Notă privind serviciul, procedura de scriere și înregistrare

Funcții și scop

Nota de serviciu este o formă de corespondență internă și, în funcție de conținut, poate fi informativă, de inițiativă sau de raportare. Acesta descrie pozițiile de afaceri ale unei unități sau lideri independenți cu privire la orice problemă. O notă de birou poate conține propuneri sau solicitări și poate fi adresată oricărui manager, inclusiv unui superior.

Semnarea și înregistrarea

Notele de service sunt semnate de conducătorul imediat al unității. În partea de jos a colțului din stânga, interpretul trebuie să-l arate. Acolo și-a scris numele și contactând numărul de telefon.

În unitățile structurale, notele de birou sunt înregistrate în programul electronic de gestionare a documentelor. Aceștia primesc un număr, trimiși unităților pe suport de hârtie și pe suport electronic. Numerotarea constă în indexul departamentului și numărul de înregistrare.

Data notei este data înregistrării sale. Originalul său, cu rezoluția conducătorului, este trimis la conducător. O copie a notei este returnată artistului.

O varietate de note de serviciu

Memorandumul de înțelegere este o variație memo, adresate conducătorului direct. Memorandum de înțelegere este compilat atunci când este necesar să se reflecte opinia diviziei sau a șefului asupra unei probleme specifice și să se prezinte propuneri concrete.

În funcție de scopul și conținutul memorandumurilor, memorandumurile pot fi proactive (sub formă de comentarii și sugestii) sau raportare (cu privire la rezultatele inspecției, la o călătorie de afaceri).

Data sau perioada de timp la care se referă informațiile înregistrate în memorandum includ o linie separată, inclusă în titlu sau la începutul textului. Un memorandum este semnat de autorul-compilator.

Domeniul de aplicare al notelor de serviciu

Partea text a memorandumului și memorandumului se recomandă să fie alcătuită din 2 părți. Prima parte a acesteia - ar trebui să constea din faptele care au servit drept scuză pentru redactarea ei, iar al doilea - din propunerile și concluziile relevante pe această temă.

Fiecare document în curs de elaborare poate conține o singură întrebare. Excepțiile sunt protocoale, ordine, planuri, rapoarte și documente de sinteză.

Nota de serviciu trebuie să includă informații justificate, prezentate obiectiv, succint, corect, clar și fără repetări inutile. Partea de text se face sub forma unui text solid, a unui tabel, a unui chestionar sau a unei combinații a acestor forme.

Textul continuă complex al oricărui document este format dintr-o informație logic și gramatical coerente cu privire la acțiunile conducerii, care se reflectă în dispozițiile relevante, regulile, regulamentele și documentele de reglementare.

De reținut ar trebui să aibă detalii obligatorii și ordinea imuabilă a plasării: autor, numele companiei și codul său, codul poștal, data, titlul, corpul de text, vize, semnătura artistului, un semn pe punerea în aplicare și direcția documentului în cauză.

Titlul memorandumului trebuie rezumat. Dacă documentul se referă la mai multe probleme, atunci titlul poate fi generalizat.

Respectarea regulilor

Notele de service sunt adresate organizațiilor, unităților sau unui anumit administrator din cadrul întreprinderii. Într-un document adresat multor organizații omogene, destinatarul este indicat în mod generalizat. O notă de serviciu nu trebuie să aibă mai mult de 4 destinatari.

concluzie

Toate informațiile de ieșire din domeniul de aplicare al memorandumului trebuie furnizate la cerere și trimise numai oficial. Informațiile furnizate trebuie să fie semnate și aprobate de managerul a cărui sferă de activitate o afectează.

Toate însemnările sunt obligatorii sub rezerva datării. Data documentului și orice marcă de servicii pe acesta sunt indispensabile pentru orice document.