Ce este un document electronic?

Nivelul de computerizare de astăzi necesită trecerea la o lucrare de tip "fără hârtie". Se bazează pe un document electronic, care, spre deosebire de cel tradițional, se caracterizează printr-o serie de proprietăți și caracteristici noi. Până în prezent, nu există o definiție unică a acestui fenomen în legislația sau în lumea științifică a Rusiei.

Conceptul de "document electronic" a apărut deja în anii 1970. Așa că au început să numească "documente care pot fi citite de mașină". Particularitatea lor este că trebuie să fie create cu ajutorul lui tehnologie de calcul și să fie potrivite pentru procesarea pe un computer. În același timp, rechizitele obligatorii sunt formalizate strict în ordinea stabilită pentru toate documentele.

Document electronic - acest obiect (denumirea, datele autorului, ora, locul creării etc.) și semnătura electronică digitală; 2) partea principală de conținut, inclusiv textul, informațiile grafice și numerice prelucrate în ca un întreg.

Un document electronic trebuie să fie semnat semnătura electronică calificată, ceea ce o face echivalentă cu o lucrare semnată cu mâinile sale. Informațiile sunt prezentate în formular digital (electronic). Datele pot fi percepute folosind calculatoare, transmise prin intermediul rețelelor de informare și de telecomunicații și procesate în sisteme informatice. Dacă este necesar, un astfel de document poate dobândi o formă de afișare vizuală pe ecran și pe hârtie.

Gestionarea documentelor electronice - acest ciclu viața electronică documente la întreprindere (în organizație, firmă) de la primirea lor, schimbarea statului (convenită, adusă la cunoștință, la locul de muncă, semnată, închisă etc.), înainte de a fi scrisă în arhivă. Un astfel de flux de lucru este denumit uneori "flux de lucru", care caracterizează circulația documentelor ca un singur flux de lucrări individuale într-un anumit proces de afaceri. toate sistem electronic de gestionare a documentelor include software-ul necesar pentru organizarea și susținerea ciclului de viață al acestor documente.

Documentele electronice și fluxul de documente pe bază au un număr de avantaje în comparație cu cele tradiționale. Ele permit angajaților organizației să controleze nu numai propriul loc de muncă, ci întregul proces. Utilizarea unei arhive electronice este mult mai convenabilă decât hârtia. Puteți găsi documentul în câteva minute, timpul pentru trecerea coordonării și execuției acestuia este redus. În general, este mai economic decât hârtia. Există destul de puține programe electronice de gestionare a documentelor (Motiv, E1 Eufrat, DocsVision, 1C: Document Management, etc.).

Până în prezent, există o experiență străină în reglementarea relațiilor în domeniul documentului electronic din punct de vedere juridic. În Rusia, problema reglementării acestor relații nu a avut niciodată o soluție legislativă, deși s-au făcut încercări de a adopta o lege corespunzătoare (2005). Adoptarea unui act legislativ privind acest tip de document este una dintre cele mai urgente domenii de reglementare legislativă.