Examinarea valorii documentelor

Activitatea oricărei întreprinderi este legată în primul rând de formarea unui număr imens de documente, diferite în ceea ce privește conținutul și natura. Dar nu toată documentația este valoroasă. Unii pot deveni o sursă pentru studierea vieții economice, culturale și politice, deoarece aceștia poartă informații valoroase. Alte documente au o importanță practică îngustă. În consecință, rolul tuturor documentelor nu poate fi considerat același. Sarcina principală a examenului este de a determina documentația valorii istorice și de ao alege pentru stocare. Valoarea este determinată de capacitățile de informare ale documentelor, datorită semnificației științifice, istorice, economice, sociale, culturale sau politice.

Examinarea valorii documentelor - identificarea valorii socio-culturale, științifice și istorice a documentului și semnificația practică a acestuia pe baza principiilor și criteriilor de valoare pentru selectarea pentru depozitarea și stabilirea condițiilor de depozitare.

Examinarea documentelor se efectuează, de regulă, de o comisie specială de experți înființată la întreprindere. Comisia este creată din rândul angajaților mai calificați, prin ordinul șefului organizației, format din patru sau cinci persoane. În mod obligatoriu, membrii comisiei sunt contabilul-șef, șeful arhivei și șef de departament suport de documentație.

În procesul de lucru, comisia se bazează pe principiile dezvoltate de practica și teoria arhivelor. Acestea sunt principiile comprehensivității, istoricismului, neutralității și complexității socio-politice.

Având în vedere aceste principii, au fost elaborate criterii pentru examinarea documentului. Criteriile sunt un set de caracteristici pe care trebuie să le corespundă documentația. În prezent, există trei grupuri principale de criterii pentru determinarea valorii datelor:

1. originea;

2. conținut;

3. Caracteristici externe.

Grupul de criterii pentru originea documentului include următorii parametri:

1. Semnificația persoanei sau instituției care a creat documentația. Cu cât este mai important rolul său în economia națională, sistemul de administrație de stat, știință, cultură și alte ramuri, cu atât mai valoroase vor fi datele.

2. Locul și ora formării documentelor. Informațiile importante sunt înregistrate, înregistrate simultan cu evenimentul descris sau imediat după aceasta. În plus, informațiile vor fi mai importante dacă sunt fixate în același loc unde a avut loc evenimentul.

3. Intensitatea documentației. Informațiile vor fi cu atât mai valoroase, cu cât există mai puține publicații.

Astfel, examinarea valorii documentelor are ca scop evidențierea documentelor care reflectă istoria vieții publice sau a unei organizații particulare în momente cruciale.

Criteriile de conținut cuprind următorii parametri principali:

1. Importanța informațiilor. Documentele care conțin informații unice vor primi o evaluare amplă în cadrul examenului.

2. Tipuri de documente. În procesul de lucru, ar trebui să se acorde prioritate documentelor concepute pentru a înregistra cele mai importante aspecte ale activităților organizației și viața societății.

3. Repetați informațiile. Informațiile vor fi cu atât mai valoroase, cu atât mai des se întâmplă.

Criteriile pentru caracteristicile externe includ:

1. Autenticitatea documentelor. Examinarea valorii documentelor este, de asemenea, necesară pentru evaluarea autenticității informațiilor. În cazul în care o copie este evaluată, aceasta trebuie să fie corect emisă și certificată.

2. Forța juridică a documentației. O importanță deosebită în procesul de lucru în birou, așa cum am menționat deja, este executarea corectă a documentației.

3. Gradul de siguranță al documentației.

4. Caracteristici artistice.

Aceste criterii sunt considerate condiționate. Examinarea valorii documentelor poate include și alte criterii, în funcție de obiectivele și caracteristicile specifice ale întreprinderii.