Comandă de probă privind personalul. Managementul resurselor umane: comenzi

Comenzile pentru personal se referă la principalele surse de flux de lucru în întreprinderile moderne. Care este specificitatea compilației lor? Cum pot arăta aceste documente?

Care sunt comenzile pentru personal?

Legislația Rusiei, care reglementează gestionarea dosarelor de personal, presupune aplicarea regulată a diverselor acte juridice locale la întreprinderi. Printre acestea sunt ordinele. Se obișnuiește clasificarea acestora în 2 varietăți principale. Și anume:

• la comenzi legate de activitatea principală;
• la ordinele emise în scopul administrării personalului întreprinderii.

În acest caz, vorbim despre un act juridic de tipul al doilea.

Ordin privind personalul - un fel de documentație administrativă a întreprinderii. Aceste surse sunt publicate de companie pentru înregistrarea legală:

• personal;
• mutarea personalului de la un post la altul;
• ordinele către angajați sau colectivul în ansamblu;
• concedierea salariaților.

Aceste sarcini presupun că firma va emite tipuri corespunzătoare de comenzi pentru personal. Cum pot fi ei?

De exemplu, există ordine:

• cu privire la numirea salariaților, la eliberarea lor din funcție;
• privind acordarea, încurajarea angajaților;
• pe mutarea unui angajat în altă funcție.

Introducerea și corectarea informațiilor înregistrate în registrele de lucru și alte documente de personal, în multe cazuri, se efectuează pe baza ordinelor în cauză.

Forme de comenzi pentru principalele activități

La întreprinderile din Rusia, comenzile unificate privind personalul sunt utilizate în mod activ - pe baza formelor aprobate în diverse surse de drept. Principala este Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1, care a fost eliberat de către departament pe 5 ianuarie 2004. Următoarele tipuri principale de ordine pentru personal se disting, conform hotărârii relevante:

• cu privire la admiterea unui angajat (este întocmit pe baza unui formular unificat de T-1 sau T-1a, primul este unul personal, cel de-al doilea este unul consolidat);
• privind transferul unui angajat (formularele T-5, T-5a);
• privind eliberarea salariatului în concediu (documentele T-6, T6a);
• la încheierea contractului (formularele T-8, T-8a);
• la călătoria unui specialist (documente T-9, T-9a);
• privind încurajarea angajatului (formularele T-11, T11-a).

Trebuie remarcat faptul că circulația documentelor întreprinderilor poate, de asemenea, să utilizeze propriile forme de ordine, dacă acest lucru nu este interzis prin lege. Acest lucru este posibil și în cazul în care unul sau alt eșantion din ordinul privind personalul sub forma unei forme unificate nu este aprobat prin lege.

În cazul în care firma realizează independent un anumit document - se recomandă aplicarea prevederilor unui standard special de stat, GOST R 6.30-2003. Cum poate arata o ordine unificata pentru personal? Un exemplu de astfel de document este în imaginea de mai jos.

În acest caz, eșantion de comandă prin forma unificată nr. T-1.

Formele uniforme de ordine sunt cele mai des folosite în organizațiile bugetare, precum și în întreprinderile de stat. În multe cazuri, acest lucru se datorează disponibilității unor exemple de surse departamentale aprobate.

La rândul lor, firmele private utilizează adesea propriile forme de ordine. Dar, de regulă, numai în acele cazuri în care un document unificat nu a fost aprobat pentru a rezolva sarcinile serviciului de personal. Dacă aceștia sunt în circulație, întreprinderile de obicei nu petrec timpul creând noi forme care, de fapt, vor dubla cele unificate. Care, în plus, se caracterizează printr-un grad destul de ridicat de confort, din punct de vedere al structurii.

Cum pot arăta exemplele de ordine ale personalului dezvoltate de companie? Un exemplu de unul dintre ele este în următoarea imagine.

În acest caz, se ia în considerare un eșantion din ordinul de aprobare programul de sărbători. Acesta este de obicei prezentat într-o structură destul de simplă.

Rețineți că întreprinderile au de obicei nici un motiv special pentru a înlocui formele standardizate detașaților probe - cu excepția cazului în firma nu este organizat formate foarte complexe de producție, care necesită stabilirea unor mecanisme contabile separate. Sau, dacă structura lor este destul de simplă - ca în cazul calendarului de sărbători.

Se poate observa că există foarte puține criterii pentru clasificarea ordinelor în cauză. Printre acestea se numără structura documentului. Să luăm în considerare caracteristicile sale în detaliu.

Structura ordinelor: documente simple și complexe

Deci, cel mai important criteriu pentru clasificarea ordinelor luate în considerare este structura. În conformitate cu aceasta, documentele sunt împărțite în principalele două tipuri - simple și complexe.

Comenzi de tip 1 caracterizat prin unitate administrativ 1 (cuvintele „accepta“, „respingerea“, „de transfer“, și așa mai departe. D.). În cazul în care este, de exemplu, un ordin de numire a unui expert, acesta va fi considerat ca un individ, în cazul în care competența sa - câțiva angajați, se va face referire la documentul de sinteză.

Dacă există mai multe blocuri administrative în sursă, atunci va fi considerat dificil. Ele sunt destul de comune, dar utilizarea lor este considerată a fi foarte proces de consumatoare de timp, chiar și cu utilizarea unor soluții tehnice moderne, pentru că în acest caz, ar putea fi necesar în raport cu cantități mari de date, care sunt situate în diferite secțiuni ale fondului.

Acum, să trecem la studierea diferitelor elemente ale structurii documentului care pot conține comenzi în organizație.

Elemente ale structurii ordinelor asupra personalului

Elementul principal al ordinului este secțiunea. Se compune din elemente. Acestea trebuie să fie incluse în ordine pe baza unui document specific. În acest caz, trebuie să aduceți un link la acesta. Dacă, de exemplu, se face o decizie de numire a unei persoane într-o funcție, elementele relevante pot fi incluse în document pe baza:

• declarația personală a angajatului;
• contract de muncă;
• o notă din partea șefului care a intervievat angajatul sau a decis să-l numească pe altă bază;
• act intracorporativ;
• memo.

Se recomandă includerea cuvântului "fundație" în ordine, apoi - ar trebui indicată o referință la un anumit document. Sursa luată în considerare ar trebui să reflecte faptul că persoana desemnată într-o anumită funcție este familiarizată cu dispozițiile ordinului. În acest caz, este necesar să se includă în document expresia "cu ordinea în cunoștință", după care angajatul, care a studiat sursa relevantă, semnează și indică data.

Comenzile - în special, în cazul în care HR outsourcing se face, din nou, pentru a reflecta numirea personalului în post, aveți nevoie pentru a da o formulare relevantă din punct de vedere. De exemplu, în legătură cu durata contractului cu angajatul, cuantumul salariului său, programul muncii sale.

Astfel, structura tipică a ordinului asupra personalului presupune prezența în el a blocurilor care reflectă:

• acțiunea administrativă a conducerii societății;
• FIO și alte informații despre angajat;
• data intrării în vigoare a unui alineat al documentului;
• altă formulă importantă a ordinului.

Documentele avute în vedere pot fi completate cu diverse cereri. Ele pot fi reprezentate în cea mai largă gamă. Astfel, în anexele la ordinele privind personalul pot fi reflectate listele de posturi ale angajaților aflați în jurisdicția documentului relevant. Anexa la ordinul poate fi fixată de date, care este problematică pentru a reflecta în mod direct în text - de exemplu, poate fi grafică, imagini, grafice, necesare pentru a clarifica conținutul text al documentului.

Întocmirea ordinelor: ce să căutați?

La ce trebuie să acordăm o atenție specială procesării documentelor în cauză?

În primul rând, după cum remarcă experții, redactarea ordinelor de personal nu ar trebui să se facă folosind abrevieri. Formularea trebuie inclusă în document fără abrevieri.

Următorul criteriu important pentru executarea corectă a documentelor relevante este lipsa de informații cu privire la surse cu timpi de stocare diferite. De exemplu, comenzile legate de vacanțe și călătorii de afaceri pentru personal sunt păstrate în conformitate cu standardele actuale timp de 3 ani. Documentele care reflectă informații despre angajarea angajaților trebuie păstrate în arhivele firmei timp de 75 de ani.

Astfel, în fiecare ordine ar trebui să se reflecte date privind sursele cu aceeași durată de valabilitate.

Va fi utilă examinarea principalelor etape ale publicării documentelor în cauză.

Etapele emiterii de comenzi asupra personalului

În primul rând, trebuie remarcat faptul că, în funcție de standardele specifice în care firma se efectuează outsourcing HR, ordinele de personal pot fi preparate prin diferite principii. Dar, în general, publicarea acestora implică decizia unor specialiști responsabili ai companiei de a îndeplini sarcini precum:

• inițierea unei decizii privind necesitatea elaborării unui document adecvat;
• colectarea datelor necesare pentru emiterea unei comenzi;
• pregătirea unui proiect de ordin specific, armonizarea acestuia, finalizarea, dacă este necesar;
• introducerea informațiilor necesare în document și semnarea acestuia de către persoane competente;
• familiarizarea cu ordinea persoanelor ale căror poziții se află în jurisdicția actului juridic relevant.

Pregătirea deciziei de a emite o comandă

Soluția primei sarcini poate fi efectuată utilizând informațiile conținute în note de serviciu, informații intracorporate, acte. Ordinele interne se bazează, de regulă, pe acte juridice locale, iar lista lor poate fi foarte largă. Proiectele documentelor în cauză sunt întocmite, de obicei, cu participarea angajaților responsabili ai serviciilor de personal ale întreprinderii. În același timp, activitatea lor se poate desfășura pe baza unor depuneri semnate de șefii diferitelor divizii structurale ale firmei.

Ca bază pentru documentele relevante pot fi aplicate eșantioane de ordine de personal, care sunt utilizate în mod tradițional de către companie. Principalul lucru în rezolvarea acestei probleme este studierea cu atenție a factorilor care determină publicarea documentului, motivele pentru dezvoltarea ordinii. Este important ca formularea inclusă în documentul relevant să îndeplinească cerințele legii.

Colectarea datelor pentru executarea unei comenzi

Următoarea sarcină a specialiștilor responsabili ai firmei, care constituie unul sau altul din eșantionul ordinului privind personalul, este de a colecta informațiile necesare pentru eliberarea documentului. Acesta poate fi reprezentat de:

• în acte juridice oficiale;
• în documentația internă a companiei;
• în sursele publicate de structurile, departamentele superioare, la care subordonatul este responsabil;
• în documente de arhivă;
• în mass-media, publicații științifice.

Elaborarea proiectului de ordine

După ce informațiile au fost colectate, specialiștii competenți dezvoltă direct proiectul de comandă pentru personal. Soluția acestei sarcini presupune, în primul rând, executarea corectă a documentului. Este de dorit să se precizeze că proiectul este în curs de elaborare, eșantionul ordinului pentru personal, și nu actul juridic local oficial. Asta este - scrieți cuvântul "proiect" pe document. Cu toate acestea, textul din sursă ar trebui să fie dat cât mai aproape de ceea ce ar trebui să fie prezent în ordinea oficială. Este posibil ca capul competent să aprobe preliminar textul documentului în forma sa originală.

În cazul în care ordinea în formă, precum și în conținut, este coordonată - imediat sau cu ajustări, atunci poate fi trimis pentru semnare. Care este procedura?

Semnarea ordinului și transferarea acestuia către angajați

În principiu, nu este nimic complicat în acest lucru - principalul lucru este că persoana care certifică documentul trebuie să aibă autoritatea. De regulă, șeful companiei semnează comenzi pentru personal. Se transmite o formă pe deplin pregătită, unificată sau intracorporată, cu informații care au fost aduse de specialiști responsabili. Semnarea documentului presupune indicarea poziției persoanei care gestionează societatea, numele său, precum și semnătura.

În conformitate cu regulile stabilite în cadrul firmei, documentul este anulat, dacă este necesar.

După certificarea de către cap, documentul este transferat angajatului care ar trebui să se familiarizeze cu acesta. Faptul că o persoană a studiat documentul poate fi confirmată prin semnătura sa la comandă sau prin completarea formularului său de înregistrare.

Să studiem acum modul în care sunt executate ordinele de personal. Principala sarcină, rezolvată de angajații responsabili ai companiei, este înregistrarea documentelor în cauză.

Înregistrarea ordinelor: nuanțe

Procedura în cauză presupune introducerea informațiilor despre comandă în registrele speciale intracorporate. Se crede că un eșantion aprobat din ordinul privind personalul dobândește forță juridică numai după înregistrarea sursei relevante în companie. Dacă această procedură nu este implementată în raport cu documentul, atunci nu au loc consecințe juridice - pentru angajați și conducerea companiei.

Înregistrarea ordinelor de personal, așa cum am menționat mai sus, este un aspect important al menținerii acestor documente. Procedura corespunzătoare implică rezolvarea a 3 sarcini:

• contabilizarea documentelor;
• controlul executării ordinelor;
• asigurând acces rapid la documente.

Pentru a se înregistra în firmă ar trebui ca toate sursele să fie clasificate drept administrative, raportoare, financiare. Trebuie să fie înscrise în registrele intracorporate de informații și pe documentele care provin de la entități economice externe. Comenzile pentru personal, ca orice altă sursă, la înregistrare primesc un număr individual, precum și indicii necesari din punct de vedere al clasificării optime a surselor relevante.

Înregistrarea în evidența personalului trebuie să conțină toate documentele care fac obiectul executării, precum și să înregistreze și să informeze angajații interesați despre anumite fapte economice. Comenzile pentru personal, desigur, se referă la astfel de surse.

Procedura de înregistrare a documentelor se efectuează o dată - direct atunci când sunt emise de conducere (ca în cazul ordinelor în cauză) sau atunci când sunt primite din afara subiectului. În cazul în care sursa trece de la o diviziune structurală a firmei la alta, atunci nu este necesar să o înregistrați din nou.

Există 3 metode principale pentru înregistrarea surselor utilizate în fluxul de lucru al organizației.

În primul rând, este exploatarea forestieră, presupunând o reflecție detaliată în registrele speciale de informații cu privire la ceea ce este publicat structura și în ce scop sau că ordinea de personal, un exemplu al unei anexe.

În al doilea rând, există un format de card pentru înregistrarea informațiilor despre surse utilizate în cadrul circulației documentelor în interiorul companiei. Este proiectarea cardurilor de control pentru surse, precum și integrarea lor în dulapuri specializate de depozitare.

În al treilea rând, există o înregistrare automată a documentelor. Aceasta implică introducerea de informații despre comenzi în cauză, precum și alte surse de registre intra automat - cu utilizarea de software special și infrastructura necesară (de exemplu, imprimante, scanere, interfețe de rețea).

Există un act normativ conform căruia trebuie înregistrate documente normative - Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 536, adoptat la 8 noiembrie 2005. Această sursă de lege implică reflectarea în registre:

• numele firmei care a emis acest document sau documentul respectiv - în acest caz, ordinul privind personalul;
• numele sursei;
• data emiterii documentului, numărul său de înregistrare;
• titlul și rezumatul documentului;
• Limba operativă;
• termenul sursei;
• informații privind executarea ordinului.

Includerea în registre a organizării informațiilor referitoare la anumite comenzi se poate face cu aplicarea altor criterii de clasificare. De exemplu, serviciul de resurse umane poate subdiviza sursele relevante în cele legate în special de concediul pentru angajați, călătorii de afaceri, stimulente. De obicei, cu cât mai multe comenzi formează fluxul de lucru al firmei, cu atât mai optimă va fi clasificarea acestora în baze de date separate din cadrul registrului.

Păstrarea ordinelor

Un alt aspect important al menținerii ordinelor în firma este depozitarea acestora. Mai sus am observat că ordinele de personal sunt stocate în funcție de scopul specific al documentului într-un anumit interval de timp. Prin urmare, documente clasificate în funcție de caracteristica relevantă ar trebui plasate în locuri diferite.

Orice ordin al personalului (formularul pentru acesta) trebuie să fie păstrat separat de acele surse care sunt relevante pentru activitatea principală a întreprinderii. Documentele înregistrate și depuse pentru depozitare trebuie să fie prezentate sub formă de originale.

Comenzile pentru personalul sunt combinate de obicei, în acest caz, este o colecție sistematică a diverselor documente. Departamentele responsabile de resurse umane trebuie să pună în aplicare depunerea de cazuri, pentru a efectua numerotarea corectă plasate în foi de ea pentru a suplimenta stocurile necesare, trage capacul pentru seturile respective de documente.