Atribuțiile directorului de birou

Adesea, în special în organizațiile mici, un manager de birou este numit secretar obișnuit. Acest post pare mult mai solid, dar faptul că funcțiile managerului de birou sunt diferite de secretari (deși cu siguranță au mult în comun), rareori nimănui îi pasă de acest caz.

Care este responsabilitatea acestui angajat? În primul rând, îndatoririle managerului de birou includ lucrul cu documente. Angajatul acceptă corespondența primită, îl înregistrează, îl trimite destinatarului, îl trimite în arhivă dacă este necesar. De asemenea, acceptă cereri de la alți angajați, le transmite la semnătura CEO-ului, le certifică cu un sigiliu, apoi le dă înapoi. În responsabilitățile directorului de birou include lucrul cu documentația internă: tipărirea ordinelor și înregistrarea, stocarea, trimiterea la arhivă și contabilitate, lucrul cu corespondența de ieșire. Dacă este necesar, el ar trebui să poată lucra cu orice echipament de birou: fax, scaner, copiator și de asemenea tipă și imprima documente. Pregătirea unei săli pentru prezentări, păstrarea proceselor-verbale ale întâlnirilor, întâlnirea și primirea oaspeților și a clienților companiei fac parte, de asemenea, din funcțiile unui manager de birou.

Deseori, angajatul trebuie să se ocupe de îndatoririle tradiționale de secretariat: distribuirea partenerilor sau a managerilor invitați în hoteluri, rezervarea de camere, biletele de avion și biletele de tren. În funcție de specificul firmei, managerul de birou însuși poate fi un reprezentant al companiei sale în cadrul negocierilor de afaceri și îndeplinește, de asemenea, o parte din atribuțiile directorul personalului: căutarea de noi angajați, crearea de programe de stimulare și de formare, plasarea în muncă. Uneori se ocupă de implementarea tehnologiei informației, dezvoltarea de noi programe.

Obligațiile unui manager de birou implică cunoașterea:

1. Acte legislative și regulamente care reglementează activitatea juridică, informatică, de afaceri a companiei.
2. Bazele managementului, marketingului, antreprenoriatului și afacerilor.
3. Bazele sociologiei, psihologiei, eticii comunicare de afaceri, Lucrați cu personalul și publicul.
4. Procedura de elaborare a propunerilor de afaceri, rapoarte, planuri, contracte și acorduri.
5. Elementele de bază ale managementului, elementele de bază ale ergonomiei și protecției muncii.

În plus față de aceste sarcini, includ și îndatoririle unui manager de birou bilanţul birou și asigurarea necesare pentru consumabile (rechizite de birou, hârtie și alte accesorii), care sunt necesare pentru activitatea angajaților. De asemenea, el este obligat să țină o evidență a acestor materiale pentru a asigura eliberarea lor, pentru a determina modul de a obține, organiza și ține evidența plăților pentru provizii. Sarcinile managerului de birou este de a monitoriza starea echipamentelor de birou, care include: o provocare operațională de a stăpâni pentru reparații, înlocuirea în timp util a consumabilelor (cum ar fi cartușe), atunci când este imposibil de reparat - înlocuirea echipamentelor de birou.

În funcție de normele adoptate în cadrul companiei, iar managerul său birou dimensiune sau el ia apeluri și faxuri, le transmite la persoana potrivită, trimite faxuri și sunarea clienții și partenerii, sau supraveghează activitatea de secretari, inclusiv monitorizarea culturii vorbirii. De asemenea, în funcția de manager de birou este de a controla starea sanitară a biroului, organizarea planificată întreținerea, apelați personalul tehnic pentru rezolvarea problemelor (de exemplu, înlocuirea lămpilor sau comutatoare chiuveta).

În general, această listă poate crește sau scădea în funcție de locul de muncă. Prin urmare, este necesar să întrebați în etapa de interviu ce face managerul de birou (îndatoririle unui angajat în această companie).