Formarea cauzelor. Dosarul personal al angajatului: documente, trucuri de referință, perioade de depozitare

Formarea cazurilor angajaților este un proces care este obligatoriu pentru aproape toate companiile. Conform regulilor stabilite în Rusia, fiecare angajator trebuie să aibă un dosar unic pentru fiecare angajat. Acest document este capabil să caracterizeze un subordonat de la locul său de muncă. Afacerile personale se găsesc nu numai la locul de muncă, ci și, de exemplu, la universitate. În orice caz, acest document este important. Trebuie să fie bine formată. Dar cum se poate face acest lucru? În ce cazuri nu este necesar să păstrați o astfel de documentație? Ce poate și nu poate fi pus într-o chestiune personală? Nu este atât de greu de înțeles toate acestea, așa cum pare.

Definiția unui fișier personal

Dosarul personal al angajatului este un fel de document în care este stocată toată documentația cadrului specific relativ. Se compune dintr-o copertă și documente speciale legate de un subordonat.

Acest tip de documentație se creează din momentul plasării locului de muncă. Și ar trebui să conducă până când angajatul este concediat. Apoi fișierul este transferat în arhivă pentru stocare. Nu puteți șterge acest document pentru o anumită perioadă de timp.

Formarea cazurilor este departe de cel mai obligatoriu proces. În unele cazuri, puteți să o evitați. Dar atunci va fi foarte dificil să colectăm informații despre un subordonat particular. De obicei, această procedură se desfășoară în organizații mari. Se creează o bază de date integrată, în care sunt afișate informații pentru fiecare subordonat.

Necesar sau opțional?

Sa spus deja că nu este necesară desfășurarea activității angajaților. Dar pe orice întreprindere respectatoare de sine există o astfel de documentație. Atunci când formarea dosarului este obligatorie și când nu?

Legislația nu prevede reguli în acest domeniu. Dar, în practică, se dovedește că întreprinderile mari formează treburi personale asupra subordonaților lor, iar cei mici nu. Se recomandă abordarea acestei probleme firmelor cu cifră de afaceri mare.

Adesea, organizațiile desfășoară treburi personale nu pe toți subordonații, ci numai pe anumite categorii de angajați. Cel mai adesea sunt:

• liderii;
• directori adjuncți;
• lideri de specialitate în companie;
• angajații care lucrează cu valori materiale (de exemplu, casieri);
• oameni care au ocazia de a-și dezvolta cariera.

Este recomandat să nu fii leneș și să conduci astfel de documente pe toți subordonații. Procesul de formare a cazurilor angajaților nu este atât de greu de reținut. Numai departe de toate documentele care reflectă informații despre cadru pot fi stocate aici. Ce caracteristici ale procesului ar trebui să-mi amintesc? Chiar și cea mai mică încălcare pentru angajator se poate dovedi nu în cel mai bun mod. Prin urmare, trebuie să studiem cu atenție sarcina.

depozitare

Sa spus deja că afacerile personale ale subordonaților, chiar și după ce persoana a plecat, rămân în companie. Pe mâinile lor nu se eliberează, ci se află în arhive speciale. Chiar și stocarea electronică a informațiilor despre cadre este permisă. Dar în versiunea de hârtie a cazului ar trebui să aibă loc.

Există câteva reguli pe care șeful va trebui să le urmeze. Păstrarea unui caz este aproape un proces nesfârșit. Nu puteți distruge aceste documente timp de 75 de ani de la încetarea forței de muncă.

Din acest motiv, multe companii încearcă să nu se obosească cu colectarea de informații despre anumiți subordonați. Numai un număr mic de corporații există pentru mai mult de 75 de ani. Deseori, firmele se deschid și se închid, iar dosarele personale rămân în arhive.

Pentru a simplifica stocarea dosarului, sunt inventate diverse reguli. Practic, stocarea acestor documente apare după sortarea în ordine alfabetică. Se recomandă, de asemenea, crearea de arhive de ani de zile. Această abordare va simplifica căutarea de informații despre angajații care au găsit un loc de muncă la companie la un moment dat.

Există încă o trăsătură în această chestiune. Problema este că unele fișiere personale sunt ținute permanent în arhivele companiei. Și ei nu sunt distruse, fie de 10 ani sau peste 100. Conform acestei reguli liderii dosar căderea organizației, precum și în cazul funcționarilor publici. Nu uitați de subordonați, care au premii, medalii și o varietate de titluri.

acces

Următorul moment este o chestiune de acces la documentația studiată. Deseori, dosarul angajaților are date destinate exclusiv angajatorului. Și nu au nevoie să cunoască majoritatea muncitorilor.

Adesea, cazurile sunt criptate, accesul la acestea este doar din partea conducătorului întreprinderii, precum și din partea ofițerului de personal care este angajat în formare. Subordonaților simpli nu li se permite să vizualizeze informațiile colectate.

Angajatorul garantează confidențialitatea angajaților. Acest tip de informații nu este distribuit publicului larg. La cerere, copii ale documentației sunt furnizate personalului în ziua concedierii. Compania este responsabilă față de subordonați pentru siguranța informațiilor disponibile în probleme personale.

De asemenea, ar trebui să fie amintit o dată pentru totdeauna - dosarul nu este eliberat subalternilor sub orice pretext. Angajații nu au dreptul să ia dosare personale, precum și să solicite extrădarea lor. Numai când plecați, puteți solicita date de aici. Angajatorul eliberează cadrului numai copii ale informațiilor stocate în fișiere personale. Celălalt nu este necesar. Nici un subordonat nu are dreptul să retragă această documentație din transferul către o altă societate sau cu suspendarea definitivă a contractului de muncă. Sa spus deja - fiecare angajator păstrează un dosar pentru angajați timp de 75 de ani. Această perioadă poate fi mărită în anumite circumstanțe.

Componente obligatorii ale afacerilor personale

Acum, un pic despre cum se face exact această documentație. De fapt, regulile de formare a cazurilor subordonate nu sunt stabilite legal. Și această problemă este decisă de conducerea companiei. În sine, determină ce informații trebuie stocate și cum să sistematizeze fișierele subordonaților. Aceasta este principala problemă a întregului proces de formare.

Cu toate acestea, indiferent de alegerea regulilor, unele date din orice scenariu vor fi stocate în fișierul personal. Ce documente se găsesc în toată această documentație? Acestea sunt:

• chestionarele solicitantului;
• cererile de angajare;
• ordinele pentru prestarea unui loc de muncă;
• cererile de concediere (dacă există);
• ordinele de concediere;
• acționează asupra emiterii registrelor de muncă (la cerere sau atunci când subordonații sunt concediați).

Lista de mai sus este obligatorie. Dar cu alte informații pot apărea anumite probleme. La urma urmei, nu toate informațiile despre subordonați pot fi introduse într-o chestiune privată. Există câteva restricții în acest sens. În ce puncte ar trebui să acordăm atenție evitării plângerilor legate de formarea incorectă a dosarelor personale ale personalului?

interdicții

De fapt, dacă vă grăbiți cu adevărat în toate problemele de înregistrare și de formare a documentației personale a angajaților, puteți deveni confuz. Prin urmare, înainte de a începe arhiva, trebuie să vă amintiți doar câteva caracteristici. Sau, mai degrabă, interdicții. Acestea sunt relevante pentru toate întreprinderile, indiferent de regulile stabilite. Nu puteți:

1. Mențineți documentele temporare și permanente într-un singur loc. Dosarul lucrătorilor ar trebui să fie locuri separate, pentru a putea pune documentele care sunt numai temporar printre dosarul personal. De asemenea, aceasta prevede stocarea informațiilor de bază.
2. "Propagați" documentația. Nu se recomandă stocarea oricăror documente în afacerile angajaților cu duplicate. Într-un singur dosar - o copie.
3. Pentru a introduce informații prea personale. De exemplu, despre credințele religioase. Aceste informații pentru angajator sunt, în general, considerate inutile. Prin urmare, crearea de cazuri permite stocarea numai a documentelor utile angajatorului, reflectând calitatea muncii subordonaților.

Și ce documente specifice pot fi conținute în dosarele în cauză? Ce, pe lângă documentele enumerate mai sus, apare în practică în chestiuni personale? Pentru a evita greșelile, puteți urma sfaturile de colectare a informațiilor pentru personalul dosarului.

Documentație comună

Compoziția dosarului personal este variată. Sa spus deja că societatea însăși stabilește regulile pentru păstrarea acestei documentații. Prin urmare, este imposibil să spun exact ceea ce este introdus în arhive. Documentele care se întâlnesc fără probleme au fost deja listate. Dar pentru a evita orice greșeli, a fost inventată o anumită listă de valori mobiliare admise la depozitare. Ce ar trebui să fie în dosarul personal? Dacă excludeți obiectele enumerate anterior, va rămâne (sub formă de copii predominant):

• o copie a pașaportului cetățeanului;
• SNILS subordonat (copie);
• INN (nu originalul);
• bilet militar;
• (documente) privind educația;
• fotografii (nu personale, concepute pentru chestionare);
• caracteristicile din trecut (dacă există);
• Descrierea postului pentru un loc de muncă;
• autobiografie.

Nu uitați că orice angajator responsabil, pentru a se conforma proceselor de lucru, precum și pentru a-și asigura propria siguranță, face diverse acte. De exemplu, privind refuzul unei semnături ordinea de concediere. O astfel de documentație ar trebui de asemenea păstrată în fișiere private. Rezultatele muncii de evaluare și alte ordine care afectează funcționarea unui cadru - este încă câteva elemente permise pentru a fi incluse în dosar.

Un alt punct important este păstrarea așa-numitului inventar al dosarelor personale. Un document care poate aduce o mulțime de probleme angajatorului. Trebuie să fie obligatorie în orice problemă personală. În caz contrar, puteți învinui conducerea că unele documente sunt atașate ilegal. O înregistrare personală este un document special care enumeră întreaga documentație atașată dosarului. Acesta este situat chiar la începutul dosarului. Fără inventar, angajatorul poate avea probleme. Angajatul este în măsură să acuze de fals sau de furtul anumitor documente.

Formarea unui caz personal - procesul nu este atât de dificil, dacă este bine pregătit pentru el. Angajatorul ar trebui să introducă aici doar toate informațiile importante privind activitățile angajatului. Dar informațiile personale despre personal nu sunt permise. Un exemplu a fost deja dat cu religia. Compoziția familiei și specificul conducerii unui mod de viață al unui subordonat sunt, de asemenea, tabu.

Dar unele realizări ale angajatului trebuie făcute în chestiuni personale. Aceasta nu este o componentă obligatorie, dar este recomandabil să nu o neglijeze. Mai ales când vine vorba de un cadru cu adevărat talentat. Este permisă introducerea informațiilor despre premii, titluri, diplome, medalii, diplome primite.

Nu prea mult

Documentele dintr-un fișier personal pot fi diferite, acest lucru este de înțeles. Lista exactă este stabilită de fiecare întreprindere la discreția administratorului. Dar cea mai comună listă de lucrări a fost deja listată. La crearea și menținerea unui dosar, trebuie ținut cont de o regulă mică. Acesta este un element obligatoriu, a cărui încălcare nu este permisă. Efectuarea afacerilor personale este o ocupație responsabilă. Ea necesită o atenție deosebită.

Este vorba de dimensiunea fișierelor personale. Conform regulilor stabilite, se poate spune că grosimea dosarului atribuit dosarului unui cadru anume nu trebuie să depășească 4 centimetri. Dacă volumul depășește limita stabilită, este mai bine să începeți o afacere nouă. Și, într-o oarecare măsură, marcați-o sub masca continuării documentației existente.

În practică, foarte rar există cazuri, care au o grosime de peste 4 centimetri. Prin urmare, trebuie doar să vă amintiți regula și să nu vă faceți griji că nu o faceți. Dacă există o mulțime de documentații pentru cadru, se face o verificare specială. Potrivit rezultatelor sale, angajatorul decide să împartă fișierul în mai multe părți.

Cerințe de bază

Ordinea formării cazurilor este simplă. Este suficient să determinați ce documentație poate fi stocată aici. Apoi, rețineți limitările menționate anterior. Și apoi afacerea este deja în curs de creare. Primul pas este să faci o copertă. Este suficient să achiziționați foldere speciale numite "Case". De obicei, stochează toate documentele din acest cadru.

În continuare, pe pagina de titlu (în acest caz pe coperta dosarului) sunt scrise informații personale despre cadru. Anume - numele complet. Data de începere a documentației este obligatorie în partea de jos. Ce ar trebui să fie în dosarul personal?

Prima pagină este atașată inventarului. Puteți să o neglijezi, dar nu este recomandată. Această lucrare facilitează foarte mult viața și elimină o parte din răspunderea angajatorului pentru siguranța transportatorilor de informații plasați în dosar - ceea ce nu este indicat în inventar nu este stocat în fișierul personal.

După aceea, o varietate de documente sunt plasate în dosar, care sunt direct legate de subordonat. Astfel se formează compoziția cazului personal. Este recomandabil să se pună la dispoziție exemplare sau documente originale așa cum au fost primite - mai întâi un chestionar al solicitantului, apoi o cerere de angajare, un ordin al angajatorului de a desemna o anumită poziție și așa mai departe. Cazul se încheie cu ordonanța de concediere și actul semnat la primirea cărții de lucru.

Nu e tot. Procesul de formare a cazurilor este o muncă laborioasă, deși este relativ simplă. Există o altă restrângere mică care poate aduce inconveniente angajatorului. Personalul, care realizează informațiile din fișierele personale ale subordonaților, ar trebui să monitorizeze numărul de foi din dosar. Acestea nu ar trebui să fie mai mult de 250 de bucăți. În exces, se pornește cea de-a doua parte a fișierului personal pentru acesta sau pentru acel lucrător.

revistă

Acum este clar modul în care formarea de cazuri de angajați în companii. Acesta nu este sfârșitul procesului. Dacă întreprinderea a decis să păstreze acest tip de documentație, trebuie să aibă un jurnal special al fișierelor personale. Ce este?

Această componentă este o listă a tuturor dosarelor disponibile pentru angajați. Aici sunt publicate numerele cazurilor inițiate, datele personale (personale) ale subordonaților, data formării acestora sau alte "dosare personale".

Nu există o singură mostră a jurnalului. Angajatorul are dreptul să creeze o astfel de arhivă de date la discreția sa. Recent, o formă extrem de comună este un jurnal electronic. O idee bună pentru cei care nu doresc cu adevărat să se ocupe cu documentele. Principalul lucru este de a completa în timp util domeniile relevante ale revistei. Apoi puteți găsi cu ușurință informații despre fiecare angajat fără probleme.

concluzie

De acum înainte, este clar modul în care are loc formarea afacerii personale. Acesta este un proces foarte simplu, dar confuz, procedura de implementare a căruia nu este stabilită în legislația Federației Ruse. Angajatorii stabilesc independent documentele care vor fi stocate în fișiere personale. Formular pentru prezentarea informațiilor de asemenea, pot fi alese.

Se recomandă să nu aplicați documente originale în fișierele personale - numai copii într-o singură copie. La dosarul angajaților trebuie să li se trateze o atenție deosebită - scurgerea informațiilor introduse în acest tip de documentație poate aduce capul problemei. La urma urmei, atunci când colectează date despre subordonați, așa cum am menționat deja, angajatorul se angajează să asigure confidențialitatea completă a informațiilor. Această regulă se aplică perioadei de lucru și pentru întreaga perioadă de păstrare a documentației după desfacerea cadrului. Asta e tot. Informații de bază privind formarea cazurilor de cadre au fost studiate pe deplin. Caracteristicile și compoziția acestui proces ar trebui să fie cunoscute fiecărei companii. Unii oameni încearcă în general să nu facă acest lucru. Înregistrarea cazurilor (personal) nu este obligatorie, dar este foarte utilă pentru angajator.