Ce este un document? Tipurile de documente ale organizației. Managementul resurselor umane

Realizarea hârtiei este efectuată de orice întreprindere privată și de stat. Fără ea, este pur și simplu imposibil să păstrați înregistrări. La locul de muncă sunt adesea folosite concepte precum "normativ", "cadre", "forme", "eșantioane", "document". Tipurile de documente sunt împărțite în mai multe tipuri, în funcție de scop. Să luăm în considerare elementele de bază ale acestora și, în detaliu, ne vom opri în munca de personal.

evidență

Activitatea oricărei organizații este imposibilă fără acompaniament documentar. În afară de documentele contabile și de personal, există o serie de alte. Toate acestea sunt subdivizate în anumite tipuri și au un tip corespunzător. Luați în considerare ce înseamnă "document". Tipurile de documente de orice conținut sunt foarte asemănătoare între ele datorită prezenței acelorași elemente. Informația, formalizată conform cerințelor uniforme, permite sistematizarea datelor și simplifică foarte mult activitatea organizației. Mai jos este o listă de atribute care sunt prezente în documentele principale ale organizației, indiferent dacă acestea sunt realizate pe suport de hârtie sau în format electronic.

Elementele necesare ale documentului

Orice informații de reglementare emise trebuie să respecte cerințele specifice privind aspectul și conținutul. Documentul trebuie să conțină un număr de atribute:

- Data. Relevanța informațiilor este reprezentată de acest indicator principal.

- Numărul. Acesta este, de obicei, creat în conformitate cu nomenclatorul aprobat sau se poate schimba în mod direct împreună cu alți indicatori, de exemplu, o dată.

- Numele organismului care a creat documentul. De regulă, aceste date într-o singură organizație nu se modifică, este indicată numai afilierea structurală.

- Print. Absența sa pe document o face incompetentă. În majoritatea cazurilor, pe un document, acest element este legat în mod inextricabil de următorul atribut.

- Semnătura. Certificarea informațiilor în acest mod este principala confirmare a corectitudinii datelor. Dar manualul sau "cursa" electronică a oficialului pe document nu este suficient. Intrarea oficială în vigoare în majoritatea cazurilor are loc numai dacă există un sigiliu.

- Ștampila. Nu are o forță juridică ca un sigiliu. Conține informații despre numele organizației și cerințele sale. Dar scopul său principal este de a înregistra informațiile transmise prin punerea datei și a numărului de serie.

Forme de documente pentru interacțiunea cu alte organizații

Toate informațiile care intră în mediul extern de la această organizație trebuie să fie luate în considerare și sunt de obicei numite corespondență de ieșire. Atributele principale ale acestor documente sunt ștampila, ștampila și semnătura. Data specificată este înregistrată în jurnalele speciale, ceea ce face ca sistemul de contabilitate să fie sistematizat. Principalele forme de documente pentru interacțiunea cu alte organizații includ scrisori de afaceri, recursuri, reclamații. Contabilitatea pentru primirea unor astfel de lucrări ca și corespondența primită se efectuează și sub forma înregistrării, cu atribuirea unei date și a unui număr.

Document intern. Tipuri de documente care reglementează activitățile organizației și relațiile cu angajații

Reflecția interacțiunii în cadrul întreprinderii se manifestă într-unul dintre tipurile de trafic și furnizarea de informații:

1. Documente interne de reglementare și actuale. Acestea includ acte, ordine, minute și alte documente care reglementează și reflectă activitățile organizației.

2. Tipul de hârtie "organizator-lucrător". Oricare dintre ele poate fi numită conceptul general de "document de personal". Tipurile de documente pentru contabilitatea personalului sunt împărțite în două tipuri de interacțiuni:

- de la organizație la angajat;

- de la angajat la organizație.

Lista principală include aplicații, ordine, protocoale, acte, instrucțiuni, procuri, rezumate etc. Probele de documente din categoriile specificate în fiecare organizație pot să difere una de cealaltă, dar sunt încă tipice în conținutul lor. Activitățile contabile ar trebui să se desfășoare pe baza unor cerințe generale. Lista documentelor obligatorii ale personalului include:

- Acte normative locale. Acestea includ: un orar, personal, programul de sărbători, regulile de procedură, documentele pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, contabilitatea remunerării forței de muncă.

- Documente actuale. Acestea sunt contracte, date de înregistrare, înregistrări de personal și ore lucrate, informații administrative etc.

Toate documentele organizației sunt incluse în nomenclatură și au codul corespunzător acesteia.

Documente virtuale

Datorită progresului tehnic modern, gestionarea cazurilor a devenit complet automatizată. De fapt, fluxul de lucru este 100% electronic în toate organizațiile. Dar, în același timp, o parte semnificativă este încă tipărită pe hârtie. Odată cu introducerea dreptului la o semnătură electronică și a legalității sale juridice, se intenționează abandonarea completă a purtătorilor materiale de informații în viitor. Adică comunicarea de afaceri și schimbul de date vor fi virtuale. Acest lucru va economisi în mod semnificativ timpul și va reduce durata perioadelor de circulație a valorilor mobiliare între organizații.