Memorandum - facem conform cerințelor

Cifra de afaceri a oricărei întreprinderi este o colecție de lucrări de altă natură, sistematizată într-un anumit fel. Unul dintre documente este un memorandum.

Caracteristicile și scopul general al documentului

În primul rând, trebuie remarcat faptul că memorandumul este o lucrare de afaceri care este informativă și în același timp recomandatoare în natură. Acesta este conceput pentru a fi furnizat managerului de întreprindere sau supraveghetorului imediat. Acest document poate fi întocmit de oricare angajat al companiei din două motive:

1. La inițiativa lucrătorului însuși.
2. La instrucțiunile conducerii.

În orice caz, o astfel de lucrare conține informații detaliate despre o problemă specifică, unică. De fapt, aceasta este opinia angajatului exprimată în scris. Există cazuri în care, pentru decizia de a lua o decizie, un lider trebuie să cunoască opiniile subalternilor săi despre circumstanțele unui caz. Apoi, angajatul este obligat să formuleze un răspuns motivat și, în cele din urmă, să-și adauge opinia personală sub forma unor propuneri și recomandări concrete. Prin urmare, o astfel de notă devine deja o opinie privată a unei anumite persoane.

Nu fi confuz

Atunci când pregătiți un document, este necesar să știți exact ce este necesar să oferiți. Unele specii corespondență de afaceri foarte asemănătoare unul cu celălalt și pot fi ușor confundate. De exemplu, notele de afaceri sunt de trei tipuri: oficiale, raport și explicative. În același timp, există trei diferențe semnificative între ele, care nu permit persoanei informate să facă această greșeală. Aceste documente diferă:

1. De către destinatar, adică de cel pentru care sunt destinate. Spre deosebire de funcționar, o notă explicativă este scrisă în numele supraveghetorului imediat, iar documentul de raport, în plus, poate fi redactat direct directorului întreprinderii.

2. Cu privire la subiectul și sarcina semantică a informațiilor prezentate. Tema explicativă este clară direct din titlu. Biroul face parte din corespondența de afaceri dintre unitățile structurale ale companiei. Tema raportului poate fi diferită:

• raportarea periodică;
• singur furnizarea de informații cu privire la problema interesului.

3. Dacă serviciul și explicativul servesc pentru a fi utilizați în interiorul întreprinderii, memorandumul poate fi de natură internă sau externă. În primul caz, este destinat directorului companiei, iar în al doilea caz pentru autoritatea superioară.

Când este pregătit un document

Un memorandum este o măsură forțată. Se compilează atunci când situația actuală este sub control și amenință întreprinderea cu probleme grave. Cu alte cuvinte, starea lucrurilor trebuie să fie critică. În acest moment, angajatul aduce informații în atenția conducerii și detaliază faptele pe care le cunoaște. Aceasta poate reprezenta o amenințare la adresa realizării planului sau a obținerii profitului așteptat. Documentul vizează atragerea atenției managerilor asupra problemei și încercarea de a remedia situația. Fiecare specialist în felul său reprezintă soluția situației. În raport, el descrie în detaliu propria sa versiune și își expune propriile opinii cu privire la această chestiune. Pentru comoditatea percepției informațiilor, acest document este compilat într-o formă complet liberă. Acest stil îi permite absolut angajatului să-și exprime punctul de vedere asupra unei probleme specifice, fără teamă de a fi înțeles greșit de ceilalți.

Motivele redactării documentului

Există o serie de motive pentru care o notă poate fi redactată. O probă sau un model unic pentru toate cazurile posibile este, desigur, posibilă. Dar orice ocazie luată în mod specific necesită o manieră individuală de prezentare. Motivele pot fi foarte diferite:

• întârzierea de a lucra;
• absenteismului;
• neîndeplinirea obligațiilor;
• conflictul dintre angajați;
• o declarație a rezultatelor auditului efectuat;
• informarea informațiilor despre greșeala făcută;
• amenințarea eșecului sarcinii planificate;
• informații despre comportamentul inacceptabil al angajatului.

Există multe motive și fiecare necesită o abordare individuală și un proces concret. După primirea informațiilor de primă mână, șeful ar trebui să o investigheze temeinic și să ia o decizie competentă. Deseori, este nevoie să se obțină informații suplimentare de la alți participanți la această problemă. Ei vor fi nevoiți să-și prezinte explicațiile conducerii cu privire la întrebarea pe care o pun.

Dacă cineva a spart ceva

Încălcările în condițiile de producție nu sunt neobișnuite. Fără acestea, fluxul de lucru și comunicarea dintre oameni sunt imposibile. Cel mai adesea există un raport privind încălcarea disciplina de muncă. Comportamentul angajatului la locul de muncă este întotdeauna ambiguu. Orice abatere de la norma general acceptată este de obicei percepută ca o încălcare și implică o pedeapsă adecvată. Numai șeful întreprinderii are dreptul de a impune o penalizare, astfel încât ceilalți angajați, inclusiv supraveghetorul imediat, îl pot informa numai despre incident și își propun opțiunea de a influența colegul neglijent. Algoritmul pentru compilarea unui astfel de raport este următorul.

1. Denumirea serviciului sau a unității. Este indicat în partea superioară stângă a colii.
2. Destinatar (șeful companiei). Este indicat în partea dreaptă sus.
3. Numele documentului. Scrii un pic mai jos cu litere mari, cu o linie roșie.
4. Numărul documentului.
5. Locul de compilare.
6. Titlu.
7. Textul documentului: și poziția infractorului, data încălcării, tipul încălcării, cauza incidentului, oferta de recuperare.
8. Poziție, nume complet și semnătura angajatului care a elaborat documentul.

Dacă un coleg a fost vinovat

Un memoriu pentru angajat poate fi întocmit de către supraveghetorul imediat sau colegul. De cele mai multe ori, motivele pregătirii sale sunt negative: încălcarea, abaterile, comportamentul nedemn. În acest caz, nota vizează stabilirea faptului incidentului și oprirea repetării acestuia în viitor. După primirea unui astfel de document, șeful trebuie să înțeleagă situația și să ia o decizie. În acest caz, depinde de aceasta, dacă va fi aplicată sau nu pedepsei asupra angajatului. Dacă un eveniment negativ a survenit pentru prima dată, atunci vă puteți limita la o conversație de avertizare și de instruire. Dacă încălcarea a intrat în sistem, atunci pedeapsa va urma în conformitate cu legislația muncii. Managerul este obligat să impună o viză în care decizia va fi înregistrată. Rapoartele pot fi întocmite pentru angajați și din alte motive. De exemplu, șeful unității are dreptul să întocmească o notă adresată directorului despre promovarea unui subordonat pentru o muncă conștiincioasă sau o sarcină bine executată. Principiul compilării este același, doar textul este pozitiv.

Este dificil să scrieți un raport?

Nu este greu să scrii un memorandum. O probă de scriere, dacă este necesar, poate fi luată întotdeauna de la secretar. Multe documente similare trec prin mâini. Principalul lucru este să precizăm clar esența a ceea ce sa întâmplat. După ce a citit un astfel de document, managerul ar trebui să aibă o idee clară despre ceea ce a dorit să spună originarul acestui "mesaj". Faptele ar trebui descrise în ordine cronologică, pas cu pas, astfel încât să apară o imagine clară și clară în ansamblu. De asemenea, trebuie reținut că, pentru uz intern, raportul este de obicei realizat pe o foaie obișnuită de dimensiuni A4 (sau A5). Dacă informațiile sunt furnizate unei organizații de nivel superior, atunci textul trebuie tipărit pe antetul companiei. Un astfel de document trebuie în mod necesar să fie dat șefului pentru semnare. În consecință, va fi semnat de doi reprezentanți ai companiei: primul - compilatorul, al doilea - directorul. Informațiile pot fi confirmate prin informații suplimentare. Acestea sunt furnizate de obicei împreună cu documentul principal sub formă de aplicații numerotate.

Pentru a face totul bine

Pentru ca informațiile să fie auzite, este necesar să se știe cum să se scrie un memorandum. Un astfel de document constă de obicei din trei părți principale.

1. Motivul, care a servit drept scuză pentru scrierea unei astfel de note. Este necesar să evidențiem în mod clar situația și să enumerăm toate faptele cunoscute.
2. Opinia inițiatorului despre ceea ce se întâmplă. Trebuie să analizăm cu atenție situația și să oferim soluția noastră problemei care a apărut.
3. Concluzii generale și pași concreți.

Informațiile trebuie să fie pe scurt și pe cât de clar posibil, astfel încât atunci când citiți destinatarul să nu piardă gândul. În caz contrar, faptele descrise pot fi interpretate greșit și decizia luată nu va aduce rezultatele dorite. În text nu este necesar să vă exprimați propriile presupuneri sau să distorsionați realitatea. Această metodă contravine regulilor. Dacă există o astfel de nevoie, destinatarul însuși va avea un interes în opinia inițiatorului pentru a înțelege ce sa întâmplat și a lua o decizie finală.

Secvența acțiunilor

De exemplu, puteți lua în considerare un caz specific de neîndeplinire a îndatoririlor. Un memorandum privind angajatul este întocmit de către supraveghetorul imediat pentru a asigura conducerea întreprinderii. În primul rând, angajaților li se acordă timp să-și corecteze greșelile. În caz contrar, șeful serviciului relevant în prezența a 3 martori constituie un act că angajatul nu a îndeplinit misiunea în termenele propuse. Intrusul trebuie să scrie apoi o explicație de-a lungul întregului formular cu indicarea motivelor.

Un angajat nu poate face asta. În acest caz, pierde ultima ocazie de a se proteja. Motivele explicative sunt trimise șefului pentru cunoștință. El își exprimă decizia finală sub forma unei rezoluții. Informația se adresează departamentului de personal pentru întocmirea unui ordin de recuperare. Gradul de pedeapsă este stabilit în conformitate cu legea. Dacă infracțiunea sa dovedit a fi destul de gravă și, în plus, repetată, rezultatul poate fi concedierea de la locul de muncă în conformitate cu articolul relevant.