Procesul de afaceri este ceea ce? Dezvoltarea, modelarea, optimizarea proceselor de afaceri

Metodele moderne de management al companiilor strânge din ce în ce mai mult metode și tehnologii străine. Și nu pentru că este la modă, ci pentru că este convenabil și eficient. Una dintre aceste tehnici descompune toate lucrările de rutină în componente elementare și apoi descrie în detaliu fiecare proces de afaceri obținut. Este nevoie de ceva timp, dar schema derivată vă permite să găsiți și slăbiciuni și responsabilități funcționale prea mult umflate și sarcini neclare. După ce a petrecut un timp, conducerea poate transfera o parte din responsabilitatea sa pe ierarhie, eliberându-se timp pentru planificare strategică.

A trăi conform planului

Un alt lucru este că personalul firmelor adesea nu înțelege importanța acestei proceduri și nu salută dorința conducerii de a determina principalele procese de afaceri. Cu toate acestea, este din ce în ce mai necesar să se înțeleagă modelarea și descrierea operațiunilor elementare ale fiecărei unități și chiar angajatului. Și mai rău, dacă personalul companiei are angajați care studiază procesele de afaceri ale companiei. Se întreabă în mod constant despre ceva, distrag atenția și în orice fel interferează cu îndeplinirea atribuțiilor funcționale directe ale întregului personal. Ce ar trebui să fac?

Să începem de departe. În fiecare dimineață, înainte de majoritatea dintre noi, sarcina este să vină la lucru. Pentru soluțiile sale de succes au nevoie de timp să se trezească, pentru a primi împreună și să aibă loc într-un transport de (indiferent dacă este vorba de o mașină personală sau o mașină de metrou). În continuare, fiecare componentă poate fi defalcate în proceduri mai mici: în scopul de a se trezi la timp, puteți seta o alarmă, și poți ruga pe cineva să te trezești, etc. Indiferent de rezultatul deciziei metoda (trezire la timp), se ajunge la ... Dar creșterea, taxele și modul de lucru diferă prin metoda de soluționare și prin rezultatul final. De fapt, am ajuns la prima definiție.

De ce toate acestea sunt necesare

Deci, procesul de afaceri este o anumită secvență de acțiuni simple care transformă resursele într-un produs final util. În exemplul nostru din viață există trei procese diferite, fiecare necesitând informația inițială și după anumite manipulări dă rezultatul dorit. Să mergem la întreprindere. Indiferent de domeniul de activitate al fiecăruia munca ferma definită relație profesională a angajaților: transmiterea informațiilor, definirea nevoii de produs, analiza producției și a resurselor etc. Și este important să rețineți că toate cele de mai sus are o valoare numai în cazul în care sunt îndeplinite trei condiții ..:

- informațiile sunt transferate angajatului în cauză;

- acest lucru se face la momentul potrivit;

- Forma în care sunt prezentate informațiile este destul de simplă și de înțeles.

Dacă rezumăm toate cele de mai sus, putem afirma că procesul de afaceri este un flux de informații care răspunde la trei întrebări: ce, unde și când. Pentru a vă asigura că munca se desfășoară fără probleme și în mod continuu, este necesar să determinați componentele acesteia. În acest caz nu va exista nici o dublare a sarcinilor, nici un artist sau un timp de inactivitate.

Atunci când procesul de afaceri este clar definit, fiecare angajat încetează să mai fie de neînlocuit. Amintiți-vă cât de multe ori a trebuit să aștepte, atunci când va exista un spital (sau întoarce din vacanță), cineva colegi în lipsa ta la telefon pur și simplu nu se oprește de apel, și toată lumea încearcă să dau seama ce si cum faci. Iar dacă răspunde la o solicitare de orientare și a făcut o descriere destul de detaliată a proceselor de afaceri, vă puteți ridica moralul și calm și relaxați-vă, și, uneori, doar pentru masa de prânz ...

Referindu-ne la limbajul formal al definițiilor, vom argumenta că atunci când descrie procesele de afaceri, întreprinderea stabilește astfel de obiective:

• să înțeleagă structura generală a organizării activităților și să determine dinamica dezvoltării acesteia;
• Identificați problemele curente și oportunitățile de depășire a acestora;
• crearea unui sistem de obiective și obiective care să fie ușor de înțeles pentru toți participanții (dezvoltatori, utilizatori, clienți etc.);
• să formuleze cerințele pentru software-ul necesar.

Desigur, descrierea proceselor de afaceri în sine nu prezintă interes. Dar aici pentru reengineering este o sarcină primordială. Numai prin înțelegerea structurii relației, și modul în care fluxurile de informații, putem vorbi despre regândirea încărcătura semantică atât a întreprinderii și diviziile sale individuale. Dar reorganizarea ar trebui să fie efectuată în vederea realizării unor obiective: pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor clienților să fie reducerea zatrat- oferind o mai mare libertate în deciziile interpreților (reducerea termenilor de executare de lucrari), etc ...

Clasificare simplă

Cel mai adesea, necesitatea de a descrie procesele de afaceri informatice apare în întreprinderi cu o structură orientată funcțional. Faptul este că obiective și obiective diferite departamente se pot contrazice reciproc. Acest lucru va conduce nu numai la scăderea rentabilității companiei, ci și la scăderea competitivității acesteia.

Abordarea modernă a managementului este din ce în ce mai orientată spre proces. Toate lucrările sunt considerate ca un anumit set de procese (fiecare dintre acestea constând într-una sau mai multe operații simple). Pentru formalizarea și standardizarea acestei abordări, se adoptă astfel de categorii de procese (clasificarea are loc în raport cu valoarea adăugată a produsului):

• principalele sunt cele cu care întreprinderea primește venituri: producție, comercializare, furnizare;
• managerii - aceia care stabilesc scopuri și obiective pentru unități și executori specifici;
• sprijinirea celor care asigură producția de resurse, dar nu adaugă valoare produsului final: formarea și selecția personalului, sprijinul financiar, protecția juridică etc.

Pe lângă cele deja menționate independența factorului uman și adaptarea simplificată a noilor angajați, descrierea proceselor de afaceri face posibilă pentru a gestiona în mod eficient costurile de operare ale companiei.

proprietăţi

Acum devine clar că pentru a gestiona o întreprindere este necesar nu numai să se identifice fluxurile interconectate de informații, ci și să se descrie în mod clar toate activitățile. Din moment ce știm deja că procesul de afaceri - face parte din activitatea de ansamblu, care trece de la o persoană la alta (din cadrul unității dumneavoastră funcțională sau nu - nu contează), apoi se trece la faptul că tot în lume poate fi unificată. Și activitatea profesională - cu atât mai mult.

Indiferent de domeniul de activitate, fiecare proces de afaceri poate fi descris de aceleași caracteristici.

- Frontiera este începutul și sfârșitul unei operații simple.

- Proprietarul este angajatul companiei care nu deține doar resursele necesare pentru muncă, ci și planuri, analize, gestionează procesul și, cel mai important, este responsabil pentru rezultat.

- Intrarea este un mesaj de informare primit în orice formă acceptat de întreprindere, care determină nevoia de informații și marchează începutul procesului.

- Rezultatul este o informație sau o parte materializată a produsului care este consumată de clientul extern al contractantului.

- Executorul este personalul companiei implicat într-un singur proces.

- Resurse - partea materială sau informativă a activității care nu se schimbă în timpul operației (însă facilitează doar transformarea informațiilor primite în produsul final).

- Controlul calității - indicatori sectoriali sau interni (luați de managementul companiei), care permit determinarea eficacității activității.

Selecția obligatorie a proceselor elementare

Desigur, nu fiecare companie are nevoie de o descriere a proceselor de afaceri. Cu toate acestea, există o serie de cazuri în care nu se poate face fără această ocupație obositoare. Să numim principalul:

• Activitatea întreprinderii este automatizată. În acest caz, diagrama proceselor de afaceri traduce nevoile clientului într-o limbă pe care o înțelege programatorul.
• Îmbunătățirea activităților companiei. Nu numai modernizarea echipamentelor și tehnologiilor ajută la îmbunătățirea produsului final, optimizarea proceselor de afaceri permite identificarea tuturor punctelor forte și a punctelor slabe ale activității și luarea deciziilor manageriale adecvate.
• Certificarea organizației conform standardelor internaționale (ISO). Se creează un sistem uniform de management al calității pentru toți angajații.

Cum să prezentați o descriere clientului

Modelarea proceselor de afaceri necesită descrierea fiecărui element. Cum se poate face acest lucru fără durere pentru organizație? În practica mondială, au fost adoptate trei metode principale: text, grafic și tabel.

Textul include o descriere a întregului parcurs de lucru într-o ordine simplă și ușor de înțeles. Forma și conținutul poate fi fie liber (dacă nu ați dezvoltat încă standarde internaționale sau industrie) și reglementată de documente. De exemplu: birou de vânzări transmite documentația contabilă pentru perioada următoare personalul departamentului în departamentul de planificare de lucru de analiză de rutină efectuate pentru a determina distribuția și dinamica trebuie să facă orice modificare a rezultatului producție- al departamentului de planificare se transmite la departamentul de marketing, în cazul în care analiza factorilor de creștere (scădere) de introducere pe piață și și așa mai departe.

Diagrama grafică a procesului de afaceri vă permite să vizualizați rezultatul lucrărilor analitice. Nu este nevoie să reamintim că percepția vizuală a informațiilor este cea mai eficientă. Prin urmare, tot felul de grafice și diagrame ne oferă posibilitatea de a înțelege rapid ceea ce se întâmplă și de a găsi soluția potrivită.

În cazurile în care sarcina principală a activităților de reformare - optimizarea proceselor de afaceri, este necesar să se utilizeze o formă de tabel pentru a le descrie. Cu ajutorul acestuia, este mai ușor de înțeles succesiunea acțiunilor și direcțiilor fluxurilor de informații. Placa de tip conține nu numai o descriere a funcției de unități obișnuite, dar, de asemenea, grafice ale documentelor de intrare și ieșire, titlul (poate fi specificat ca un întreg unitar, și angajat individual) și așa mai departe. D.

Cum să descrieți în mod corect procesul de afaceri

Nu este suficient să se efectueze o analiză a proceselor de afaceri. Cea mai importantă în această chestiune este corectitudinea, dar, în același timp, simplitatea descrierii. În primul rând, numele unui singur proces ar trebui să fie declarat clar. Acest lucru va ajuta la înțelegerea caracteristicilor sale de bază, a logicii punerii în aplicare și a locului în lanțul global de activități de producție.

Apoi, ar trebui să specificați ce informații de intrare sunt necesare pentru executarea obișnuită a sarcinii, precum și lista de securitate a resurselor. Secvența înregistrată a operațiilor simple, din care face parte procesul, vă va ajuta să nu pierdeți nimic și să nu uitați.

Modelarea proceselor de afaceri nu se poate face fără a indica proprietarul procesului și sistemul de monitorizare a progresului implementării sale. În acest scop, este necesar să se ia în considerare termenele limită de reglementare pentru lucrare în descriere și să se enumere documentele care sunt transferate la următorul link. Dacă pentru a simplifica, atunci descrierea ar trebui să arate astfel: "hellip - după analiza vânzărilor pentru perioada de raportare, angajatul departamentului de planificare completează formularul stabilit (tabelul), care trece la departamentul de marketing ..."

Diagrama simplificată a descrierii proceselor de producție

Atunci când scriem o descriere, angajații întâlnesc adesea faptul că nu știu cum să transmită verbal conținutul muncii lor. Pentru a face sistemul de procese de afaceri clar și structurat, puteți crea o notă. Ea reflectă aceste întrebări, asupra cărora este necesar să se dea un răspuns clar și foarte detaliat. Deci, care sunt aceste întrebări?

• Ce? Descrie exact ce se face în această operație.
• De ce? Transmite scopul operațiunii.
• Când? Stabilește cine inițiază execuția.
• Cine? El îi cheamă pe anumiți artiști.
• Cum? Listează resursele necesare.

Dezvoltarea proceselor de afaceri implică faptul că puteți utiliza toate metodele de descriere. Astfel, vom obține cea mai detaliată schemă de execuție a muncii. Versiunea grafică va arăta interdependențele unităților funcționale, iar tabela și textul vor transmite conținutul fiecărei operații. Din păcate, automatizarea proceselor de afaceri este imposibilă fără această muncă preliminară care necesită mult timp.

Modul de colectare a informațiilor

În practică, există multe modalități de a obține informațiile de care aveți nevoie. În primul rând, trebuie să analizați documentele de reglementare care ghidează angajații companiei. Apoi, interviurile personale ar trebui să fie efectuate cu fiecare interpret imediat pentru a descrie conținutul lucrării sale. În plus, pentru a clarifica și clarifica punctele controversate, consultanții analitici ar trebui să utilizeze observarea progresului proceselor de afaceri.

Dacă ne apropiem de sarcină într-un mod cuprinzător, automatizarea proceselor de afaceri nu va părea atât de obositoare și inutilă.

Grupul de lucru

Și totuși, dacă principala sarcină a întreprinderii este automatizarea proceselor de afaceri, dar managementul nu intenționează să implice companii de consultanță din exterior, se pune întrebarea: "De unde să încep?" În primul rând, un grup de lucru este creat de angajații companiei. Este de dorit ca membrii grupului de lucru să fie excelenți abilități analitice și capacitatea de a asculta. La urma urmei, după cum am menționat deja, majoritatea lucrărilor constau în realizarea de interviuri personale cu executorii de procese de afaceri.

Mai mult, este necesar să se facă o imagine reală a funcționării sistemului. De vreme ce înainte de modernizare întreprinderea a lucrat și a adus profit, probabil că nu este necesar să vorbim despre o restructurare perfectă. Prin urmare, este necesar să se stabilească sistemul și direcțiile fluxurilor de informații în momentul optimizării.

Din ce constă descrierea

Pentru a evita confuzia și neînțelegerile în descrierea proceselor de afaceri, experții recomandă utilizarea hărților proceselor. Acestea sunt documente standardizate care permit unificarea tuturor acțiunilor indiferent de sfera de influență a interpretului și complexitatea operațiunii descrise.

Orice descriere poate fi împărțită în astfel de componente:

• forma unificată a procesului (cel mai adesea un tabel);
• harta proceselor de afaceri (poate fi reprezentată în orice formă - descriere text, obiect grafic sau tabel);
• rute (fluxurile de informații, resurse și finanțe);
• matrice de diverse procese de afaceri (tabel de interacțiune a diferitelor procese, care vă permite să identificați fluxurile și operațiunile principale și secundare);
• flowchart (algoritm pentru executarea unui proces de afaceri);
• text descriptiv extins;
• Documentare (crearea de documente care confirmă implementarea procesului);
• identificarea indicatorilor proceselor de afaceri (căutarea de caracteristici și indicatori, prin care este posibil să se controleze nu numai progresul implementării, ci și calitatea);
• (pur și simplu, descrierea postului).

Indicatorii

După cum sa observat în mod repetat, orice proces trebuie să fie ceva măsurat. Acest lucru este necesar în primul rând pentru a evalua eficiența tuturor activităților întreprinderii. Majoritatea experților recomandă testarea proceselor de afaceri pentru patru indicatori: timp, costuri, calitate și cantitate.

dar modele de procese de afaceri dinamic și divers. Prin urmare, adesea nu este suficient să se evalueze doar viteza de lucru, este necesar să se ia în considerare condițiile de lucru și infrastructura întreprinderii. În plus, practic toate industriile nu pot exista fără furnizori, finanțe, logistică și parteneri. Acestea sunt și indicatori măsurabili.

Și, bineînțeles, nu trebuie să uităm de informație și de factorul uman. Cu cât este mai mare nivelul pregătirii specialiștilor, cu atât va fi mai puțin timp să vă familiarizați cu instrucțiunile și informațiile primite.

În centrul majorității metodologiilor de modelare sunt acum principiile analizei și designului structural (SADT - Analiza structurată și tehnica de proiectare), precum și unele limbi algoritmice. Puteți vorbi despre existența mai multor modele de bază ale analizei proceselor de afaceri:

- Modelarea proceselor de afaceri - de fapt, modelarea - dezvăluie partea funcțională a existenței firmei.

- Modelarea fluxului de lucru - descrie fluxurile de lucru și este similară cu elaborarea schemelor de evoluție.

- Modelarea fluxurilor de date - spre deosebire de cea anterioară, descrie fluxurile de date (informații) - este concepută pentru a compila o secvență de operații.

Ciclul Shouhart-Deming

Procesele mari de afaceri (1C vă permit să le selectați din lista generală) sunt recomandate pentru a descrie într-un document separat numit "Programul de lucru". Tot ceea ce este mai puțin semnificativ sau constă dintr-un număr mic de operații simple este de obicei descris în fișele de post.

La elaborarea regulamentelor, este necesar să se ia în considerare condițiile ciclului de îmbunătățire continuă a activității întreprinderii (modelul Shuhart-Deming). Dispozițiile sale prevăd că optimizarea și îmbunătățirea sunt procese nesfârșite. Adică, în conducerea întreprinderii există un anumit ciclu închis, constând în astfel de decizii de management: planificare, execuție, control, ajustare.

La redactarea reglementărilor trebuie luate în considerare principiile care asigură conformitatea modelului Shuhart-Deming:

1. Calculul indicatorilor planificați pentru perioada viitoare.
2. Analiza dinamicii abaterilor și documentarea cauzelor presupuse.
3. Determinarea operațiunilor corective și analiza eficacității acestora.

Dezvoltarea modelului ar trebui să fie efectuată în conformitate cu regulile de afaceri. În mod normal, baza legislativă a statului pe teritoriul căruia funcționează întreprinderea acționează ca reguli general acceptate. A doua bază a modelului este politica companiei companiei.

de punere în aplicare sistemul de management al calității, este necesar să se aibă grijă de dezvoltarea și unificarea proceselor de afaceri. După cum sa menționat deja la începutul articolului - nu întotdeauna personalul companiei înțelege importanța modernizării începute. Adugând fiecărui angajat importanța creării unui model eficient de procese de afaceri este sarcina managementului de vârf.

La urma urmelor, sistemul ajustat și dezvoltat cu precizie va permite nu numai simplificarea primirii de către întreprindere a certificatelor de conformitate cu standardele internaționale de calitate ISO 9001: 2008, dar și creșterea eficienței fiecărui angajat.

Ambii acești factori conduc compania la creșterea competitivității pe piață, care, la rândul său, are un efect benefic atât asupra investitorilor, cât și asupra clienților.