Care este fluxul de lucru dintr-o organizație?

Orice firmă ar trebui să reflecte procesele din ea în documente. Este necesar pentru organizarea internă, este necesar pentru întocmirea rapoartelor în diferite organe de supraveghere. Și toate documentele și informațiile utilizate sunt actualizate în mod constant: unele apar, altele devin caduce. În fine, există un schimb între unități, departamente, doar specialiști. Acest întreg proces este fluxul de documente din organizație.

Documentul în sine este un obiect material pe care informațiile sunt înregistrate sub formă de text, înregistrarea audio sau imagini video. Ultimele două categorii sunt încă cu ceva timp în urmă, în general, în calitate documente legale persoanele nu au fost luate în considerare. Cu toate acestea, acum, când organizarea gestionării documentelor electronice se dezvoltă la rate fără precedent, astfel de formulări nu surprind pe nimeni. Un document este destinat pentru stocarea și transferul acestor informații către alte persoane și sunt furnizate metode de protecție împotriva utilizării neautorizate.

Cum să începeți fluxul de lucru în întreprinderile mici

Firește, există anumite principii care trebuie respectate atunci când se formează circulația documentelor în organizație. Să le caracterizăm doar pentru asta a persoanei juridice create.

Primul lucru care trebuie făcut este de a crea cel puțin un scurt registru al documentelor necesare activității. Nu există o astfel de lege, unde ar fi fost bine documentate. Dar există o practică stabilită.

Trebuie să existe un statut, certificate de înregistrare etc. Toată documentația începe cu ele, care la început se va potrivi într-un fișier.

Dar atunci vor începe să se acumuleze documente primare, care, apropo, ar trebui să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani. Acestea includ facturi, facturi, documente de plată - orice poate confirma legalitatea tranzacțiilor. Aceasta este considerată cea mai importantă categorie.

În plus, fluxul de documente din cadrul organizației ar trebui să prevadă acumularea de contracte cu partenerii și omologii - acele acorduri care însoțesc omul de afaceri pe parcursul întregii sale activități. Aici puteți folosi experiența predecesorilor. Efectuând un contract de închiriere de spații, încheind un contract cu o companie străină, puteți utiliza eșantioane de eșantioane. Acestea combină prevederi obligatorii cu cele în care puteți lua inițiativa.

În cele din urmă, în interiorul departamentelor sunt create documente interne și rămase permanent în interiorul dulapurilor de birouri. Acestea includ diferite tipuri de regulamente, instrucțiuni, ordine, rapoarte și așa mai departe. O linie separată poate fi numită doar documentația privind salariile angajaților. Există cerințe legislative foarte stricte în ceea ce privește compilarea și termenii de stocare în arhivă.

Ce să ia ca bază?

Ca urmare, pentru a crea un flux de lucru mai mult sau mai puțin satisfăcător în organizație, va fi necesar să revizuiți o mulțime de instrucțiuni și legi. Dar vă puteți sfătui și alta: să luați ca probă o entitate juridică similară cu un regim de impozitare similar și cu o istorie de activitate. Și dacă a existat deja un audit fiscal, atunci puteți obține o consultare de bună calitate.

Ca rezultat, circulația documentelor unei organizații clasificate ca o întreprindere mică nu este foarte dificil de organizat. Este necesar doar să arătăm o scrupulozitate.

Mai dificil în companii mari, care este un sistem în care circulația documentelor trece un ciclu complet: creare, de înregistrare, de destinație sau de transfer de transfer de executor, cunoștință, și în cele din urmă de execuție. Ele oferă chiar slotting - scheme care să reflecte documentele de procedură de circulație, începând din momentul în care sunt create, și se încheie cu transferul depunerii lor. Firește, unificarea nu este posibilă din cauza diferenței dintre structurile întreprinderilor. Prin urmare, fiecare organizație dezvoltă aceste diagrame independent.