O mostră de descriere standard a postului de arhivar

Postul arhivistului este numit arhivist. Principala sarcină a unui specialist în acest domeniu este de a stabili lucrarea arhivei în sine și cifra de afaceri a documentației în ea. Astfel de profesioniști sunt necesari ori de câte ori există o mare cifră de afaceri a documentelor oficiale, în special în cadrul organizațiilor legate de asigurări, finanțe și, în special, de întreprinderile de stat. Documentul principal la care ar trebui să se referă noul angajat este descrierea postului de arhivar.

Dispoziții generale

Doar șeful întreprinderii poate accepta sau demite arhivatul. Și, în primul rând, trebuie să se refere la legislația actuală a țării. Instrucțiunea trebuie să indice persoana care este supraveghetorul imediat al specialistului care ocupă această funcție.
Pentru a lucra ca arhivar, o persoană trebuie să primească o educație profesională inițială, iar apoi poate ocupa o poziție chiar și fără experiență în acest domeniu. Există o opțiune ca o persoană cu o educație medie sau generală să primească lucrarea, dar trebuie să primească o pregătire specială în această direcție. Experiența în această poziție este opțională.

Ce trebuie să știți

Descrierea postului de arhivar al companiei presupune că angajatul trebuie să aibă anumite cunoștințe: este obligat să studieze regulamentele, instrucțiunile și întreaga listă de documente legale referitoare la arhivarea în cadrul acestei organizații. În plus, trebuie să știe cum să stocheze, să utilizeze documente și, de asemenea, ce standarde să le accepte și să le predea. Cunoștințele sale ar trebui să includă un singur sistem de stat de gestionare a înregistrărilor. În plus, el trebuie să înțeleagă cum este o descriere a documentelor stocate, care dintre ele trebuie să fie stocate permanent, și ceea ce - doar temporar, și aceeași sumă la actele privind distrugerea acestora.

Descrierea postului asistent arhivist presupune că el trebuie să știe cum se fac lucrurile, ce reguli este în curs de pregătire pentru o utilizare ulterioară și siguranță ca fiind de contabilitate și raportare la întreprindere. Această persoană ar trebui să înțeleagă structura companiei în care lucrează, precum și regulile de utilizare a echipamentului și toate mijloacele tehnice necesare pentru efectuarea lucrărilor în arhivă. În plus, trebuie să cunoască toate regulile și legile interne ale organizației, inclusiv protecția muncii, siguranța în caz de incendiu, regulamentele și așa mai departe.

taxe

Descrierea postului arhivist instituție bugetară sugerează că el trebuie să îndeplinească anumite funcții: punerea în aplicare a lucrărilor legate de afaceri arhiva, menținerea documentației, care vine la arhiva, înregistrarea documentelor primite, dezvoltarea gamei și a verifica valabilitatea cazurilor înainte de livrarea la arhiva. Dacă există o astfel de necesitate, atunci criptează unitatea de stocare, sunt sistematizate plasarea afaceri și le stochează în registru.

Descrierea postului de arhivar al instituției medicale presupune că ar trebui să pregătească descrierile sumare ale documentației stocate, distribuția acesteia pentru unitățile temporare și perpetue. El trebuie să păstreze înregistrările și să distrugă documentele care au expirat în timp și, de asemenea, să dezvolte un sistem în care puteți găsi rapid și ușor documentul de care aveți nevoie.

Alte funcții

În plus, sarcinile sale de muncă necesită prezența expertizei în disponibilitatea documentelor pentru știință și nu numai. El trebuie să se asigure că documentele rămân în siguranță, dacă este necesar, să efectueze lucrări de restaurare cu ele. De asemenea, acest specialist se asigură că toate condițiile necesare pentru stocarea normală a documentelor se află în camera de arhivare.Arhivist ar trebui să monitorizeze punerea în aplicare a normelor de protecție împotriva incendiilor, precum și să utilizeze instrumente tehnice moderne pentru a lucra cu documente. El este obligat, la cererea angajaților și vizitatorilor organizației, să elaboreze copii sau documente originale ale documentelor de arhivă, să întocmească certificate utilizând informațiile disponibile în arhivă și să întocmească rapoarte privind activitatea lor.

drepturile

Descrierea postului de arhivist medical presupune că are anumite drepturi. El poate solicita și primi documente care se referă la activitatea sa de lucru. Dacă este necesar, poate colabora cu specialiști din alte departamente ale întreprinderii sau din alte organizații, dacă acest lucru îl va ajuta în rezolvarea întrebărilor sale competente. Dacă există o astfel de nevoie, atunci el poate reprezenta interesele companiei sale în alte organizații cu privire la orice probleme care privesc direct activitatea arhivei.

responsabilitate

Archivist fișa postului sugerează că este responsabil pentru eșecul de a-și îndeplini sarcinile, și de muncă de calitate slabă, pentru furnizarea de informații false sau care induc în eroare cu privire la locul de munca, pentru nerespectarea ordinelor superiorilor.

În plus, el este responsabil pentru situația, în cazul în care încălcările depistate, încălcări de siguranță sau alte acțiuni care pun în pericol desfășurarea normală a activității, iar angajatul este notificat dintre ei și-a luat nici o măsură pentru a remedia problema. Arhivatorul este responsabil pentru încălcarea normelor de disciplină a muncii.

Condiții de lucru

Descrierea postului de arhivar presupune că conducerea organizației trebuie să stabilească orele de lucru în conformitate cu legislația muncii. În caz de necesitate a producției, compania trebuie să-i ofere un loc de muncă ținând cont de toate normele și standardele, precum și tot ceea ce este necesar pentru efectuarea călătoriilor de afaceri, inclusiv a celor locale. El are, de asemenea, dreptul de a semna documentele care intră în competența sa.

concluzie

Documentul principal pe care un specialist ar trebui să se bazeze pe acest post este descrierea postului de arhivar. Indiferent dacă, în ce fel de organizare funcționează, drepturile, obligațiile, funcțiile și expertiza sunt practic aceleași, și poate varia în funcție de nevoile de o anumită companie și care este problema de management locuri echipa pe angajații săi.

Acest lucru implică grija, diligență, cunoașterea regulilor de conservare a documentelor importante, cunoașterea evaluării valorii anumitor documente, precum și capacitatea de a organiza și de a localiza și criptarea documentelor rapid. Un alt factor important este lucrul cu oamenii, deoarece profesia arhivistului implică emiterea și acceptarea de diverse documente, verificarea corectitudinii compilației și autenticității. Doar o persoană atentă, care este dispusă să lucreze cu o cantitate mare de informații și să reprezinte interesele companiei în alte organizații, va putea să își îndeplinească în mod corect și fiabil sarcinile de muncă în această funcție.