Notă privind serviciul: un exemplu. Efectuați o notă

Pe documentele interne ale organizației, mulți angajați cunosc doar prin zgomot - sunt confundați cu notele de serviciu și sunt incorecți. Acest lucru încalcă funcția de bază a acestor documente - comunicarea oficială în cadrul echipei, ceea ce duce la imposibilitatea unei activități coordonate. De aceea, problema elaborării unui memoriu, diferențele și asemănarea cu restul lucrărilor, specificarea scrisului devine urgentă.

terminologie

Notă privind serviciul - mijloace de comunicare între funcționari, diviziuni structurale. Uneori este definit ca un document referitor la performanța unei anumite sarcini / lucrări, deși poate avea un caracter diferit. Probele care vor fi discutate în acest articol reflectă doar conținutul posibil al notei.

În mod oficial, clasificatorul documentelor de gestionare nu conține informații despre un astfel de document ca o notă. Nu este furnizat un exemplu de scriere a acestuia, dar acest lucru nu contrazice faptul că un astfel de document este larg răspândit în sfera forței de muncă-muncă din mai multe motive.

Motive pentru utilizare

O notă de serviciu este cunoscută ca un document de susținere utilizat frecvent. Are responsabilitatea de a asigura comunicarea între elementele sistemului de muncă, adică angajații. De ce este atât de popular un astfel de document? Multe momente de lucru pot și ar trebui rezolvate fără intervenția unor poziții de conducere - aceasta demonstrează autonomia și eficiența departamentelor în mod autonom și ca sistem în ansamblu.

caracteristici

Spre deosebire de memorandumul menționat mai sus constă în aceea că acesta implică un tratament la grade superioare, un memoriu, din care un exemplu va fi discutat mai jos, formează o legătură la nivel orizontal. Acesta poate fi un apel către administratorul unui alt departament sau către un alt șef al unei alte unități. În oricare dintre cazuri, în timp ce persoanele menționate au posturi echivalente, se poate vorbi despre memo. Când apare o inegalitate, trebuie să fie compilată memorandum de înțelegere. Unele dintre exemplele prezentate aici pot fi ambigue, motivele pentru care vor fi discutate mai târziu.

Domeniul de aplicare al notelor de serviciu

În mod obișnuit, sunt prezentate note despre furnizarea de informații, economice, logistice sau organizaționale. Adesea, o notă poate conține o cerere sau o propunere. Fiecare dintre elementele structurale este de obicei unul dintre subiectele de prioritate și se corelează cu zona în care funcționează elementul însuși.

înregistrare

Înregistrarea notei se efectuează în același mod ca și înregistrarea raportului. În consecință, numai modificările de conținut. Înregistrarea notelor oficiale este reglementată de GOST. Acest lucru vă permite să păstrați unitatea de înregistrare a tuturor documentelor de gestionare.

Un exemplu de scriere a unei note:

Departamentul tehnic și informatic (în partea de sus a paginii, în stânga)

Căpitanului serviciului de securitate (în partea de sus, pe partea dreaptă) Lyubchenko R. L.

OBSERVAȚIE OFICIALĂ

14.09.2015 № 11

Vineri, 17.09.2015, baza materială și tehnică va fi înlocuită. În acest sens, solicit ca următorilor angajați ai organizației PE "AMIR" să li se acorde acces la realizarea acestor lucrări:

1. Andeneko Serghei Gennadievici.
2. Mișkov Lev Georgievich.

Șef departament (pe partea stângă) _response_ Antipov RD (pe partea dreaptă)

Designul memo-ului sugerează un format tipic - A4.

avantaje

În esență, analogul mesajului de vorbire, memo-ul are mai multe avantaje față de comunicarea obișnuită de lucru:

• conservare în scris;
• documentația oficială;
• comoditate în cazul transferului de informații complexe;
• abilitatea de a transmite un mesaj mai multor persoane simultan.

În mod logic consecințele care rezultă din aceasta:

• posibilitatea de a confirma / respinge o declarație;
• o formulare clară a sarcinii și o implementare clară a sarcinii;
• actualitatea implementării;
• eficiența muncii.

caracter

Scrierea unei note oficiale poate avea următorul caracter:

• informații (comunicare, notificare, briefing etc.);
• inițiativă (cerere);
• de raportare.

De reținut, din care, de exemplu, au fost furnizate mai sus este în scop informativ ca șef al unui departament va notifica celeilalte executarea iminentă a lucrărilor, în plus, oferă o instrucțiune simplă că trebuie să facă.

Ultimele două elemente sunt deseori alăturate: un memorandum este un răspuns la o inițiativă (cerere).

structură

Luați în considerare cum să scrieți corect o notă de serviciu pe baza exemplului dat. Deci, acest document trebuie să conțină:

• cererea destinatarului (în acest caz rolul a fost efectuat de șeful de securitate);
• numele documentului (inscripția corespunzătoare era imediat înaintea textului);
• data documentului;
• text;
• cererea și semnătura destinatarului (șeful departamentului de informații).

Textul, la rândul său, poate fi distribuit de-a lungul structurii. Este adevărat că este mult mai condiționată:

1. Prima parte definește baza și motivul pentru scriere. O notă de serviciu, din care un eșantion a fost prezentat mai sus, explică solicitarea din prima teză.
2. Cea de-a doua parte reflectă esența: în exemplul următor, se află după cuvintele "în legătură ...".
3. A treia parte este finală. Poate conține o declarație de fapt, o propunere sau o cerere.

O notă de serviciu, exemplul căruia ne ajută să înțelegem regulile de proiectare, leagă a doua și a treia parte într-una. Separarea devine mai vizibilă în memoriile complexe. Partea a treia apare în mod obligatoriu în documentele de răspuns.

stilizare

Deși această lucrare permite un format liber, precum și pentru toate celelalte valori mobiliare de gestionare să știe cum să scrie o notă, trebuie să-și exprime liber gândurile lor într-un stil de afaceri, de fapt, este utilizat în prepararea de orice fel de documentație.

tipuri

Notele de serviciu nu au o clasificare clară, dar în același timp pot fi divizate în mod condiționat în tipuri.

De exemplu, există o notă:

• despre creștere;
• pentru achiziție;
• la anulare, etc.

Fiecare specie are propria sa specificație de ortografie. Pentru o mai bună înțelegere a modului de scriere a unui memoriu, se vor da și exemple.

Despre creșterea

O notă de birou privind creșterea salariilor poate fi necesară pentru angajații care consideră că primesc o compensație monetară insuficientă pentru munca lor. Este logic că în primul rând se vor întoarce la șeful lor - vor scrie un memorandum.

O notă de birou de acest tip este scrisă de șeful departamentului de angajați adresat șefului departamentului. Uneori aceasta este și responsabilitatea departamentului de resurse umane. Apoi, inițial, este vorba despre departamentul de comunicare al angajatului, care dorește să primească un salariu mai mare, și departamentul de personal. Motivele creșterii salariilor (modificări ale volumului forței de muncă, calificări ale angajatului etc.) trebuie să conțină în mod obligatoriu o notă oficială.

Eșantionul este prezentat mai jos.

Departamentul de contabilitate a materialelor

Directorul general al întreprinderii de stat "Agro Darina" Aninikova G. L.

OBSERVAȚIE OFICIALĂ

04/09/2013 № 45

Sankt-Petersburg

Cu privire la creșterea salariilor Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna lucrează la PE "Agro Darina" din data de 4 martie 2011 în funcția de specialist principal al departamentului de contabilitate a activelor corporale. Ea este un maestru calificat al meseriilor sale, care prezintă o productivitate ridicată a muncii, punctuală, obligatorie și executivă. În timpul muncii mele nu am primit nici o singură penalizare disciplinară. În legătură cu cele de mai sus, vă rog să creșteți salariul Furmanets Galina Viktorovna de la 23.000 de ruble la 25.000 de ruble.

Șeful Departamentului de Contabilitate al Materialelor Materiale Signature_Galkin S.A.

Creșterea nu înseamnă doar o creștere a remunerației forței de muncă, poate însemna și o trecere la o poziție mai înaltă. O notă de birou privind promovarea este de asemenea scrisă de șeful departamentului.

Aceasta este o notă importantă: aceeași notă de serviciu adresată directorului, adică o notă din partea subordonatului capului, este considerată un raport.

Șeful departamentului poate recomanda unui subordonat să crească pe baza:

• îmbunătățirea calificării sale;
• învățământul superior (primul / al doilea);
• experiență și experiență de lucru;
• pentru servicii excepționale.

Motivele ar trebui indicate direct în memo. De exemplu, următorul.

Departamentul de Suport Tehnic și Material

Pentru directorul general al PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

OBSERVAȚIE OFICIALĂ

19.1.2001 Nr. 15

Moscova

În creștere în postul de Belousova Yu O.

Belousova Julia Olegovna lucrează în PP "Netflix" din 7 ianuarie 1999 în calitate de administrator al departamentului de logistică. Ea este un specialist calificat în domeniul ei. Angajatul este executiv și responsabil, are o capacitate mare de muncă și rezistență în situații stresante. 15 februarie 2001 a obținut o diplomă de master în contabilitate și audit. În legătură cu aceasta, îl recomand pe Yulia Belousova să se ridice în funcția de administrator senior.

Șeful Departamentului de Suport Material și Tehnic__Elchinin`s signature P.L.

Pentru a achiziționa

Sub achiziție se înțelege repararea sau înlocuirea oricărui echipament. O notă de birou pentru achiziție este redactată de departament, care are nevoie de actualizarea bazei materiale și tehnice.

O notă de serviciu, un eșantion din care este prezentată mai jos, a fost pregătită pentru achiziționarea unui computer.

Departamentul Resurse Umane

Șeful departamentului IT al OOO "Epam" Penkov DM

OBSERVAȚIE OFICIALĂ

11/12/2009 Nr. 4

Harkov

Despre repararea (înlocuirea) unui computer

Aș dori să vă informez că, începând cu data de 6 noiembrie 2009, un membru al personalului Departamentului de Resurse Umane Mashkina Tatyana Evgenievna, un administrator senior, se prăbușește regulat pe computerul personal.

În legătură cu motivul de mai sus, vă rugăm să reparați sau să înlocuiți acest PC cât mai curând posibil.

Șeful departamentului de personal _signature_ Chistenko V.T.

vacanță

Memo de vacanță aici nu înseamnă, în sensul de a intra în bine-meritata odihna si suna un angajat din concediu, scris în șeful departamentului în care este înregistrată angajatul în cauză. Aceasta indică motivul retragerii. Documentul este înaintat șefului companiei / organizației, el, la rândul său, trebuie să scrie un răspuns - consimțământ sau refuz.

Următoarea este un exemplu al unui astfel de memoriu cu răspunsul.

Nu mă deranjează

Departamentul de personal pentru pregătirea documentelor necesare__Sergei 03/21/2014

Pentru directorul general al PE "Aukro" Serghei V.P.

OBSERVAȚIE OFICIALĂ

03/21/2014 Nr. 1

Având în vedere boala lui Tatyana Morozova, contabilul principal al departamentului de contabilitate și audit, propun să convoacă contabilul Pavel Matveichuk din concediu la 22 martie 2014.

Șef departament contabilitate și audit _signature_ Marinina R.A.

Trebuie remarcat faptul că, pe lângă scrierea și primirea unei rezoluții privind nota de serviciu, este necesar să se obțină consimțământul personalului însuși pentru recenzie din concediu. De asemenea, trebuie să fie documentată în mod oficial. Prin urmare, nota este doar prima etapă a acestui proces.

Despre bonusuri

O notă de service privind bonusurile este scrisă atunci când șeful dorește să-i încurajeze pe angajat să lucreze productiv. Din punctul de vedere al angajatului, procesul bonus este simplu, pentru șef, mai ales dacă organizația nu are o provizie de bonus și preferă să o facă fără ea, devine mult mai intensă pentru muncă. Dar, în orice caz, una dintre etapele acestui proces va fi scrierea unei note oficiale.

În primul rând, trebuie să studiați specificațiile întreprinderii în acest sens - fiecare dintre companii are propriile condiții de bonus. Acestea pot fi cazuri specificate atunci când un angajat nu poate fi recompensat (acțiuni disciplinare, încălcări administrative etc.), surse de prime și altele asemenea. După un studiu atent, puteți trece direct la scriere.

O notă de serviciu privind bonusurile trebuie să conțină în mod necesar motivele pentru care șeful departamentului consideră că angajatul ar trebui încurajat. În cazul în care provizionul bonus are puncte clare, în care este indicat motivul pentru ceea ce se presupune că este indicat, procesul este mult mai simplu. Șeful trebuie doar să notifice directorul despre îndeplinirea acestor și a unor astfel de puncte. Atunci acesta este un anunț. Într-un alt caz, șeful departamentului doar propune să încurajeze angajatul și el însuși determină valoarea bonusului - din nou, având în vedere sistemul de stimulente materiale pentru organizație.

Interesant, memorandumurile privind bonusurile adesea se face referire la rapoartele de personal - așa cum sunt scrise în numele unui rang superior. O dilemă similară apare și cu note privind retragerea din concediu, creștere, etc.

Pentru a scrie-off

Note privind serviciile eliminarea materialelor Sunt necesare atunci când proprietatea este răsfățată sau baza materială și tehnică este depășită. Acest tip de document este strâns legată de notele privind achiziționarea și este similară în caietul de sarcini: de exemplu, scrie în mod similar o notă șefului problema menționată mai sus a departamentului, care funcționează cu proprietatea deteriorată (ca în exemplul despre computer: un apel a mers la Departamentul de Informații).

Mai jos este un eșantion de astfel de memo.

Departamentul Tehnologii Informaționale

Căpitanului departamentului de control și audit al SRL "Troyanda" Sukhorukov D.

OBSERVAȚIE OFICIALĂ

01/22/2006 Nr. 42

Kiev

La scrierea computerului

Aș dori să vă informez că, în prezent, calculatorul electronic, deținut de departamentul tehnic și de informații, este depășit și nu este capabil să calculeze suficiente capacități pentru funcționarea completă a acestui departament.

În legătură cu motivul de mai sus, vă rugăm să scrieți proprietatea de mai sus ca fiind depășită și notificată departamentul de achiziții privind necesitatea de a umple baza materială și tehnică.

Șeful departamentului de informații și tehnică _signature_ Chashchenko V.T.

Separarea notelor de serviciu pe tipuri

Toate exemplele de mai sus pot fi împărțite în două tipuri:

• o notă privind angajatul, directorul;
• un memoriu pentru orice departament.

În ceea ce privește dilema primului paragraf, aceasta a fost deja menționată în acest articol. În ciuda faptului că informația, cum să scrie o notă oficială directorului, este o mulțime, precum și exemple și eșantioane de scriere, în esență, acest lucru nu este în întregime adevărat. Un astfel de principiu nu poate fi aplicat decât în ​​cadrul organizațiilor corporative, unde toate departamentele sunt egale și nu există ofițer șef. Apoi, scrierea de note între departamente devine automat oficial, nu se poate raporta. În toate celelalte cazuri, este recomandat ca atunci când scrieți note despre rechemarea unui angajat din concediu, despre bonusuri, concediere, promovare în funcție, utilizați titlul documentului "Memorandum". Alte cerințe pentru scriere rămân aceleași.

La notele de service, departamentele includ toate celelalte eșantioane - despre abținerea, cumpărarea etc. Acestea oferă o idee mai corectă despre esența notelor de serviciu: comunicarea între departamentele echivalente, care nu necesită intervenție de management.

depozitare

Notele de serviciu referitoare la angajații individuali sunt stocate în dosarele lor personale. Toate celelalte sunt trimise la arhivele firmei.

Pot fi necesare memorandumuri originale atunci când verificați organizația de către autorități superioare: acestea oferă informații detaliate despre activitățile interne ale firmei, interacțiunea elementelor structurale.

De asemenea, notele oficiale, ca documente oficiale, pot fi dovada sau respingerea în cadrul procedurii unui caz.

Ca și alte documente justificative, notele pot fi considerate ca un fel de atașament la documentația externă a companiei.

Utilizarea frecventă a bancnotelor servește drept criteriu pentru evaluarea stării generale a firmei și a angajaților acesteia pentru sociologi, marketing și psihologi ai organizației de cadre a lucrătorilor.

Half-business, jumătate liber stil de compilare note oficiale reflectă în mod clar relațiile situaționale în cadrul colectivului de lucru. O documentație deosebit de interesantă nu este între departamente, ci între anumiți angajați ai departamentelor - este mai puțin comună și, prin urmare, mai vizibilă.