Inventarierea documentelor. Tipurile și regulile compilației sale

Termenul "inventar" este bine cunoscut nu numai pentru lucrătorii din birouri, ci și pentru specialiștii din alte industrii și structuri. Acesta se găsește adesea atât în ​​documentele cu scop special, cât și în documentele însoțitoare.

Organizarea lucrărilor în arhivă

După ce documentele își îndeplinesc misiunea de bază, devin practic inutile în acest moment. Unele dintre ele sunt distruse, iar restul sunt trimise în depozite speciale, numite arhive. Aici, documentele sunt prelucrate, sistematizate și stocate pentru a fi depozitate în încăperi pre-desemnate. Această etapă este considerată ultima în activitatea de birou. Toate pachetele pe termen de valabilitate, și trebuie să enumere separat de documente pentru depozitarea temporară și permanentă, precum și cazuri de personal. Fiecare întreprindere (organizație), la sfârșitul anului, colectează documentația de serviciu pentru a fi transferată în arhivă. Aceste chestiuni sunt tratate, de obicei, de către arhiviști. În cazul în care masa de personal compania nu are o astfel de unitate, lucrarea este efectuată de către specialiștii departamentului de personal sub îndrumarea angajaților arhivei. Acestea constituie un inventar al valorilor mobiliare transferate pentru diviziuni separate, pe baza cărora se formează o listă consolidată de documente privind întreprinderea.

Set de documente pentru lucru

Uneori, pentru a rezolva o problemă specifică, un cetățean sau o organizație trebuie să prezinte nu unul, ci mai multe documente oficiale. Luați, de exemplu, situația în care pentru construirea obiectului un concurs între participanți pentru dreptul de a încheia contract de muncă. Fiecare solicitant trebuie să furnizeze comisiei documente cu o natură foarte diferită: oferta comerciala, permise pentru activități de construcție, documente constitutive și alte documente. Toate acestea sunt colectate într-un singur pachet și trimise membrilor comisiei spre examinare. În interiorul acestuia trebuie să existe un inventar al documentelor, în care tot ce este listat este trimis în numele unei anumite organizații. Acesta este un fel de listă sau listă. Astfel de hârtie este de obicei întocmită conform unui anumit tipar. Totul este extrem de simplu. În partea superioară a foii se scrie titlul "Inventarul documentelor" în centru. Un pic mai jos explică unde și din ce organizație sunt furnizate. Apoi vine masă, care constă din patru coloane:

1. Numărul în ordine.
2. Numele documentului.
3. Paginile din document cu __ și __.
4. Numărul de pagini din document

Tabelul se termină cu o linie rezumativă, care indică numărul total de pagini din setul transmis. Acest lucru permite evitarea pierderii sau posibilei substituții a valorilor mobiliare prezentate cu titlu oneros.

Executarea cauzelor

Cu gestionarea corectă a gestionării înregistrărilor, toate documentele de la întreprindere la sfârșitul anului sunt procesate și grupate în cazuri. Echipamentul este fabricat în conformitate cu nomenclatura aprobată, luând în considerare și normele general acceptate:

1. Documentele sunt generate într-un an calendaristic. În mod excepțional, dacă există documente de afaceri de tip rulant, este posibilă combinarea documentației de service într-un singur caz timp de mai mulți ani.
2. Plasarea valorilor mobiliare se face de sus în jos.
3. Toate foile trebuie să fie numerotate. Acest lucru se face pentru a asigura integritatea informațiilor în timpul stocării. Numerotarea trebuie făcută cu un simplu creion în colțul din dreapta sus.
4. Dacă este necesar, se întocmește un inventar intern al documentelor, cu semnătura specialistului care la compilat.
5. Lucrările sunt cusute.
6. O foaie de martor este compilată.
7. Pentru fiecare caz se realizează coperta eșantionului stabilit. Acesta indică numele complet al întreprinderii și unitatea specifică. Apoi vine un indice digital special, corespunzător nomenclaturii. Ulterior sunt indicate datele instituției și sfârșitul cazului. Și la sfârșitul perioadei de valabilitate.

poștală

La trimiterea unor colete, pachete sau scrisori valoroase cu conținutul trimis la documentele de inventar. Formularul poate fi luat în orice ramură a comunicării. Acesta rulează sub numărul formularului 107 și este un fel de document, care conține informații detaliate cu privire la numărul și conținutul de valoare. Problema prețului este decisă de expeditorul însuși. În cazul în care constată că un document a fost de mică valoare, coloana corespunzătoare a formularului pus o liniuță. Inventarul este pus într-un plic sau ambalat direct la oficiul poștal. Angajatul filialei verifică corectitudinea înregistrării și certifică formularul cu un sigiliu. Inventarul ar trebui să fie făcut în două exemplare. Unul este trimis împreună cu documentele, iar celălalt trebuie să rămână la proprietarul parcelei. Acest lucru se face astfel încât, în cazul unei situații de conflict, este posibilă confirmarea fiecărei unități de investiție. După aceea, plicul (parcelă sau parcelă) este sigilat și trimis destinatarului.