Reguli de înregistrare a documentelor

Activitatea oricărei entități de afaceri are legătură cu necesitatea de a compila un număr mare de documente, a căror înregistrare este legată de formularele unificate și, de asemenea, are o funcție managerială și zilnică (certificate și ordine, mandate și ordine). Destul de des există întrebări despre dimensiunea câmpurilor și fontului, despre locația ștampilelor etc.

Regulile pentru emiterea documentelor sunt guvernate de GOST-urile. Aceste acte normative și legale sunt elaborate și aprobate la nivel federal. Cerințele conținute în acestea sunt de natură recomandatoare. Ei își găsesc cererea în administrarea și documentele organizatorice, care sunt incluse în sistemul unificat. Acestea includ ordinele și deciziile, deciziile și ordinele, actele și protocoalele, scrisorile etc.

Regulile de înregistrare a documentelor stabilesc lista cerințelor care le conțin, precum și cerințele pentru înregistrarea lor. În anexele la GOST există exemple de formulare. Datorită faptului că standardele de pregătire a documentelor au un caracter consultativ, fiecare entitate trebuie să emită act normativ local. În el și va fi fixat ordinea de lucru de birou.

Formularele pe care se fac documentele trebuie să corespundă formatelor A4 sau A5. Hârtia trebuie să fie de culoare albă. Este permisă utilizarea unor forme de tonuri ușoare. Marginea din dreapta a documentului nu trebuie să depășească zece milimetri. Celelalte trei - pentru a separa textul de marginea foii cu cel puțin doi centimetri.

Normele de înregistrare a documentelor prevăd posibilitatea introducerii pe formulare:

- emblema de stat a Rusiei;

- emblema subiectului Federației Ruse;

- emblemele organizației.

Reguli de proiectare rechizite de documente să reglementeze plasarea acestor semne peste denumirea entității comerciale. Chiar și mai puțin pe formular sunt datele de referință ale organizației. Acestea sunt:

- numărul de înregistrare de stat în organisme controlul fiscal BIN;

- TIN / CPR, pentru înscrierea în Ministerul Impozitelor și Datoriilor;

- OKUD, clasificat ca codul formei documentului care urmează să fie întocmit;

- Codul OKPO.

Normele generale pentru prelucrarea documentelor prevăd că recuzita, care este numele organizației, trebuie să corespundă celei care este înregistrată în actele statutare. Dacă o entitate comercială are o abreviere scurtă, atunci ar trebui să fie indicată. Elementul de referință obligatoriu este și numele organizației care îndeplinește funcția de superior.

Numărul documentului în baza căruia a trecut procedura de înregistrare include numărul ordinal, care poate fi completat cu indicele fixat în nomenclatorul cazurilor, precum și notificarea artiștilor interpreți sau executanți, a corespondentului etc.

Normele de înregistrare a documentelor prevăd aplicarea denumirii destinatarului. Ele pot fi atât organizații, cât și unități care fac parte din structura lor, precum și persoane și funcționari. Documentul este aprobat fie cu ajutorul unei semnături de către persoana autorizată, fie prin elaborarea unui act separat. Formularul poate fi transferat executorilor cu o rezoluție. Această recuzită conține formularea unei sarcini specifice, precum și momentul implementării acesteia.

Titlul ar trebui reflectat tipul de document, și includ, de asemenea, un rezumat. Textul principal, care este compilat în limba de stat în conformitate cu actele legislative, este realizat sub forma unei narațiuni coerente, a chestionarelor, a tabelelor și a conexiunilor tuturor acestor elemente. Prima parte a documentului reflectă obiectivele urmărite prin publicarea sa, iar în a doua parte se iau decizii, se fac concluzii sau se solicită propuneri.

În partea inferioară a formularului, se atașează recuzele de semnătură, precum și coordonarea. Documentul este ștampilat. Aceasta servește pentru a confirma autenticitatea semnăturii date de funcționar.