Care este fluxul de lucru? Volumul circulației documentelor, circulației, contabilității și stocării documentelor

Fiecare companie are propriul flux de lucru. Prin organizarea corespunzătoare, organizația se va dezvolta cu succes. Și se referă la hârtie și la circulația electronică a documentelor. Volumul circulației documentelor la întreprinderi este de obicei mare, de aceea sunt desemnați responsabili pentru respectarea tuturor normelor din acest domeniu.

definiție

Care este fluxul de lucru, cantitatea de flux de lucru? Procesul dat presupune elaborarea, coordonarea, recepția, transferul la expedierea documentației. De asemenea, este definită ca deplasarea de la compilare la primirea sau transferul în arhivă a documentelor.

Documentele în sine pot fi:

1. Venituri - provin de la alte instituții.

2. De ieșire - trimisă în afara companiei.

3. Intern - sunt create și rămân în interiorul companiei.

Aceste categorii stabilesc fluxuri de documente care au direcții diferite - orizontale și verticale. Primul înseamnă că fișierele de hârtie și electronice se deplasează între unitățile de nivel 1. Al doilea conectează subdiviziuni de niveluri diferite.

Nuanțele fluxului de lucru și volumul fluxului de lucru la întreprinderi pot fi diferite. În condițiile moderne, suporturile de hârtie au fost înlocuite cu fișiere electronice. Dar majoritatea companiilor lucrează la un sistem mixt.

formă

Principala regulă legată de organizarea circulației documentelor, volumul fluxului de lucru, este considerată optimizare. Este important să se reducă "opririle" intermediare pentru a asigura viteza de circulație a valorilor mobiliare.

Există 3 forme de organizare a circulației documentelor:

1. Centralizat. Lucrările se află într-un singur loc. Acest lucru se face de obicei de secretariat sau de birou. Aceste departamente îndeplinesc o varietate de îndatoriri legate de înregistrarea, prelucrarea, depozitarea valorilor mobiliare.

2. Descentralizat. Lucrările sunt concentrate în mai multe diviziuni, unde se efectuează operațiunile necesare. Acest formular este acceptabil în compania în care nu există diviziune și care se află la distanță.

3. Amestecat. Are caracteristicile speciilor din trecut.

Forma este aleasă în funcție de mărimea și structura firmei. De exemplu, pentru o companie mică aveți nevoie de o centralizată, unde secretarul-referent este implicat în această lucrare. În marile companii cu formă mixtă, se creează servicii speciale care se ocupă de gestionarea înregistrărilor. Descentralizarea este relevantă în cazul în care există mai multe birouri pentru depozitarea valorilor mobiliare.

principii

Despre executarea necorespunzătoare a circulației documentelor este evidențiată de întârzieri, livrare necorespunzătoare a valorilor mobiliare. Acest lucru duce la perturbarea întreprinderii. Prin urmare, este important ca procesul de circulație a documentelor să aibă următoarele principii:

1. Claritatea. Aceasta înseamnă că valorile mobiliare ar trebui să aibă o direcție clară fără obstacole. Prin urmare, companiile trebuie să urmeze un anumit model de mișcare.

2. Continuitatea. Trebuie să se asigure condiții pentru fluxul continuu de flux de documente.

3. ritmicitate. Fără a stabili condițiile de procesare a valorilor mobiliare, nu va exista o activitate neîntreruptă a firmei. Regulamentul permite reglarea acestei sfere.

4. Paralelismul. Fără acest principiu, nu va exista o activitate operațională și coordonată. Același proces nu este realizat de mai mulți participanți.

Deși principiile sunt independente, ele sunt interdependente unele cu altele. Dacă chiar unul dintre ele este încălcat, sistemul se descompune.

etape

Ordinea circulației documentelor presupune respectarea tuturor etapelor sale. Trecerea lor asigură buna funcționare a oricărei organizații. La întreprindere, schemele fluxului de lucru trebuie să funcționeze. Etapele procesării includ:

1. Compilarea și verificarea documentației de către persoana responsabilă.

2. Coordonarea informațiilor.

3. Semnarea valorilor mobiliare.

4. Înregistrare.

5. Finalizarea sarcinilor.

6. Înregistrarea.

7. Distrugerea și trimiterea în arhivă.

Documentele externe au 2 fluxuri: ieșiri și intrare. Documentația de ieșire este:

1. Compilarea și verificarea.

2. Reconcilierea și semnarea.

3. Înregistrarea și scoaterea fotocopiilor.

4. Trimiterea.

Documentația de intrare, următoarea schemă de flux de lucru:

1. Primirea, recepția.

2. Examinare, înregistrare.

3. Recomandarea.

4. Executarea.

5. Pregătirea raportului.

6. Mutarea în arhivă.

organizație

Pentru organizarea corectă a fluxului de documente, au fost create reguli, implementarea cărora va permite îndeplinirea următoarelor principii:

1. Minimizați numărul de servicii prin care treceți hârtia.

2. Reducerea numărului de returnări, adică trebuie să respectați secvența de procesare a documentelor.

3. Mutarea și prelucrarea conform regulilor uniforme.

Odată cu implementarea acestor reguli, veți atinge obiectivul principal al muncii de birou - eficiență și eficiență. Dacă există un dezastru în acest domeniu, activitatea întreprinderii nu va fi de înaltă calitate.

contabilitate

Volumul circulației documentelor se exprimă prin numărul total de documente primite de întreprindere și create de aceasta pentru o anumită perioadă. În acest termen, se presupune numărul originalelor de lucrări și aplicații pentru un anumit timp. Copii ale documentelor produse prin mijloace tehnice sunt, de asemenea, luate în considerare.

Rezultatele calculului sunt întocmite într-un rezumat, un certificat. Organizația își dezvoltă formele. De exemplu, la fiecare întreprindere, poate exista o periodicitate de numărare a circulației documentelor: pentru fiecare lună, săptămână, an, trimestru. Rezultatele volumului sunt utilizate pentru stabilirea numărului de personal și a structurii lucrărilor de birou. Acesta este modul în care fluxul de lucru este înregistrat.

execuție

Atunci când documentul este primit de întreprindere, trebuie plasat un marcaj corespunzător. El primește un număr de ordine și o dată. Poate fi o ștampilă. Apoi lucrările pe care doriți să le înregistrați sunt introduse într-o formă specială, de exemplu o revistă.

Datorită sistemului de informații-referință, puteți căuta documente pe diferite indicatoare. Deoarece termenul este înregistrat acolo, îi puteți găsi până la momentul executării. Aceste informații controlează executarea valorilor mobiliare. Ea este efectuată de persoane responsabile, iar în companii mici - de către secretar.

Responsabilitatea pentru rezolvarea problemelor specificate în documentație constă în gestionarea unităților structurale. Controlul asupra termenilor presupune:

1. Fixare la înregistrarea documentelor.

2. Verificarea documentelor.

3. Completarea executorilor cu privire la expirarea executării lucrării.

4. Introducerea informațiilor.

5. Informarea persoanelor responsabile.

6. Introducerea datelor de performanță.

7. Înregistrarea certificatelor la controlul executării.

Sunt necesare documente controlate care necesită un răspuns și o execuție. Întrucât în ​​documentația administrativă subiectul controlului este considerat a fi deciziile conținute în acesta, fiecare element trebuie monitorizat.

depozitare

În procesul de activitate al oricărei întreprinderi, se eliberează documente care au semnificație științifică, practică. Multe dintre acestea includ informații necesare pentru a rezolva o anumită problemă. După ce informațiile sunt utilizate, lucrările își pierd semnificația. Și unii pot să dețină valoarea de mulți ani.

În funcție de valoarea informațiilor, valorile mobiliare sunt stocate:

1. Temporar - până la 10 ani.

2. Temporar - de la 10 ani.

3. În mod constant.

Al doilea și al treilea tip sunt stocate timp de 2 ani în diviziuni. Apoi se duc la arhiva documentelor. Termenul de valabilitate nu este determinat de forma: electronică sau hârtie. Arhiva obișnuită și electronică funcționează conform unui singur principiu.

Gestionarea documentelor electronice

În unele firme este eficientă procesarea electronică a documentelor și schimbul reciproc între destinatari. Pentru aceasta, o bază de date este creată pe server, unde sunt localizate toate informațiile. Accesul se face printr-un browser. Accesul prin Internet și prin rețeaua locală este permis.

Documentația este descărcată sau salvată în foldere specifice care sunt distribuite pe baza ierarhiei. Pentru crearea, modificarea, ștergerea, persoanele îndreptățite la astfel de îndatoriri au dreptul. În alte cazuri, vor fi acțiuni ilegale. A fost creată o arhivă electronică pentru stocarea hârtiilor electronice.

Organizarea muncii cu documentație este o zonă serioasă în orice întreprindere. Este important să funcționeze într-o manieră organizată și pe baza principiilor stabilite prin lege. Doar atunci este asigurată activitatea coordonată a companiei.