Clasificarea documentelor: criterii de bază

Pentru a înțelege cu ușurință un număr mare de documente, reguli speciale pentru redactarea și prelucrarea acestora, clasificări diferite, precum și formele și metodele adecvate de lucru cu ele.

Este demn de remarcat faptul că clasificarea documentelor este extrem de importantă, deoarece contribuie la evidențierea caracteristicilor lor specifice și le permite să le utilizeze cel mai rațional. Este unul dintre cele mai vechi și până la sfârșitul problemelor neterminate, a căror dezvoltare a început abia la sfârșitul anilor `60. Cele mai multe abordări ale distribuției documentației la grupuri individuale au vizat anterior doar caracteristici specifice în ceea ce privește domeniul de activitate sau o anumită știință. Și numai recent a fost o clasificare multilaterală a documentelor bazate pe informație și pe componentele materiale.

Toate documentele pot fi împărțite în funcție de următoarele criterii:

1. Circumstanțele funcționării lor în spațiu și timp. Să ia în considerare regularitatea publicării (periodice și non-periodice), timpul de apariție (original, original, copie, duplicat), locul de fabricație (regionale, naționale sau străine);

2. Componenta de informare.

• să acorde atenție conținutului și nivelului de generalizare a informațiilor (documentație primară și secundară);

• clasificarea documentelor include dimensionalitatea informațiilor înregistrate privind dimensiunea (formatul) și numărul de pagini (volum);

• separarea în funcție de modul în care sunt percepute informațiile (documentele pot fi citite de o persoană sau necesită un echipament tehnic special);

• această clasificare a documentelor include și caracterul mijloacelor iconice prin care sunt înregistrate informațiile (forme textuale și non-textuale);

• prin metoda de înregistrare a datelor se face distincția între scris, scris, mecanic, magnetic, fotografic, optic, laser și documente electronice.

3. Componenta materială, care include anumite criterii (de exemplu, material purtător de informații, precum și forma și designul acesteia).

Merită remarcat faptul că distribuirea documentației pentru grupuri individuale în conținut și formă vă permite să organizați mai eficient lucrările cu aceasta.

Este demn de menționat faptul că există, de asemenea, o clasificare corespunzătoare a documentelor contabile până în prezent, care ia în considerare conținutul lor, locul și procedura de elaborare, aplicare, precum și o metodă de utilizare.

Această clasificare documente contabile include următoarea subdiviziune în tipuri:

• în funcție de scop - formalități administrative și executive, formalități contabile sau combinate;

• în ordinea compilării - primar și sumar;

• documente interne și externe;

• prin modul de utilizare - disponibil și acumulator;

• în funcție de conținut - bani, decontare și materiale.

Trebuie spus că această clasificare include o serie de criterii și este extrem de largă, astfel încât fiecare document se referă la diferite grupuri, în același timp, dar pot fi caracterizate prin trăsături specifice și utilizate numai în domeniul relevant.