Activitatea secretă a biroului: organizarea și regulile de desfășurare a afacerilor

De acum înainte, munca secretă este prerogativa nu numai a agențiilor guvernamentale. Documentele cu ștampilă de secret sunt astăzi în aproape toate organizațiile comerciale majore. Acest articol vă va oferi totul despre gestionarea corectă a documentației secrete.

Conceptul de secret în păstrarea evidențelor

Orice activitate de lucru, într-un fel sau altul legată de documentația secretă sau secretă, conține întotdeauna multe dificultăți, probleme și riscuri. Care este motivul pentru aceasta? Există multe motive, dintre care baza este incapacitatea banală de a lucra competent cu titluri care poartă clasificarea secretului.

În primul rând, merită să se decidă în general ceea ce este secret. Misterul are mai multe sensuri. Trebuie să ținem seama de cea mai comună definiție, atunci acest concept trebuie tratat ca un fel de informație disponibil doar unui cerc limitat de oameni. Secretul nu trebuie divulgat, ci trebuie păstrat secret. De regulă, misterul este pierdut în curând și informațiile devin disponibile pentru un număr mare de persoane. În consecință, organizarea de gestionare a înregistrărilor secrete devine inutilă.

Salutări de securitate

În prezent, confidențialitatea are mai multe tipuri de bază. Dacă este o chestiune de lucru secret de birou, într-un fel sau altul legat de afacerile de stat, atunci toate documentele sunt împărțite în trei tipuri principale:

• importanță deosebită;
• secret de top;
• utilizarea oficială.

Această clasificare este stabilită de Legea Federală specială din 21 iulie 1993 "Despre Secretele de Stat". Ce este fiecare dintre vulturii de mai sus?

Bara de "importanță specială" reprezintă cel mai înalt grad de secret. Bineînțeles, un astfel de statut nu poate fi obținut de fiecare document. Deci, în caz de dezvăluire a fretboard-ului de o importanță deosebită, se pot face daune semnificative statului sau unui grup de oameni. De aceea, protecția acestor documente este adecvată.

Ștampila "top secret" este atribuită și documentelor care conțin un secret de stat. Reglementarea strictă în tratarea unor astfel de tipuri de valori mobiliare este, în acest caz, o trăsătură distinctivă.

Griffinul "de afaceri" nu furnizează documente cu un secret special, însă restricționează în mod semnificativ utilizarea acestora. Acest tip de activitate secretă de birouri este stabilită, de regulă, în structurile comerciale.

Ordinea de clasificare

Ordinul de clasificare toate, de asemenea, stabilește Legea federală a statului. secret, numit mai sus. Potrivit acestui document, secretul supus statului poate include:

• informații privind sfera militară;
• informații despre economie, tehnologie sau știință;
• informații privind politica externă sau sferele economice;
• informații despre contrainformații, activități operaționale sau de investigație, despre politica antiteroristă și așa mai departe.

Cum se clasifică documentele? Principalul lucru care merită menționat este disponibilitatea unor specialiști autorizați. Persoanele cu anumite calificări sunt implicate în dezvoltarea depozitării în siguranță a anumitor valori mobiliare. Se selectează cea mai potrivită clasificare a secretului, conform căreia se desfășoară lucrări ulterioare. De fapt, păstrarea înregistrărilor secrete este o sferă uriașă cu angajații și managerii săi.

Principiul sistemic de definire a secretului

Pentru definirea cea mai competentă a gradului de păstrare a secretului, este necesar să se aplice periodic principii speciale. În continuare vom vorbi despre însăși forma definiției secretului în păstrarea evidenței - principiul sistemic. Ce este?

Caracteristica principală a abordării sistemului este o atenție specială la problema secretului în general. Funcția sa principală este de a păstra două direcții de influențare reciprocă: pe de o parte, pentru a împiedica diseminarea informațiilor importante, pe de altă parte, pentru a evita secretul masiv și problemele care decurg din acestea.

Cum merge dosarul secret? Aici sunt principalele două mecanisme: supraevaluarea și subestimarea gâtului secretului. Suprasolicitarea reduce semnificativ posibilitatea schimbului de informații necesare, subestimarea oarecum slăbește acest proces.

Alte principii

Ce alte principii și reguli pentru gestionarea înregistrărilor secrete pot fi distinse? Pe lângă sistematic, este de remarcat și obiectivitatea. Care este punctul aici? Dacă da o scurtă descriere, atunci sună după cum urmează: atunci când este vorba de documente secrete nu pot fi ghidate de tot felul de opinii subiective și de ipoteze. Trebuie să existe o anumită listă de reguli, conform cărora vor fi elaborate toate măsurile necesare.

Principiul optimizării este un alt element inalienabil al muncii secrete în birouri. Punctul său principal este că cea mai mică cantitate de date din documentele clasificate este cea mai bună soluție optimă. Informațiile excesive vor viola doar nivelul necesar de securitate.

Principiul inspecției periodice este monitorizarea constantă a documentației secrete.

Cu privire la introducerea modificărilor aduse documentelor clasificate

După cum sa menționat deja, gradul de confidențialitate al unui document este determinat în conformitate cu o listă specială de informații. după documente de clasificare clasificate și trimise pentru păstrare. Este posibilă modificarea acestor documente?

Instrucțiunea privind păstrarea înregistrărilor secrete, care conține Legea federală privind statul. secret, stabilește o serie de situații și circumstanțe obiective, conform cărora documentele pot fi revizuite în diferite grade. Cu toate acestea, trebuie menționat faptul că termenul limită pentru declasificarea sau modificarea documentației nu trebuie să depășească 30 de ani. O excepție este decizia unei comisii speciale interdepartamentale. Ca și în cazul păstrării secretului, lucrările privind eliminarea sau reducerea vulturilor de clasificare sunt efectuate de un grup special de persoane autorizate.

Distrugerea documentelor secrete

Decizia de a distruge unul sau alt document secret depinde de clasificarea secretului impus. Dacă bara este marcată cu o importanță deosebită sau un secret perfect, atunci toate problemele sunt rezolvate de comisia interdepartamentală. Dacă este vorba de secret comercial, documentație secretă a unei întreprinderi, este necesar să se convoace o comisie specială de experți și directori. Se va rezolva problemele organizaționale, iar conducerea ar trebui să acorde permisiunea.

Procesul de distrugere are loc, de regulă, în compoziția a trei sau mai mulți oameni. Hârtia este distrusă cu ajutorul unor mașini speciale - mașini de prelucrare a hârtiei. Ar trebui să fie marcate în formularele de înregistrare care determină înregistrarea documentației. De asemenea, trebuie remarcat faptul că distrugerea documentației clasificate ar trebui să aibă loc în paralel cu distrugerea inventarului intern.

Reguli de desfășurare a activităților de secretariat

Apoi vom vorbi despre documentația secretă a firmelor sau a altor structuri comerciale. Atunci când lucrați cu documente secrete, trebuie luate în considerare mai multe reguli de bază și cerințe. Merită să subliniem cele mai importante puncte:

• Este necesar să se respecte cel mai strict control asupra accesului persoanelor neautorizate la documente. E vorba de personal. Deci, securitatea ar trebui să fie stabilită prin intermediul serviciilor de securitate sau de securitate.
• Este necesar să se stabilească cu precizie persoanele care au dreptul să lucreze cu documente secrete. În consecință, ar trebui să li se acorde competențe speciale.
• Trebuie elaborată o instrucțiune clară (memo) pentru lucrul cu documentația secretă. Toate lucrările viitoare ar trebui să fie organizate în strictă conformitate cu aceasta.
• Angajații trebuie să aibă un acord privind nedivulgarea secretelor comerciale și industriale.
• Trebuie să existe stimulente materiale constante pentru persoanele care au dreptul de a accesa documentele clasificate. În special, orice evidență secretă a specialiștilor trebuie să se afle sub controlul personal al conducerii.

Acestea sunt toate regulile de bază care trebuie respectate atunci când lucrați cu documente secrete sau secrete.

Atribuțiile specialiștilor pe documente secrete

Sarcinile angajaților admiși să lucreze cu o activitate secretă sunt diferite pentru fiecare întreprindere. În orice caz, nu există nici o instrucțiune unică privind lucrul cu documentele secrete. Cu toate acestea, este încă posibil să se identifice cele mai comune și comune puncte pe care fiecare angajat care se ocupă de documentele secrete ar trebui să-și amintească. În special vorbim despre faptul că:

• Angajatul este responsabil pentru depozitarea, păstrarea sau modificarea documentelor.
• Angajatul trebuie să fie vigilent, responsabil și considerat. Orice încercări ale persoanelor neautorizate de a accesa documentația trebuie oprite imediat.
• Angajatul trebuie să cunoască și să respecte dispozițiile instrucțiunii privind lucrul cu documente secrete.

În plus, este necesar să se sublinieze ce este interzis să facă specialistul. Acestea includ:

• mesaje către orice informații secrete ale terților;
• îndepărtarea, transportul sau modificarea documentației fără cunoașterea conducerii;
• cunoașterea documentației privind aspectele care nu sunt incluse în comportamentul angajatului;
• distrugerea documentelor fără cunoașterea conducerii.

apariție documentația secretă

Merită să oferiți cele mai generale informații despre modul în care ar trebui să arate coperta documentelor secrete. Aproape orice departament de evidență secretă stabilește următoarele norme:

• colțul din dreapta sus este clasificarea secretului;
• sub numărul de gât - inventar;
• documentele cu ștampilă de secret trebuie să aibă o linie roșie din colțul din dreapta sus;
• Foile trebuie să fie numerotate și filetate.

Firește, există multe alte cerințe pentru acest tip de valori mobiliare. Cu toate acestea, punctele de mai sus se referă la aproape toate formele de documente secrete.