Un exemplu de reguli de interacțiune între departamente, exemple

La fiecare întreprindere există documente locale care reglementează activitatea sa. Una dintre cele mai semnificative Interacțiunea dintre departamente

cerinţe

Ce ar trebui să fie Regulamentele? Interacțiunea dintre departamentele de contabilitate și economie serviciul, ofițerii de personal și unitatea de planificare și planificare, alte unități structurale ale întreprinderii sunt inevitabile în cursul activității. În același timp, contactul angajaților trebuie să asigure implementarea sarcinilor atribuite în cel mai scurt timp posibil. Un model al interacțiunii dintre departamente, în primul rând, ar trebui să fie accesibile artiștilor interpreți sau executanți. În cazul în care persoana responsabilă pentru dezvoltarea sa, va picta toate dispozițiile, dar subordonații nu pot înțelege nimic, nu va exista nici un sens în document. În acest sens, formarea eșantion de reguli de interacțiune între departamente, Trebuie luate în considerare trei principii-cheie:

1. Documentul este compilat pe baza modelului procesului de afaceri. Calitatea reglementărilor va depinde în mod direct de temeinicia designului schemei.
2. Structura documentului este determinată de modelul procesului. Toate punctele din sistem trebuie să fie prezente în regulamente.
3. Prezentarea informațiilor se efectuează într-un limbaj oficial, uscat. Este recomandat să utilizați scurte propoziții simple în textul documentului. Formularea dispozițiilor fără echivoc. Toate abrevierile și termenii trebuie să fie decodificați.

goluri

ohBroșura regulilor de interacțiune dintre departamentele oferă:

1. Stabilirea și menținerea ordinii în pregătirea documentației, contact efectiv între unitățile structurale.
2. Prevenirea situațiilor conflictuale în echipă. Dacă schemele de interacțiune pentru muncă sunt determinate în avans, nu va apărea cota de participare a unuia sau a altui angajat la procese, situații discutabile.
3. Intrare operativă în echipa de începători. Regulamentul ajută la înțelegerea structurii interacțiunilor, precizează ce documente vor fi folosite de angajat, cu ce servicii va contacta.
4. Controlul disciplinei.
5. Transferul mai rapid al cazurilor către un alt angajat (cu încetarea sau concediul în concediu).
6. Prevenirea pierderilor de resurse financiare, umane și de timp.

structură

Care este procedura de interacțiune între departamente pot fi considerate corect compuse? Documentul include, de obicei, următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale.
2. Definiții, termeni și abrevieri.
3. Descrierea proceselor.
4. Responsabilitatea.
5. Controlul.

cerere

Acesta oferă, de regulă, un model grafic al procesului de afaceri. Acesta este prezentat sub forma unei scheme constând din mai multe blocuri. O imagine grafică poate fi creată utilizând produsele software pentru PC. Schemele reflectă o ordine specifică de acțiuni pentru punerea în aplicare a anumitor sarcini. Vizualizarea este mai convenabilă decât textul. Diagrama arată clar începutul procesului și fiecare etapă, relația dintre ele și rezultatul final. Acest model este adesea folosit de dezvoltatori reglementarea interacțiunii dintre departamentele companiei pe 223-FZ. În schemă, sunt evidențiate parametrii cheie precum ieșirile și intrările, participanții și clienții. Dacă un nou venit se familiarizează cu un astfel de model, înțelege imediat specificul procesului și va fi gata să implementeze o anumită sarcină.

instrucție

În prima etapă, este necesar să se determine subiectul documentului și persoanele responsabile, adică cine produce și ce regulamente. Interacțiunea dintre departamentele departamentului de contabilitate, în special, se realizează în conformitate cu schema clară stabilită de legislație. În această unitate structurală există întotdeauna cel mai important angajat responsabil pentru respectarea cerințelor de raportare. El și poate deveni persoana responsabilă pentru redactare regulile de interacțiune între departamente. probă documentul ar trebui să fie discutat de toți angajații. În acest scop, este organizată o adunare generală. Dacă documentul reglementează procesul în care se ciocnesc interesele a mai mult de două departamente, este important să implicați angajații cheie în discuție. Persoana responsabilă cu dezvoltarea trebuie să explice colegilor importanța aplicării regulilor.

Descrierea proceselor

Volumul său va depinde de complexitatea interacțiunii. Dacă procesul este simplu și persoana responsabilă de el înțelege bine toate etapele de implementare, atunci el însuși poate elabora un plan de lucru cu alte unități structurale. După aceea, ar trebui să discute documentul cu ceilalți participanți. Dacă procesul de afaceri este complex, fiecare angajat își dezvoltă propria parte a modelului. După aceea, toate proiectele sunt asamblate și discutate. În cursul cunoașterii documentului de bază, toți angajații interesați pot propune unele sau alte ajustări și completări. După asta regulile de interacțiune dintre departamentele companiei transmise la cap.

aprobare

Aceasta poate fi efectuată direct. În acest caz, managerul însuși semnează regulile de interacțiune între departamentele companiei. probă documentul poate fi aprobat și indirect. În acest caz, șeful emite o comandă. Datele de înregistrare ale actului administrativ sunt înscrise în ștampila aprobării.

Specificitatea muncii persoanei responsabile

În unele organizații, statul asigură poziția unui manager de calitate. În practică, au fost elaborate anumite etape ale pregătirii documentului. Ele trebuie să fie respectate de managerul care regulile de interacțiune între departamente. exemplu etapele principale:

1. Definiția processes.
2. Aliniați graficul.
3. Descrierea detaliată.
4. Compilarea textului.

Specialistul responsabil studiază programul angajaților din diferite divizii. Acest lucru este necesar pentru a compila o descriere a situațiilor standard incluse în regulile de interacțiune între departamente. exemplu: "Stația de benzină este inspectată cu ajutorul unor mijloace tehnice de tip ashellip". După terminarea studiului, se întocmește un raport. "

Definiția scopului final

Persoana responsabilă de elaborarea regulamentelor trebuie să aibă o înțelegere a tuturor proceselor, să cunoască îndatoririle angajaților, să aibă calificările corespunzătoare și nivelul de profesionalism. Scopul documentului trebuie să fie clar pentru angajați. În caz contrar, punerea în aplicare a regulamentului va reprezenta o sarcină suplimentară pentru personal.

Optimizare și proiectare

Un studiu cuprinzător al proceselor care apar la întreprindere ne permite să identificăm deficiențele. Analiza situațiilor, rezultatelor, operațiunilor face posibilă optimizarea activităților. Acest lucru, la rândul său, ne permite să formulam mai multe scenarii pentru dezvoltarea ulterioară. Astfel, întreprinderea poate lăsa totul ca atare, poate crea un nou model de lucru sau poate ajusta cel vechi.

nuanțe

Este important ca fiecare angajat să înțeleagă în mod clar ce trebuie să facă și cum rezultatele obținute îi vor afecta câștigurile. Acesta este motivul pentru care este necesar să se discute normele înainte de aprobarea lor. Un rol-cheie în elaborarea documentului este, desigur, acordat șefului grupului de lucru (proiect). Sarcina acestui specialist este de a pune întrebări acute. Trebuie să fie capabil să ofere un model clar al procesului. Fiecare participant vede imaginea cu ochii lor. Este necesar să se ajungă la o înțelegere comună. Fiecare participant trebuie să explice responsabilitatea în crearea regulamentelor. În majoritatea cazurilor, colectivitățile sunt sceptice în ceea ce privește implementarea unui astfel de document. În funcție de complexitatea procesului, introducerea reglementărilor durează 4-12 luni.

Caracteristicile implementării

Pentru introducerea noilor reglementări este necesar:

1. Recunoașteți documentele anterioare ca nevalide.
2. Introducerea de noi acte locale pentru activarea reglementărilor.
3. Elaborați documentele necesare pentru aplicarea regulilor aprobate.
4. Îmbunătățiți sau introduceți module noi de baze de date automatizate.
5. Să producă forme de documente neuniforme.
6. Modificați sau adăugați personal.
7. Găsiți candidați pentru noi funcții, numiți sau transferați angajați.
8. Educați performanții noilor reguli.
9. Efectuați lucrări explicative cu angajații.
10. Punerea în aplicare a procesului de aplicare a reglementărilor.
11. Corectați textul pe baza rezultatelor executării experimentale.
12. Introduceți versiunea finală a documentului.
13. Definirea procedurilor de control al calității reglementărilor.

Dupa determinarea masurilor pentru implementarea documentului, seful emite un ordin. Trebuie remarcat faptul că, în ceea ce privește durata activităților, data aprobării și introducerea directă a regulamentelor vor fi diferite. Să analizăm în continuare greșelile de bază pe care angajații le presupun la întocmirea documentului.

Inconsistența cu practica

Este important să aveți încredere în crearea de reglementări pentru un angajat care are o relație directă cu activitatea de lucru din întreprindere. Să presupunem că organizația a devenit foarte mare. Managementul își poate permite să formeze un serviciu special, ale cărui sarcini vor include rezolvarea problemelor legate de dezvoltare. În consecință, departamentul va stabili sarcina de a descrie toate procesele întreprinderii. Dar scopul acestui eveniment nu este important pentru ei. Dacă regulamentele sunt persoane care nu sunt implicate în activitate reală, angajatul care o administrează nu va implementa schema. În consecință, documentul nu are sens.

Lipsa flexibilității

Multe persoane responsabile se străduiesc pentru detalii maxime. Această situație este cauzată de lipsa de cunoaștere a diferențelor dintre elaborarea regulamentelor și descrierea proceselor reale de producție. Dacă sarcina este de a automatiza operațiunile, detalierea acestora este concepută pentru a ajuta lucrătorii. Necesitatea unor reglementări apare atunci când mulți oameni sunt implicați în producție. Acțiunile lor sunt adesea duplicate, dar fiecare persoană tratează această operațiune în felul său. Regulamentul vizează eliminarea dezacordurilor. Trebuie avut în vedere faptul că angajații organizației ar trebui să aibă o anumită libertate în acțiuni, permițând să ia o decizie în funcție de situație. De exemplu, un client poate fi răspuns imediat, mai degrabă decât după un timp.

Volum mare și complexitate a textului

Optimal este regulamentul, format din 5-7 pagini. În același timp, conținutul său ar trebui să fie unul amplu, dar concis. Nu este recomandat să se utilizeze propoziții complexe, cu mai multe componente. Textul ar trebui să fie accesibil pentru înțelegere. În plus, este necesar să se acorde atenție termenilor. Nu trebuie să înlocuiți conceptele cu sinonime, să utilizați abrevieri fără decodificare.

Interacțiunea dintre departamentele de securitate a informațiilor și IT

În prezent, contactele acestor servicii sunt foarte dificile în multe întreprinderi. Complexitatea conflictelor interne ale departamentelor IT și IS este legată. Există mai multe opțiuni pentru a asigura cooperarea lor eficientă. Primul și cel mai simplu este prezența angajaților (unul sau mai mulți) specializați în securitatea informațiilor în cadrul serviciului de tehnologie a informației. Reglementarea interacțiunii dintre departamentele IT și IS în acest caz, reflectă abordările tipice ale cooperării. Organizarea muncii se desfășoară pe baza stereotipului stabilit că securitatea informațiilor face parte din furnizarea tehnologiei informației. Dacă întreprinderea nu are conflicte între aceste servicii, managerul poate să se gândească la asigurarea serviciului IB ca o structură separată a departamentului IT. În consecință, va fi necesar să aloce mai multe resurse, inclusiv cele financiare, pentru a sprijini astfel de activități.

Probă tipică

Dispozițiile generale prevăd:

1. Scopul documentului. De regulă, există o astfel de expresie: "Aceste reguli determină șirul de ordine ;".
2. Domeniul de aplicare al acțiunii. Regulamentele se pot aplica lucrătorilor sau instalațiilor.
3. Acte normative, conform cărora a fost elaborat actul.
4. Reguli de aprobare, ajustare, anulare a reglementărilor.

În secțiunea "Termeni, abrevieri, definiții" sunt prezentate conceptele utilizate în document. Toate abrevierile trebuie decodificate. Termenii trebuie să fie enumerați în ordine alfabetică. Fiecare concept este indicat cu o nouă linie în unități. h. Definiția termenului este dată fără cuvântul "el", printr-o linie. În secțiunea "Descrierea procesului" este prezentată o descriere pas cu pas. Se recomandă introducerea paragrafelor. Fiecare dintre ele va corespunde unei etape specifice. În aceeași secțiune sunt indicate angajații implicați în efectuarea anumitor operațiuni. Descrie nu numai acțiunile, ci și rezultatele acestora.

Responsabilitate și control

În regulament ar trebui să existe o indicație a posibilității de a impune sancțiuni persoanelor care nu respectă prevederile. Responsabilitatea este permisă în cadrul legii. Poate fi criminal, administrativ sau disciplinar. Este obligatoriu să se indice numele și poziția unui angajat care exercită controlul asupra punerii în aplicare a reglementărilor.