Personalul administrativ este o legătură necesară în lanțul de afaceri

Până acum unii oameni de afaceri consideră că personalul administrativ este o risipă de mijloace și birocrație inutilă. Cu toate acestea, o astfel de declarație este valabilă numai pentru firmele foarte mici, unde managerul își asumă toate responsabilitățile. De fapt, personalul administrativ este o legătură importantă în lanțul de afaceri. El este cel care organizează activitatea întreprinderii, este responsabil pentru comunicarea sa cu lumea exterioară, pentru implementarea în timp util a contractelor, comenzilor, monitorizează primirea plăților.

Chiar și absența pentru unul secretar de zi, manager de birou, asistent personal arată cât de necesar este în personalul administrativ al afacerilor. Pozițiile pe care le-am denumit mai sus sunt principalele sarcini de acest tip. Cu toate acestea, acestea nu se limitează la aceste tipuri de activități. Cine apartine personalului administrativ impreuna cu secretarul? Clerk, angajat al call center-ului, manager de birou, asistent personal, secretar-interpret. Este o greșeală să credem, că o astfel de muncă orice persoană poate urma după cursuri scurte. Pentru organizarea calitativă a activităților întreprinderii nu sunt necesare numai calități personale, precum diplomația, obiectivitatea și punctualitatea. Personalul administrativ sunt persoane care au acces la informații foarte importante, de care depinde deseori funcționarea întregii firme. În consecință, sunt necesare doar lucrări de birou competente, imprimare rapidă, exactitate, conștiinciozitate și abilități organizaționale. În plus, sunt necesare și cunoștințe speciale. În mod ideal, personalul administrativ este angajat cu studii superioare, nu neapărat profil. Principala cerință va fi capacitatea de a gestiona informații și documente importante.

Managerul de birou, în plus față de aspectul și manierele prezentabile, ar trebui să comunice competent și cu vizitatorii întreprinderii, deoarece vor exista parteneri între ei și potențiali clienți. Uneori, un astfel de specialist este, de asemenea, însărcinat cu promovarea bunurilor sau serviciilor companiei. În orice caz, acesta coordonează activitatea tuturor serviciilor și comunicarea cu managerul. El este, de asemenea, responsabil pentru păstrarea programului de lucru, pentru programarea reuniunilor și a negocierilor. Asistentul personal asistă managerul în organizarea de călătorii de afaceri în țară și în străinătate. Antreprenorii încearcă să aleagă această postare o persoană cu cunoștințe de limbi străine, eticheta de afaceri, literare și punctuale. De regulă, secretarii și asistenții lucrează femeile, cu toate acestea, contrar credinței populare, nu sunt femei tinere, dar educate de peste 25 de ani. Dar un manager de birou poate fi un om, totul depinde de industrie. Un avantaj suplimentar nu va fi numai experiența de lucru, ci și cunoștințele profesionale în domeniul gestionării documentelor. În mod surprinzător, dar cu toŃi abundenŃa de specialiști educaŃi și educaŃi, tinerii absolvenŃi ai instituŃiilor de învăŃământ superior găsesc personal administrativ calificat - aceasta nu este o sarcină ușoară. La urma urmei, nu numai cunoștințele de profil sunt importante, ci și calitățile personale: non-conflictul, obiectivitatea, capacitatea de a asculta și conduce, abilitățile organizaționale.