Care este nomenclatura în munca de birou?

Pentru a efectua corect munca în birou, trebuie să știți ce este nomenclatura. Conform definiției, nomenclatura se referă la o listă a pieselor, materialelor și structurilor utilizate de producție, compilate conform unui anumit sistem. La compilarea unei astfel de liste, fiecăruia dintre aceste materiale i se atribuie un cod de numerotare, litere sau o combinație alfanumerică - numărul de nomenclatură.

În cazul gestionării cazurilor, nomenclatorul cazurilor este o listă a documentelor de afaceri (sau a cazurilor), sistematizate în conținut, care sunt întocmite în cursul activității unei organizații. Nomenclatorul determină durata de păstrare a valorilor mobiliare și în ce ordine se înregistrează. De exemplu, în școlile secundare (gimnaziale), revistele școlare sunt ținute de directorul școlii timp de încă 5 ani de la absolvire.

Funcții principale

Obiectivul principal în elaborarea de cazuri de nomenclatură - pentru a face activitatea aparatului administrativ mai perfectă, productivă, a scăpa de caramele birocratice. Soluții eficiente și calitative la multe probleme, activitățile întregii organizații sunt de multe ori, în funcție de ordinea în care sunt păstrate documentele, cât de ușor pot fi, la cerere, pentru a afla cât de bine acestea sunt clasificate și sistematizate. Clasificarea corectă permite nu numai să lucreze rapid cu documentele, ci și să faciliteze lucrul cu arhivele și arhivele.

Să aruncăm o privire asupra exemplelor de ceea ce este o nomenclatură de cazuri și în ce domenii este cea mai eficientă.

• Sistematizarea documentelor - în cazul în care documentele au fost folosite, în orice caz (redactarea de contracte, tranzacții, finalizarea cauzei penale, planificare raport de carte, etc.), și apoi a ieșit de utilizare activă, în conformitate cu nomenclatura, acestea sunt stocate în organizațiile într-o anumită ordine . Acest lucru se aplică atât documentelor de hârtie, cât și documentelor electronice stocate în baza de date a calculatorului.
• Conținutul informațiilor despre durata documentului, cât timp acesta poate fi eficient. Fiecare caz inclus în nomenclatură are propriile condiții pentru păstrarea documentelor incluse în nomenclatură. Cu cât documentul este mai valoros și mai important, cu atât va dura mai mult. De exemplu, atunci când se lucrează cu documentele din dosar, le evaluează imediat - un fel de examinare de valoare. Acest lucru ajută și lucrează cu cazul în sine.
• Activarea indexării Afaceri. Nomenclatorul cazului utilizate frecvent în acest proces înregistrarea documentelor, iar indicele nomenclator al cazului devine parte integrantă numărul de înregistrare documentul. Acest lucru poate fi observat în inventar atunci când există un inventar la fabrică sau la instituție.
• Efectuează rolul de referință atunci când studiază structura organizatorică a instituției etc.
• În activitatea de birou se consideră baza unui inventar al cazurilor cu o perioadă de depozitare permanentă sau temporară și a documentelor contabile.
• Folosit ca probă, o schemă pentru crearea unui dulap de fișiere și o referință la documentele utilizate.

Astfel, o bună cunoaștere a ceea ce este necesară o nomenclatură și abilități în lucrul cu aceasta în orice organizație sau instituție din cadrul întreprinderii. Nomenclatura ar trebui să acopere întreaga activitate documentară a instituției.

Clasificarea nomenclator

Nomenclatorul are propriile standarde și cerințe de proiectare, ele nu pot fi încălcate. Acestea sunt menționate în metodologii speciale și instrucțiuni privind păstrarea înregistrărilor.

Se obișnuiește să se facă distincție între trei tipuri de nomenclatură de afaceri:

• tipic;
• exemplară;
• Individ, dezvoltat pentru o anumită organizație.

Ce este nomenclatura este tipică, este evident din denumire - acestea sunt documente normative, ele stabilesc compoziția cazurilor utilizate în organizații de același tip.

O nomenclatură exemplară este concepută pentru a stabili compoziția aproximativă a cazurilor care sunt generate în activitatea oficială a organizației, în cazul în care această nomenclatură este distribuită. Astfel de eșantioane de gestionare a înregistrărilor nu sunt normative, ci recomandatoare. O caracteristică distinctivă este că în documentele de acest tip sunt indicate indicii.

Nomenclatoarele tipice și exemplificatoare sunt dezvoltate de organizațiile superioare pentru organizațiile lor subordonate.

Nomenclatura individuală - concepută special pentru o anumită organizație și luând în considerare specificul activităților sale. Tipic sau exemplar este utilizat pentru eșantion și modificările necesare se fac în ele.