Nomenclatorul afacerilor organizației: eșantioane de umplere. Cum se face o nomenclatură a afacerilor organizației?

Fiecare organizație aflată în proces de lucru se confruntă cu o mare cifră de afaceri. Contracte, documente legale, contabile, interne ... Unele dintre ele trebuie să fie stocate la întreprindere pe întreaga durată a existenței sale, dar majoritatea certificatelor pot fi distruse la expirarea valabilității lor. Pentru a putea înțelege rapid documentele colectate, se formează nomenclatorul afacerilor organizației. Probele din acest document și algoritmul de construcție vor fi luate în considerare mai jos.

destin

În fiecare organizație sunt create sute de documente. În fiecare zi se acumulează, lucrătorii se substituie treptat. La un moment dat, devine dificil să găsim o comandă acum doi ani. Pentru a evita astfel de situații, se creează o nomenclatură de cazuri.

definiție

O problemă este un document referitor la o problemă, o secțiune de activitate. Nomenclatorul cazurilor este o listă care conține o listă a cazurilor care au început, indicând perioadele de stocare. Cu ajutorul acestuia, puteți organiza în mod corespunzător fluxul de lucru. Nomenclatorul cazurilor unei organizații comerciale, din care un eșantion va fi analizat mai jos, este redactat în următorul scop:

• sistematizarea grupării documentelor, care asigură căutarea și păstrarea lor promptă;
• atribuirea numărului de înregistrare pentru clasificarea cazurilor;
• luare Inventarierea documentelor depozitare permanentă, pe termen lung și personal (inclusiv acte de distrugere).

Nomenclatura cazurilor este utilizată la selectarea documentelor pentru arhivare și distrugere. Această referință multifuncțională este necesară de fiecare organizație pentru a eficientiza fluxul de lucru. În același timp, forma de proprietate a organizației nu contează. Dacă eșantionul de nomenclatură a cazurilor unei organizații medicale poate fi găsit în acte normative și reglementări, atunci analistul afacerilor inițiate ale organizației private va trebui să compună în mod independent.

Obligatoriu sau forțat?

Compilarea acestei liste este asigurată de "Regulile de funcționare a arhivelor". Este obligatoriu pentru organizațiile care creează o arhivă ca serviciu separat. Această listă include, pe lângă instituțiile de stat și municipale, și unele structuri comerciale, de exemplu, birouri notariale.

Toate celelalte instituții trebuie să creeze un nomenclator de cazuri pentru a sistematiza lucrarea cu documente, deoarece întreprinderile de toate formele de proprietate sunt obligate să asigure păstrarea certificatelor de arhivă. Aceasta este prevăzută de Legea federală nr. 125. Pentru a stabili sau actualiza o listă detaliată de cazuri urmează în al patrulea trimestru al anului calendaristic.

structură

Nomenclatorul de afaceri trebuie să conțină toate mediile de afaceri intravasculară decât publicațiile tipărite: .. declarațiile angajaților, certificate de angajare, reviste, cărți, înregistrări, toate documentele unităților structurale, unități structurale de corespondență, etc documentația restricționată ar trebui să conțină o ștampilă semnătură „DSP“. Directorul ar trebui să conțină afacerile comisiilor temporare, unități. Dar, de exemplu, sindicatul este o organizație independentă. Angajații săi sunt implicați în mod independent în formarea directorului. Arhiva trebuie să conțină, de asemenea, antetele întreprinderilor neterminate de afaceri lichidate, atribuite cesionarului de acțiune.

Un eșantion de completare a nomenclatorului afacerilor organizației pe care îl puteți vedea mai jos.

În prezent, multe întreprinderi mențin documentația în format electronic. Unele rapoarte nu imprimă chiar pe suport de hârtie. La sfârșitul fiecărei secțiuni, ar trebui să indicați ce rapoarte sunt păstrate în format electronic, specificați numărul de fișiere și toate cuvintele cheie pe care trebuie să le căutați. Unele instituții creează o nomenclatură electronică separată a afacerilor unei organizații comerciale. Eșantionul și algoritmul de umplere trebuie să respecte pe deplin standardele acceptate.

De unde să încep?

Responsabilitatea pentru compilarea directorului în instituțiile mari este furnizată de serviciul de suport pentru documentație (secretariatul, biroul), și în mic - secretar, o altă persoană desemnată. În organizațiile comerciale, această funcție este efectuată de departamentul de personal, în care sunt create cele mai multe documente. Deoarece informațiile ar trebui să provină din toate diviziunile structurale, este mai util să începem cu dezvoltarea ordinii privind nomenclatorul afacerilor în cadrul organizației. O probă a unei astfel de ordine este prezentată în continuare în atenția dumneavoastră.

LLC "ABC"

11/20/2017 Moscova

În scopul sistematizării, stocării și înregistrării documentației

ORDIN:

• Să aprobe și să pună în circulație nomenclatorul afacerilor societății din 01.01.2018.
• Șefii unităților structurale furnizează formarea de afaceri conform formularului aprobat.
• Secretar pentru a trimite la unitățile structurale extrase din directorul de lucru.

Directorul general Ivanov NA

Pentru instituțiile din anumite sfere de activitate, Ministerul a elaborat deja eșantioane din nomenclatorul cazurilor organizațiilor. Această nuanță trebuie clarificată înainte de formarea directorului. Nomenclatoarele tipice trebuie completate în strictă conformitate cu un eșantion dat din nomenclatorul afacerilor organizației. Alte instituții pot utiliza aceste directoare pentru a compila un document individual.

Documentație de susținere

La elaborarea formei directorului, organizațiile comerciale ar trebui să se concentreze asupra:

• "Reguli ale arhivelor" (decizia lui Rosarkiv din 06.02.02);
• Secțiunea 5 a Rezoluției nr. 477 din 15.06.2009 "Cu privire la aprobarea regulilor de evidență".
• Instrucțiuni privind munca în birouri.
• Lista documentelor de arhivă.

De asemenea, este necesar să se studieze tabelul de personal, carta, acte locale, dispoziții privind subdiviziunile, regulile, standardele, instrucțiunile, cazurile. Acestea conțin referințe la documentele utilizate. Mai întâi, se compun eșantioane ale nomenclatorului afacerilor organizației pe unități, apoi se formează o carte de referință generală. Uneori este folosit un principiu funcțional mai degrabă decât unul structural. Adică distribuția nu este prin departament, ci prin funcție.

Cum se face un eșantion din nomenclatorul afacerilor organizației?

Forma cărților de referință este prevăzută în anexa nr. 8 la "Regulile arhivelor". Directoarele sunt compilate pe antetul organizației. Partea principală a raportului este prezentată sub forma unui tabel și conține 5 coloane:

• indexul cazului;
• antet (volum, parte);
• număr (volume, părți);
• durata de valabilitate, numărul articolului conform listei;
• Notă.

index

Indicele este o desemnare digitală a unei unități structurale în cadrul unei întreprinderi. De exemplu: 04-06, unde 04 - numărul de serie al departamentului de personal, 06 - numărul de ordine al cazului. Indicele poate consta din trei perechi de numere, de exemplu: 04.03.08, în cazul în care 04 - codul departamentului financiar și economic, 03 - desemnarea de contabilitate, 08 - numărul de caz. Indicele poate fi numeric, alfabetic sau mixt.

titluri

Titlurile sunt împărțite în funcție de importanța documentelor. Mai întâi, se iau în considerare documentele organizaționale și administrative (încep cu unități de nivel superior și se trece la subdiviziuni structurale). Apoi sunt enumerate regulile și regulamentele elaborate de organizația însăși. Apoi, planurile și rapoartele (anual, trimestrial, lunar) sunt luate în considerare. Proiectele de documente administrative sunt plasate după documentele principale. Cazuri similare (de exemplu cardurile personale ale angajaților) sunt completate în ordine alfabetică.

Titlul ar trebui să reflecte, într-o formă generalizată, conținutul documentului. Utilizarea formulărilor generale, cum ar fi "diverse", "corespondență", "documente de intrare / ieșire" nu este permisă. Titlul fișierului conține următoarele elemente:

• titlul documentului sau natura cauzei, dacă documentul face parte dintr-un volum mare;
• autorul documentului (numele organizației sau diviziune);
• destinatar (de la cine a primit sau la care vor fi trimise documente);
• un rezumat / esență (de exemplu, "Întrebări de atestare");
• numele teritoriului;
• data / perioada;
• notați dacă fișierul conține copii ale altor documente, și nu originalele acestora.

Domeniul de aplicare al fiecărui caz nu trebuie să depășească 250 de coli. Dacă se presupune că cazul va fi voluminos, atunci el este împărțit în părți și volume. În a treia coloană de la sfârșitul anului calendaristic este indicat numărul cazurilor inițiate efectiv.

În a patra coloană se indică perioada de păstrare a documentelor, conform regulilor. Ele trebuie respectate atât de organizațiile de stat, cât și de cele comerciale. Dacă documentul nu se află în Reguli, perioada de stocare trebuie să fie determinată pe baza listei. Perioada de depozitare începe de la 1 ianuarie a anului următor după înființarea sa. Dacă certificatul este emis în 2016, atunci numărătoarea inversă ar trebui să înceapă la 01/01/2017.

Actualizarea listei

Anual, la trimiterea cazurilor în arhivă, este furnizată o listă detaliată. Iata exemplul actualizat al nomenclatorului afacerilor ramurii organizatiilor de securitate:

Pe parcursul anului, toate documentele sunt grupate conform formularului aprobat. Dacă doriți să adăugați un raport neutilizat, este generat un antet nou. Și procesul se repetă conform algoritmului descris mai sus.