Exemple de scriere a notelor analitice: structura documentului

Orice document analitic este un instrument de categorie de gestionare care vă permite să luați decizia corectă. Documentul prezintă o imagine de ansamblu a unui anumit subiect de cercetare, cu concluzii asupra rezultatelor, indicând metodele de realizare a acestora. Nota poate include informații despre cercetările și datele anterioare.

Structura documentului

La nivelul actelor normative structura documentului nu este definită, nu există cerințe stricte pentru compilarea sa. În managementul cazului a existat o anumită practică, alocarea următoarelor elemente obligatorii:

• Antetul, titlu;
• Rezumat;
• introducere;
• esența problemei descrise, adică partea principală a documentului;
• concluzii și concluzii;
• Semnătura inițiatorului și data.

La sfârșitul documentului, după concluzii, ar putea exista lista literaturii folosite, rapoarte, care s-au bazat pe nota autorului, lista anexelor.

Antetul și titlul documentului

Această parte a documentului este întocmită în strictă conformitate cu normele adoptate în fluxul documentelor de afaceri.

Un exemplu de scriere a notelor analitice:

Căpitanului LLCHellip -.

numele complet

(De la) cineva

Șeful unității structurale hellip-.

numele complet

Descrierea politicii

Dacă gestionarea internă a documentelor prevede înregistrarea acestor documente, se aplică data și numărul notei de ieșire.

Rezumat sau Prefață

Acest punct al documentului oferă o scurtă descriere a naturii problemei. Dacă este vorba de cercuri științifice, atunci scopul principal și metodele folosite în analiza datelor pot fi indicate. Acest paragraf din notă poate descrie sursele de primire a datelor, justificarea utilizării acestora. Trebuie să fie afișat un obiectiv strategic, a cărui realizare a determinat autorul documentului să efectueze cercetări.

Să luăm în considerare un exemplu de scriere a notelor analitice.

Dacă documentul se referă la circulația internă a documentelor, atunci cuvântul introductiv poate fi în general scurt:

hellip-Pe rezultatele inventarului depozitului # hellip-., efectuate hellip-datahellip-

sau

hellip-Pe progresul lucrărilor planificate pentru trimestrul actual de departmenthellip-namehellip-

Dacă vorbim despre documentele utilizate în cercurile științifice sau despre analizarea unei probleme grave, prefața poate arăta astfel:

hellip-Rezumat: În ultimele 3 luni, o analiză a cererii consumatorilor pentru autoturisme în funcție de categoriile și mărcile lor din magazin hellip-nazvaniehellip-

Studiul a fost realizat utilizând analiza multivariată clasică. Datele sunt rezumate într-un tabel general, cu o estimare a tuturor factorilor pe o scară de zece puncte. Pe baza cercetării, un lider necondiționat hellip-vehicul namehellip-

Exemple de scriere a notelor analitice privind departamentul comercial al companiei:

hellip- În firmahelhellip-namehellip- timp de 6 luni a fost efectuată analiza rezultatelor departamentului de vânzări. Ca urmare, au fost dezvăluite o serie de abateri de la indicatorii planificați, cu motive posibile pentru apariția acestora.

Partea principală a documentului

În această parte a notei este recomandată aderarea la o anumită structură:

1. Descrierea problemei care urma să fie analizată.
2. Metode utilizate în analiză.

Dacă documentul se dovedește a fi voluminos, puteți crea conținutul cu numerele paginilor, numele unei anumite părți a documentului.

Principalul accent se pune pe tehnicile de analiză cu concluzii preliminare. Dacă în cursul lucrării au apărut anumite teorii, acestea sunt exprimate în document. Principalul lucru este că structura părții principale a documentului are logică.

Să luăm în considerare un exemplu de scriere a notelor analitice, o descriere a naturii problemei.

Managementul companiei hellip-. a apelat la organizația noastră datorită faptului că în ultimii 2 ani în departamentul de vânzări a existat o scădere sistematică a profiturilor. În timpul negocierilor sa constatat că nu a existat o reducere a numărului de clienți, dimpotrivă, în ultimii 2 ani numărul lor a crescut cu 20%. În același timp, valoarea veniturilor a scăzut cu 30%. În timpul analizei departamentului de vânzări, au fost folosite următoarele metode: hellip-hellip-hellip-hellip-hellip-. .

Concluzii, concluzii

Nota analitică a întreprinderii (exemple sunt în acest articol) sau om de știință, politica nu poate fi fără concluzii. În plus, un document cu adevărat bine documentat este unul care conține și o previziune și recomandări pentru acțiuni ulterioare. Iar construirea acestor concluzii și recomandări ar trebui să se facă numai pe baza studiilor efectuate și a rezultatelor obținute în cele din urmă. În acest caz, concluziile nu trebuie repetate, referindu-se la cele obținute anterior, care au fost prescrise în partea principală a notei.

Nota analitică (exemplele de mai jos) nu trebuie să conțină contradicții, în special în partea finală, documentul ar trebui să prezinte o legătură clară între constatări și analiză. Nu există "discursuri" finale, care nu sunt susținute de textul de mai sus, adică nu există concluzii personale.

Să luăm în considerare un exemplu de notă analitică (exemplu).

hellip- Pentru a elimina pierderile din vânzări care au fost observate în ultimii 2 ani, trebuie planificate următoarele activități:

Nu se recomandă trasarea concluziilor mai mult de o pagină în format A4.

Semnătura și aplicațiile

La sfârșitul documentului, un post și un nume complet (cu decriptarea) autorului sunt obligatorii. În cazul în care analiza a fost efectuată de mai multe persoane, acestea trebuie indicate. Data scrierii notei și a semnăturii este dată. Dacă documentul este destinat unei game largi de persoane sau este transferat la o altă subdiviziune structurală a întreprinderii, pot fi furnizate informații de contact pentru feedback.

Notele analitice (exemplele pe care le-am luat în considerare) pot avea aplicații. Este vorba de documente suplimentare care pot conține grafice și date intermediare, o listă de termeni care au fost folosiți sau formule pentru calcule pe care autorul le-a folosit. Puteți, de asemenea, să enumerați literatura de specialitate, informațiile din care a stat baza analizei.

Recomandări generale

Dacă în articolul de exemplificare, după cum este scrisă nota analitică, nu este suficient, în plus, acestea pot fi găsite pe Internet, dar principalul lucru este că documentul ar trebui să îndeplinească următoarele criterii:

• Trebuie să existe o concluzie care să ne permită să evaluăm, pe cât posibil, obiectivul stabilit în fața autorului.
• Documentul nu trebuie să fie prea voluminos, nu mai mult de 10 pagini de format A4.
• Studiul problemei ar trebui să se realizeze prin metode care au fost deja testate în practică.
• Se recomandă efectuarea unei analize comparative, pentru a dovedi mai ușor orice fapt pe baza altor fapte.

Nu este necesar să conțină într-o singură notă toate argumentele disponibile. Ar trebui să alegeți cele mai vizibile și cele mai ușor de dovedit. Se recomandă utilizarea diagramelor și a tabelelor, ceea ce va face documentul mai vizibil.