de securizare a biroului cu documente. Având în vedere forma și caracteristica lucrării, fluxul de lucru poate fi împărțit în:

1. Centralizată. Întregul secretariat este într-un departament și este subordonat unui singur superior. Poate fi un secretar senior sau un funcționar.
2. Descentralizată. Secretarii, precum și acei angajați care își pot îndeplini sarcinile, lucrează în diferite divizii ale companiei și sunt subordonați diferitelor șefi.
3. Mixt. Acesta este adesea găsit în întreprinderi mari. Organizarea lucrărilor de birou va depinde direct de tipul de secretariat adoptat.

În organizațiile mici, funcția de grefier poate fi efectuată de orice angajat, căruia i se atribuie această sarcină sau de managerul însuși. Dacă aceste funcții nu sunt precizate în contractul de muncă al angajatului, este necesar pentru îndeplinirea acordului lor suplimentară de a emite, în cazul în care acestea vor fi listate, și să precizeze cuantumul remunerației pentru îndeplinirea atribuțiilor Funcționar.

instrucție

Indiferent de mărimea companiei și de forma ei, managerul nu trebuie să neglijeze disponibilitatea instrucțiunilor de păstrare a evidenței.

Instruirea nu este doar un act normativ, permițând stabilirea muncii în birou. Ce este? Acesta este un document intern al companiei, care este aprobat printr-un ordin de conducere care nu are date de expirare.

Există documente scrise principalele etape ale mișcării, având în vedere lista funcționarilor care au dreptul de a semna un document special, sunt forme de umplere și de înregistrare de probă.

Managementul resurselor umane

Să luăm în considerare munca personalului de la birou. Ce este? Dacă în organizație există cel puțin un angajat, atunci documentele relevante sunt întocmite în mod necesar pentru el.

Gestionarea înregistrărilor de personal este înțeleasă ca circulația documentelor speciale legate de activitatea profesională a unui cetățean. În multe cazuri, întreținerea acestui tip de documentație este încredințată departamentului de personal. Ei trebuie să primească documente de la angajat, să le proceseze și să le păstreze în conformitate cu regulile Regulamentului. În plus, atribuțiile lor includ prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusiv datele secrete.

Lucrările salariale ale personalului sunt efectuate separat de cele generale, în conformitate cu regulile de confidențialitate.

optimizare

În epoca de înaltă tehnologie și informatizarea, există multe companii, nu mici, care continuă să poarte documente de hârtie. Documentele de păstrare a evidenței sunt încă înregistrate în jurnalele obișnuite, iar scrisorile sunt trimise prin poștă.

Aceasta, în primul rând, se datorează reticenței angajaților de a se recalifica și, în al doilea rând, nu toți au sprijin financiar. Dar fiecare manager ar trebui să înțeleagă că investițiile considerabile în optimizare în viitor pot reduce semnificativ cheltuielile companiei.