Rularea documentelor este o legătură importantă în fluxul de lucru

În conformitate cu documentul să înțeleagă regulile prin care au semnat soluții în avans întreprinderii sau instituției din momentul în care ajung la stocarea arhivelor. Baza acestui concept este de a produce documentul, examinarea transferului organismelor executive, care efectuează modalitățile de punere în aplicare, certificarea, înregistrarea, trimite-le pentru depozitare.

Acesta este un proces care ia în considerare cazurile de mișcare a documentelor împreună cu viteza de mișcare a acestora prin aceste situații. Document management - un proces care trebuie să fie echilibrat cu activitățile de informare ale aparatului administrativ, documentația fiecărei soluții individuale, stocarea documentelor nou sosit.

Un număr mare de deficiențe în activitățile multor aparate de gestionare se datorează tocmai organizării slabe a mișcării documentelor. De exemplu, procesul de rotație a documentelor decizia de management trebuie să includă trei componente obligatorii:

• suport informatic decizia luată (aceasta include informații fiabile care confirmă corectitudinea deciziei);
• documentarea deciziei în sine (document administrativ);
• controlul implementării (care include organizarea lucrării propuse, metodele de îndeplinire a sarcinii, respectarea termenilor și condițiilor).

După cum puteți vedea din exemplul de mai sus, fluxul de lucru este colectarea de informații, pe baza căreia se va emite o decizie administrativă - pregătirea deciziei în sine, inclusiv editarea, negocierea, redactarea, până la aprobare. Toate aceste etape necesită deplasarea unui document, nu numai între subdiviziunile structurale ale întreprinderii, ci și între interpreți, variind de la tehnicieni, experți, terminând cu liderii. Concluzia din acest exemplu este că, cu cât viteza de deplasare a unui document, cu atât calitatea executării sale în fiecare etapă, cu atât mai bine compania care gestionează procesul în ansamblu.

Termenul însuși a apărut în literatură în anii 1920. Apoi sa crezut că fluxul de lucru - este o organizație lucrări destinate construcției raționale aparate de stat în general, repartizarea responsabilităților între diferiții artiști interpreți sau executanți și servicii. În 1931, Institutul de Inginerie de Control a făcut prima încercare de a reglementa unificarea principiile de organizare munca în birouri. S-au stabilit regulile conform cărora trebuie primite primirea documentelor, regulile de executare, reglementarea semnării. Următoarele etape ale dezvoltării economiei au primit o reglementare legislativă a unui astfel de concept ca munca clericală, unde accentul principal a fost pus pe operațiunile tehnice individuale. Programul de circulație a documentelor nu a fost menționat de aceste acte legislative, deși, în esență, totul se referea la organizarea circulației documentelor. Din 1974, a fost semnat documentul principal care reglementează întregul proces de circulație a documentelor, care a fost în vigoare până în prezent.

Acest act este numit „Sistem de stat unificat de birou“ (EGSD), puncte care sunt dedicate organizării de circulație a documentelor, metode tehnologice de prelucrare și aplicare a normelor. În această colecție, el a formulat regula de bază: „Documentul - o mișcare rapidă a instrumentului în modul cel mai concis, să includă un timp minim și de muncă“ Doar prin aplicarea regulii aprobate în practică, se poate conta pe îmbunătățirea vieții populației țării, creșterea economiei statului.

Pentru a atinge aceste obiective, avem nevoie de manageri inteligenți, disciplinați și responsabili, pentru care implementarea gestionării documentelor bazată pe YGSD va fi o chestiune de onoare și de conștiință.