Care sunt îndatoririle secretarului

Pentru a defini clar sarcinile oficiale ale secretarului, este necesar să știm despre cine vorbește. La urma urmei această postare pot fi văzute în mai multe unghiuri. Cunoscut, de exemplu, asistent administrativ ca lucrătorul de birou, secretarul general ca capul (capul) o anumită organizație, secretarul de stat ca funcționar public, secretarul ca persoană diplomatică, secretar al capului ca angajat, și alte opțiuni. Cel mai adesea, referindu-se la acest post, înseamnă un angajat care îndeplinește sarcini (instrucțiuni) în calitate de director al întreprinderii, precum și pe administratorii individuali ai diviziilor sale structurale. Se pare că atribuțiile oficiale ale secretarului în acest caz sunt reduse la executarea ordinelor unice pentru rezolvarea problemelor organizaționale și tehnice.

Ce trebuie să știe și trebuie să facă secretarul

Secretarul trebuie să efectueze zilnic următoarele funcții:

1. Primiți informații de la subordonați pentru a le transfera supraveghetorului.
2. Organizați managerul de comunicații telefonice. În absența lui, să ia informații, apoi să-l aducă în atenția regizorului.
3. Primiți și păstrați înregistrări ale mesajelor telefonice.
4. Pentru a crea condiții pentru munca normală a capului: pentru a monitoriza nevoia de consumabile de birou și de echipament de birou.
5. Asistență în organizarea de întâlniri și întâlniri de producție. Să aducă participanților data, locul și ora evenimentului. Strângeți materialele necesare, asigurați participarea celor prezenți și păstrați procesul-verbal al ședinței.
6. Să desfășoare activități de birou la întreprindere. Pentru a face acest lucru, secretarul ar trebui să primească, să sistematizeze corespondența primită și să o transmită conducerii. Apoi, pe baza vizei impuse pentru a transfera documentele către executorii de pe o listă. În taxe oficiale Secretarul include, de asemenea, controlul asupra cursului, calendarul și rezultatul executării acestuia.
7. Efectuați lucrul la imprimarea și reproducerea documentelor.
8. Organizați recepția vizitatorilor la conducerea companiei și, dacă este posibil, creați condiții pentru rezolvarea promptă a problemelor.

Pentru a îndeplini aceste sarcini de lucru aparent simple ale unui secretar, angajatul ar trebui să știe:

• întreaga compoziție a conducerii întreprinderii și a subdiviziunilor sale structurale;
• carta, personalul și structura întreprinderii, profilul, perspectivele de dezvoltare și specializare;
• documente normative pentru buna desfășurare a activității de birou;
• regulile de utilizare a mijloacelor de echipament de birou și de comunicații;
• regulile BTW, OT, siguranța la foc și salubrizarea industrială;
• regulile de organizare a muncii la locul de muncă;
• acte normative și legale, ordine, hotărâri, ordine de planificare, contabilitate și managementul calității muncii efectuate.

Specificitatea grefierului

Dacă este vorba de o specializare mai precisă și mai îngustă, atunci situația este oarecum diferită. Luați, de exemplu, funcțiile oficiale ale grefierului. În titlul poziției, aspectul lucrării efectuate este clar definit. De obicei, la fiecare întreprindere există deja o instrucțiune oficială, în care sunt indicate instrucțiunile specialistului în evidența contabilă. Dacă nu există o astfel de instrucțiune, atunci este mai bine să o creați. Pentru a face acest lucru, utilizați ghidul de calificare, care are eșantioane aproximative. După aceasta, versiunea standard trebuie să fie finalizată pentru organizația specifică, ținând cont de specificul și caracteristicile interne. În general, obligațiile grefierului trebuie să fie clar descrise în trei domenii principale:

1. Lucrează cu corespondența. Recepție, prelucrare în moduri moderne și expediere în timp util.
2. Întreținerea corectă a documentației interne.
3. Înregistrarea, contabilizarea strictă și transferul documentelor în arhivă pentru păstrare.

Caracteristicile lucrării referentului

La unele întreprinderi este introdus un astfel de post, care include o gamă largă de responsabilități: de la "help desk" la "directorul asistent". Un astfel de expert trebuie să aibă o gamă largă de cunoștințe și o bună cunoaștere a situației. Funcțiile oficiale ale secretarului reporterului sunt ușor extinse în legătură cu creșterea autorității. În general, aceasta este lucrarea obișnuită a secretarului, dar cuvântul "referent" face unele adăugiri la lista standard. În special, secretarul-referent poate primi în mod independent vizitatori pe anumite probleme. Având anumite informații, el poate lua propriile sale decizii. În plus, referentul îndeplinește misiuni responsabile ale conducătorului în ceea ce privește activitățile economice ale organizației (întreprinderii). Uneori secretarul-referent este responsabil pentru întreținerea gestionării înregistrărilor personalului. Acest lucru se face numai atunci când volumul total de muncă vă permite să îndepliniți sarcini suplimentare.