Departamentul de Achiziții: structura și funcția sa

Multe întreprinderi și organizații, în cursul activității lor, ajung la concluzia că este necesar să se creeze un mod special structura subdiviziune, numit departamentul de achiziții. Principala sa sarcină este să caute și să coopereze cu furnizorii de materiale de calitate și materii prime, precum și cu un set de specialiști capabili să organizeze o activitate eficientă în cadrul departamentului. Cu o abordare corectă, noua unitate, desigur, va necesita costuri suplimentare, timp și resurse financiare, dar în viitor va aduce mult mai multe beneficii, maximizarea profitului.

Cel mai important punct este considerat a fi procesul de formare a unei noi diviziuni, deoarece este necesar să se stabilească obiective clare și obiective, pe care trebuie să le efectueze, precum și pentru a sublinia responsabilitățile și cerințele specifice locului de muncă. Recrutarea de personal nu este mai puțin dificilă. departamentul de achiziții ar trebui să fie sub îndrumarea unei persoane inteligente, care își încetează activitatea, care este capabil nu numai în cel mai scurt timp posibil pentru a lua decizii, dar, de asemenea, să găsească abordare individuală pentru fiecare contrapartidă. Datoriile managerului includ, de asemenea, crearea de descrieri de locuri de muncă care sunt obligatorii pentru respectarea tuturor angajaților firmei. Acest document ar trebui să conțină drepturile și îndatoririle personalului, o măsură de responsabilitate pentru admiterea încălcărilor sau abaterea de la programul de lucru. Fiecare paragraf trebuie să conțină informații clare pe care toți angajații le pot înțelege.

Specialiștii departamentului dezvoltă o listă de produse necesare pentru reaprovizionarea regulată a rezervelor companiei și apoi încep să caute contrapărți. Atunci când le alegeți, este necesar să se sprijine pe obiectivele urmărite de departament. De exemplu, în cazul în care obiectivul întreprinderii este de a reduce costul produsului finit prin reducerea prețurilor materialelor achiziționate, în timp ce experții caută o calitate acceptabilă a materiilor prime, dar la un preț mai mic. Lucrul cu furnizorii este una dintre cele mai importante momente, deoarece cu expertul de negociere propriu-zis poate realiza reduceri semnificative asupra mărfurilor nu trebuie să sacrifice caracteristicile de calitate. Din cele de mai sus, se poate vedea că acest departament contribuie într-adevăr la reducerea costurilor, fără a afecta însăși compania.

Atunci când se creează un departament de achiziții, managerul trebuie să împartă acest proces în mai multe etape sau pași separați, fiecare având o sarcină și o motivație specifică pentru acțiune. În general, pot fi prezentate patru etape:

1. Sunt compilate fișele de post, se aprobă lista angajaților potriviți conform criteriilor. Instruirea ar trebui făcută atât de competent încât specialistul să nu aibă o singură întrebare despre ce fac compania și departamentul său specific și care sunt atribuțiile acesteia. Pur și simplu, în prima etapă, departamentul este structurat, adică distribuția cerințelor funcționale pentru fiecare angajat. Structura departamentului ar trebui să se bazeze pe atribuirea rațională a sarcinilor. În cel mai bun caz, trebuie să distribuiți toți furnizorii, astfel încât să nu existe mai mult de cinci contrapartide pe angajat.
2. Sistemul este planificat dezvoltarea personalului, de exemplu, se face o estimare pentru desfășurarea de seminarii suplimentare sau trimiterea colegilor foarte plătiți către cursuri de formare avansată.
3. sistem de remunerare a angajaților, inclusiv programul de rata si schema de bonus dezvoltat, care permite persoanelor fizice pentru a recompensa pentru succesul în muncă. Diverse bonusuri și prime sunt foarte motivați să-și îmbunătățească abilitățile, și pentru compania servește ca un instrument pentru a îmbunătăți performanța generală.
4. Ca o etapă finală, este necesar să se facă distincția între organizarea sistemului de control. Divizia de Achiziții se referă la unitățile în care se întorc resursele monetare considerabile. Utilizarea lor trebuie să fie controlată și reglementată fără întârziere.