Schimbul electronic de documente între organizații: cum funcționează?

Gestionarea electronică a documentelor (EDI) este un mod rapid de schimb de informații, bazat pe utilizarea documentelor electronice cu semnături virtuale. De mult timp a câștigat recunoașterea în țările dezvoltate ale lumii, ca un instrument eficient pentru o afacere promptă.

inimă

Schimbul electronic de documente între organizații reprezintă un set de procese pentru crearea, procesarea, trimiterea, transferul, primirea, păstrarea, utilizarea și distrugerea documentelor. Toate aceste procese se efectuează după verificarea integrității și confirmarea faptului de primire a documentelor.

Normele de aplicare a circulației documentelor între entitățile juridice se realizează prin acordul părților. Informațiile se schimbă prin intermediul mijloacelor de telecomunicații, iar documentele sunt stocate pe suporturi electronice. Termenul de valabilitate a informațiilor contabile nu trebuie să depășească nivelul stabilit la nivel legislativ.

Organizațiile între ele pot schimba documente formale și informale cu semnăturile participanților. În domeniul afacerilor pot fi: cheltuieli generale, acorduri, facturi, contracte, contracte, ordine, anunțuri, împuterniciri etc. Informațiile pot fi transmise sub formă de fișiere text, de masă și grafică.

Scopul implementării EDI

Premisa pentru introducerea EDI poate fi:

• reducerea muncii de rutină;
• pierderea documentelor;
• "Transparent" lucrează cu documente;
• sporirea disciplinei de performanță - furnizarea de documente la datele specificate etc.

Printre obiectivele cantitative se pot identifica următoarele:

• Reducerea timpului de procesare de 10 ori.
• Reducerea cheltuielilor de birou de două ori.

Schimbul electronic de documente între organizații: cum funcționează

În conformitate cu legislația națională, circulația documentelor electronice între organizații se realizează prin acordul celor două părți. Pentru a face schimb de date, este necesar ca toți participanții să fie conectați la echipamentul unui operator. Apoi, utilizatorul trebuie să trimită o cerere de adăugare la lista contrapărților. După confirmarea cererii, membrii sistemului pot schimba date.

Modulul EDM va trebui să îndeplinească următoarele funcții:

• Invitați contrapărțile să facă schimb de date.
• Creați o agendă de adrese.
• Integrați cu software-ul contabil, de exemplu, 1C.
• Semnați și criptați documentația.
• Structurarea corespondenței.
• Urmăriți starea literelor.

Schimbul electronic de documente între organizații se realizează cu ajutorul certificatelor. Conectarea la server și autentificarea se realizează printr-un certificat digital personal. EDS este eliberat fiecărui utilizator al sistemului, stocat pe un suport electronic Token și protejat prin cod PIN. Utilizatorul trebuie să introducă login-ul, parola la cabinetul personal. Abia după aceea va avea acces la documentele sale.

Inițierea procesului de schimbare poate fi orice angajat al organizației conectate la sistem. Înainte de a trimite un document unei contrapărți, acesta trebuie să fie semnat în EDS. Această operație este efectuată utilizând programul "Cryptopro". Documentul este trimis prin EDO. Un angajat al contrapărții primește o notificare privind primirea unui nou document. Dacă o acceptă, atunci pune și EDS. Dacă trebuie să faceți modificări în document, atunci este creată o nouă versiune electronică. După ce editarea este finalizată, trebuie să salvați toate modificările cu EDS. Apoi, documentul este trimis contrapărții. Dacă este necesar, se realizează reconcilierea electronică a informațiilor.

Dacă este necesar să se facă din nou corecții, întreaga procedură se repetă din nou. Dacă nu există plângeri cu privire la noua versiune, atunci documentul este respectat. Eșantionul final este cel semnat de două semnături digitale. Toate versiunile documentului sunt stocate pe server și sunt disponibile pentru vizualizare. Odată ce modelul primește statutul de a acționa, nu va fi posibil să modificați documentul. Contractele negative primesc statutul de "Anulat". Acesta este modul în care se efectuează fluxul de documente electronice între organizații.

echipament

Ce aveți nevoie pentru circulația documentelor electronice între organizații? În primul rând, este necesar să selectați un operator de telecomunicații și să instalați un software special pentru schimbul de informații. În al doilea rând, cu fiecare omolog, cu care organizația intenționează să efectueze corespondență electronică, este necesar să se încheie un "Acord privind schimbul de documente electronice".

De asemenea, este necesar să instalați un server EDI pe care să fie stocate toate documentele. Acestea pot fi fie echipamente client, fie stocare în cloud. Accesul la datele de sistem din exterior se face printr-o aplicație instalată pe echipamentul angajaților organizației. Interacțiunea calculatoarelor cu serverul se realizează prin HTTP cu criptare suplimentară SSL 128. Accesul la documente se realizează numai prin interfața aplicației și după autentificare.

Proiectul EDO

Proiectul de automatizare a procesului poate dura de la câteva luni până la câțiva ani. Termenul depinde în mod direct de numărul de procese care trebuie automatizate, resursele și capacitățile financiare ale organizației. Rezumatul implementării EDI este următorul:

• Creați un grup de lucru.
• Formarea obiectivelor, termenilor și bugetului proiectului.
• Examinarea proceselor existente.
• Dezvoltați sarcini.
• Descărcarea sistemului EDO.
• Semnarea contractului pentru introducerea SED.
• Aprobarea programului de lucru.
• Completarea directoarelor sistemului.
• Instruirea personalului.
• Realizarea testelor preliminare.
• Publicarea ordinului privind introducerea SED.
• Finalizarea software-ului și a procedurilor de lucru.
• Lansarea proiectului pilot.
• Transformarea pe scară largă la EDI.

Erori ale implementării EDI

În procesul de automatizare a documentelor, ar trebui să se acorde o atenție deosebită proceselor în care legislația impune un transportator de hârtie. Nu puteți copia un document pe hârtie în format electronic. Acest lucru încetinește semnificativ procesul de lucru și determină o atitudine negativă față de procesul de automatizare în ansamblu. Nimeni nu plătește pentru munca dublă.

În procesul de implementare, este necesar să se dezvolte o nouă procedură pentru lucrul cu documente, personalul de tren și numai apoi să se pună în aplicare deplină. Puteți realiza acest lucru numai dacă aduceți personalului beneficiile utilizării noilor tehnologii.

O altă greșeală populară este dezvoltarea slabă a cerințelor pentru SED. Dacă utilizatorii trebuie să lucreze într-un sistem neconfigurat, procesul EDO este diferit de ceea ce este acceptat în organizație.

Schimbul electronic de documente între organizații: argumente pro și contra

avantaje:

• Reducerea costului trimiterii documentelor originale prin poștă.
• Economisiți spațiu pentru stocarea documentației. Totul este stocat electronic.
• Ușurința de utilizare. Documentul este trimis de la o singură stație de lucru. Căutarea rapidă a unui document se realizează prin starea (trimisă, primită, primită etc.).
• Livrare instantanee. Toate informațiile trimise ajung la destinatar în câteva secunde.
• Documentul nu poate fi pierdut până la expirarea stocării în sistem.

dezavantaje:

• Pentru a utiliza echipamentul de care aveți nevoie pentru a achiziționa o licență care costă o mulțime de bani.
• Schimbul de date este cel mai adesea posibil numai între participanții la același sistem.
• Fluxul de documente electronice între organizațiile din 1C sau folosind orice alt software diferă de schema utilizată anterior. Odată cu introducerea noului algoritm, toți angajații vor avea întrebări legate de desfășurarea activității.
• Echipament tehnic. Înainte de implementarea EDI a unei organizații, este necesară achiziționarea de echipamente și instruirea angajaților pentru a gestiona noul sistem.
• EDO se desfășoară cu ajutorul EDS, a cărui valabilitate este de 1 an. Este necesar să se monitorizeze și să se actualizeze certificatele în timp util. De asemenea, este necesar să se monitorizeze perioada de valabilitate a certificatelor de contrapartidă pentru a evita problemele legate de impozitare.

Reglementarea juridică

Ce acte normative reglementează circulația documentelor electronice între organizații? Legislația Federației Ruse include Legea federală nr. 63 "Cu privire la semnătura electronică", regulile de depunere a documentelor la Serviciul Fiscal Federal sunt prevăzute în ordinul Ministerului Finanțelor nr. MMV-7-2 / 168. EDO între organizațiile ecologice se desfășoară în baza ordinului Ministerului Finanțelor nr. 50n. Regulile pentru schimbul documentelor contabile primare în formă electronică sunt prescrise în ordinul Serviciului Federal Fiscal nr. MMV-7-6 / 36 @. Toți operatorii EDO în cursul activității lor ar trebui să se ghideze după ordinul Serviciului Federal Federației nr. MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Schimbul electronic de documente între organizațiile VLSI oferă clienților astfel de avantaje:

• Trimiteți documente către orice organizație care este înregistrată pe teritoriul Federației Ruse. În cazul în care contrapartida nu este membră a sistemului VLSI, angajatul companiei va contacta pur și simplu reprezentantul organizației și va trimite invitații de participare la sistem pe e-mail. Imediat după confirmarea cererii, schimbul de informații între participanți va fi efectuat fără intermediari.
• Nu este nevoie să instalați software-ul pe computer. Este suficient să aveți versiunea curentă a browserului și accesul la Internet.
• Pentru a lucra cu datele, nu este nevoie de un program special. Dacă raportul este inițial pregătit în software-ul unei terțe părți, de exemplu, 1C, atunci puteți configura integrarea datelor cu sistemul VLSI.
• Formularul exemplarului de document nu este instalat. Puteți trimite text, fișiere de tabel, imagini și așa mai departe.

SKB "Kontur"

Unul dintre primii dezvoltatori de software din Rusia se ocupă, de asemenea, cu livrarea de echipamente, prin care se realizează circulația documentelor electronice între organizații. "Contour" a dezvoltat sistemul Dyadok, prin care se schimbă documentele electronice. Particularitatea sistemului este că puteți obține acces la date în timp ce vă aflați în străinătate. În special în acest scop, compania a dezvoltat tarife în roaming. Dacă doriți, accesați mono datele prin API.

De ce aveți nevoie?

Pentru a vă conecta EDO, o organizație trebuie să cumpere:

• software licențiat;
• Server;
• pentru a actualiza echipamentul;
• personalul de tren;
• configurați și integrați ERMS-ul pentru a lucra cu aplicațiile interne.

Astfel de investiții trebuie implementate pentru a conecta fluxul de documente electronice între organizație? Includerea în consultarea suportului tehnic, actualizarea SED și a software-ului - a doua etapă a investiției. Aceste costuri vor trebui plătite lunar.

producție

Documentul electronic este înlocuit cu documente. Aceasta nu numai că reduce costurile organizației pentru desfășurarea proceselor, ci și mărește eficiența afacerii în ansamblu. Pentru ca EDI să funcționeze cu succes, este necesară formularea clară a obiectivelor implementării sistemului și configurarea corectă a echipamentului.