Organizarea lucrului cu documente

Organizarea muncii cu documente de personal are un impact deosebit asupra calității funcționării aparatului administrativ, precum și asupra formării și cultura muncii angajați. Cu cât este mai profesională munca, cu atât este mai de succes activitatea întreprinderii în ansamblu.

Fluxul de lucru intern al oricărei întreprinderi include diverse activități pentru pregătirea, întreținerea, umplerea, copierea, transmiterea informațiilor despre companie. După cum arată practica, aproximativ șaptezeci la sută din totalul angajaților petrec timpul pe aceste activități. Ar trebui spus acest lucru organizarea muncii cu documente devine din ce în ce mai important. Astăzi, această activitate este considerată unul dintre principalii factori ai competitivității unei întreprinderi moderne.

Organizarea lucrului cu documentele presupune o abordare specială a datelor de afaceri primite și prelucrate, coordonarea proceselor de formare și schimbarea distribuției informațiilor. Organizarea corectă a lucrului cu documente reduce timpul de căutare, crește precizia, actualitatea datelor, elimină redundanța.

Luând în considerare practica pe termen lung, au fost dezvoltate trei tipuri principale de lucru cu documentație: mixte, descentralizate și centralizate.

Acest din urmă formular prevede concentrarea unei varietăți de operațiuni structurale existente în gestionarea unei singure unități din întreprindere. O astfel de subdiviziune poate fi un departament general sau un departament de personal, un cabinet și așa mai departe. Documentația poate fi menținută de o persoană care este secretară. În orice caz, responsabilitatea unității sau a unui angajat va include punerea în aplicare a unui ciclu complet de activități de prelucrare de la primirea la transferul către departamentul de arhivă. Aceste activități implică primirea, prelucrarea informațiilor comerciale, înregistrarea, stocarea, controlul execuției, expedierea, operațiunile de referință și informare, sistematizarea înainte de transferul în arhivă.

Organizarea centralizată a muncii cu documente este considerată cea mai rațională și, în acest sens, mai preferată. Acest lucru este valabil mai ales în întreprinderile mici. Atunci când se utilizează această metodă de sistematizare a documentației, costurile activităților de prelucrare a informației sunt reduse semnificativ. În plus, sa îmbunătățit semnificativ organizarea muncii angajați. Prin această formă de organizare a fluxului de lucru, echipamentul de birou este cel mai eficient, se realizează unitatea în activitățile metodologice și de management legate de prelucrarea documentației.

Sistemul centralizat opus este schema descentralizată. În acest caz, pentru fiecare unitate se formează propriul serviciu de documentare. În aceste unități toate operațiile sunt efectuate în mod autonom. Sistemul descentralizat este mai tipic pentru acele instituții și organizații care diferă într-un aparat disparat teritorial. În plus, acest sistem de lucru este, de asemenea, potrivit pentru acele întreprinderi, documentația în care diferă într-o anumită specificitate (de exemplu, este necesară asigurarea protecției informațiilor).

Forma cea mai comună, între timp, este un sistem mixt. În acest caz, o parte din toate operațiunile (de regulă, pentru primirea și procesarea documentelor trimise și primite, stocare, replicare) se efectuează în unitatea centrală. În departamentele structurale ale întreprinderii se desfășoară activități de imprimare (creare), comandare, stocare și pregătire pentru livrare în arhivă.

Alegerea acestei sau a acelei scheme de lucru cu documentația se realizează în conformitate cu structura întreprinderii în sine.