Raport de afaceri în avans. Forma raportului în avans

Pentru a ține cont de fondurile emise angajaților organizației în timpul călătoriei sau pentru alte nevoi, se utilizează un formular special. Se numește "raport de avans

Gestionarea documentelor

Pentru trimiterea la călătorie de afaceri este necesar să se emită:

• ordinul;
• atribuirea serviciului;
• identitate.

La întoarcere, un raport privind implementarea serviciu.

Angajatul trebuie să păstreze întotdeauna certificatul de călătorie împreună cu el. În fiecare punct în care se fac notele despre ora sosirii și plecării. Potrivit art. 168 din Codul muncii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să ramburseze angajatului cheltuielile în cauză: pentru călătorii, angajări, diurne, alte costuri care au fost convenite cu conducerea.

De obicei, banii sunt acordați angajatului înainte de plecare. În conformitate cu Regulamentul privind efectuarea tranzacțiilor în numerar pe teritoriul Federației Ruse, această operațiune este formalizată comanda numerar (CSC) pe baza cererii angajatului, în care sunt indicate suma și condițiile. Fondurile sunt furnizate: numerar de la casa de marcat, cec bancar, card corporativ, ordin de plata.

înregistrare

Din 2002, persoanele juridice de toate formele de proprietate utilizează formularul special nr. AO-1. Raportul preliminar privind o călătorie de afaceri, a cărui formă poate fi preluat în departamentul contabil al întreprinderii, este completat într-un exemplar în termen de trei zile de la data returnării. El se preda departamentului financiar pentru examinare.

Pe partea din față sunt indicate următoarele date:

• numele organizației;
• numărul și data documentului;
• numele unității;
• Numele angajatului, poziția sa;
• numirea fondurilor: afaceri, călătorii de afaceri, achiziționarea de materiale etc.
• în tabel datele despre avansul anterior sunt declarate, dacă există. De asemenea, se indică suma emisă, partea consumată, soldul fondurilor sau excedentul (în ruble și copecks).

Forma raportului de avans este completă din două părți. Pe spate există o listă de documente care confirmă cheltuielile (cecuri, bilete, chitanțe etc.), numerele și datele acestora, suma costurilor. În partea de jos a mesei, persoana trebuie să-și semneze contul.

Note contabile

După primirea formularului, angajatul departamentului financiar trebuie să completeze următoarele detalii:

• "Înregistrare contabilă" - înregistrări cu numărul de subconturi pe care se reflectă sumele cheltuite;
• compoziția cererilor - numărul de documente furnizate;
• stabilește suma aprobată a banilor cheltuiți și pune semnătura contabilului-șef;
• soldul sau supradifuzarea;
• numărul și data SSP sau CW;
• Există o chitanță sub linia de tăiere pentru acceptarea documentelor. Aici contabilul înregistrează inițialele angajatului, numărul și data raportului, suma cheltuită (în cuvinte), numărul de documente furnizate.

Raportul preliminar complet al călătoriei de afaceri este înaintat spre aprobare conducătorului organizației.

La întoarcerea de la o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să treacă:

• certificat;
• atribuirea serviciului;
• un raport preliminar al călătoriei cu documente care confirmă cheltuielile.

Dacă ați folosit un card, trebuie să atașați cecuri de la bancomate. În cazul călătoriei în străinătate, un angajat trebuie să furnizeze copii ale pașaportului și paginile marcate cu data trecerii frontierei.

Un raport de misiune, exemplul căruia va fi prezentat mai târziu, este trimis spre aprobare șefului. Partea neutilizată a fondurilor este returnată casierului imediat sau este reținută din salariu. Suma maximă este limitată la 20% din nivelul veniturilor, în cazuri rare - 50%.

Introducerea datelor în programul "1C Contabilitate"

Pe baza raportului finalizat și aprobat, programul generează înregistrări privind utilizarea fondurilor. În acest scop, este furnizat un document cu același nume, care se deschide prin meniul "Casier" din Bara de instrumente.

În jurnal, trebuie să creați un nou formular făcând clic pe butonul "Adăugați". În el sunt completate următoarele rechizite:

• „Def. fata "- angajat al FIO.
• "Cesiune" înseamnă "cheltuieli de călătorie".
• Fila "Avansuri" din partea de masă a documentului indică numărul de decontare în numerar pe care au fost emise fondurile.
• În partea de jos a ferestrei, câmpul "Aplicație" indică numărul de documente furnizate.
• În fila "Altele", sunt indicate cheltuielile specificate în documentul "Raport trip".

exemplu

Biletul pentru călătorie № 8956 de la 20.03.14 - 2500 de ruble. fără TVA.

Primirea pentru cazare № 1245 din 20.03.14 - 2400 de ruble. fără TVA.

Calculul ajutorului (per diem) - 600 de ruble. fără TVA.

După finalizarea documentului, trebuie generate următoarele intrări: DT 26 KT 71.01.

Indemnizație de subzistență

Aceasta este o parte separată a costurilor, care nu este documentată. Banii sunt acordați pentru nevoile proprii ale angajatului. Ajutorul zilnic este același pentru toate localitățile. Conform legii, indemnizația zilnică maximă, care nu este supusă impozitului pe venitul personal, este de 700 de ruble. Pentru sumele care depășesc această valoare, trebuie să se perceapă o taxă de 13%. Cantitatea de alocație zilnică pentru călătoriile de afaceri de peste mări depinde de țara de destinație. Calculul se face în zile calendaristice, inclusiv în weekend-uri și sărbători, timpul petrecut pe drum. Plata se poate face în numerar în baza cererii unui angajat sau prin transfer bancar. A doua opțiune este adesea folosită. Dar atunci când se transferă astfel de sume în carduri "salariale", pot exista riscuri fiscale care sunt asociate cu recalificarea fondurilor. Pentru a evita conflictele, organizația ar trebui să reflecte în politica contabilă abilitatea de a transfera bani la orice rechizite ale angajaților. În caz contrar, agențiile de stat pot adăuga impozit pe venit suplimentar, primele de asigurare, precum și penalități și amenzi.

Câteva cuvinte despre călătoriile de afaceri străine. Organizația poate emite bani angajatului în numerar în ruble, valută străină sau transfer pe card. Se determină valoarea indemnizației zilnice acord colectiv sau prin acte juridice locale. Perioada de ședere într-o călătorie de afaceri este calculată prin mărcile din pașaport. În cazul unei întârzieri forțate în tranzit, diurna este plătită de conducere.

Exemplu de raport de deplasare în avans

Numele companiei
Numărul EDRPO

Raportul în avans nr. 10 din 01.04.2015

Persoană fizică: Ivanov AA Departament: Atelier de lucru Funcția: electrician

Scop: temă

Raport privind utilizarea fondurilor care sunt oferite pentru călătoria de afaceri Nr. __-______
sau pentru raportul nr. RKO-15 din data de 19 aprilie 2015, suma de 500 de ruble. 00 kop.

Raport verificat:
Total primite: 500 ruble. 00 kop.

Total a revenit la aprobare: 0 rub. 00 kop.

(se completează de către un contabil)

Total primite: 500 ruble.

A rămas 500 de ruble. 00 kop.

Sold: 0,00 руб.

Raportul este confirmat în valoare de: 500 ruble. 00 kop.

Supraexploatate: 0 ruble 00 copeici.

Cerere: 1 documente

1. Verificați nr. 1245 din 20.04.2015.

Soldul depus în suma ___________ este emis de către PKO Nr. ____ de la _____.
Cheltuieli excedentare: RKO nr. ___ din ____.

Data Semnătura

Deci, formularul raportului de avans este completat. Toate cheltuielile sunt fixate luând în considerare copecii.

producție

Raportul de călătorie în avans confirmă utilizarea fondurilor de către angajați. Formularul indică: de cine, când și cât de mulți bani au fost cheltuiți. Toate cecurile și chitanțele sunt atașate la acesta, ceea ce confirmă utilizarea banilor. Formularul este trimis spre examinare departamentului contabil, apoi conducătorului organizației.