Depunerea documentelor. Cum să coaseți corect documentele?

Înainte de a lucra cu documentația, este necesară familiarizarea cea mai amănunțită cu numărul mare de instrucțiuni necesare privind problemele legate de circulația documentelor și de gestionarea înregistrărilor. Aceste standarde sunt destul de complexe și conțin un număr mare de tot felul de mici detalii și nuanțe. Cum să coase documente în colț? Ce conține inventarul atașat? Este posibilă depunerea documentelor contabile cu o mașină termo-obligatorie? Funcționarul de început are ceva să-și rupă capul.

Activitate trivială?

La prima vedere, procedura de depunere a cazului și de introducere în arhivă este destul de simplă, dar practica arată contrariul. În cazul încălcării oricăror reguli de păstrare a evidenței, această instituție va refuza să accepte documentul în curs de predare și va trebui să reluați toate lucrările din nou. Dacă astfel de situații au avut loc deja în viața dvs., citiți articolul nostru - vom încerca să înțelegem această problemă.

De ce depun documente? Există standarde care guvernează această procedură? Da, și sunt mulți dintre ei. Aceasta se referă în primul rând la recomandările metodologice privind gestionarea înregistrărilor, aprobate în decembrie 2009 prin ordinul Rosarkhiv. În al doilea rând - despre GOST R 51141, dedicat afacerilor de arhivă și gestionării înregistrărilor și conținând toate definițiile și termenii necesari. În plus, există alte norme juridice, conform cărora documentația este cusută.

Să începem cu capacul

În cazul în care teatrul începe cu un cuier, atunci procedura noastră - nu altfel decât cu capacul. Și alegerea de carton "crust" - una dintre primele sarcini în procesul de "ambalare" a documentului. La prima vedere, nu veți găsi diferența dintre numeroasele soiuri existente. Dar, dacă ați aruncat o privire îngustă, veți înțelege că acoperirile sunt standard, non-standard și utilizate, de asemenea, pentru stocarea pe termen lung.

Cel mai adesea puteți găsi un format de acoperire standard de 229h324 mm. Se folosește în toate cazurile când sunt cusute foi de dimensiuni standard. Dacă, din anumite motive, documentul are un aspect și parametri destul de specifici, este necesară o versiune non-standard a capacului. Ultimul tip se referă la cel în care documentele vor fi stocate timp de 25 de ani sau mai mult.

În conformitate cu legislația, astfel de acoperire se face numai din carton dur din cauza unei perioade semnificative de lucru. Este necesar să se ia măsuri pentru păstrarea tipului adecvat de documente și a adecvării sale pentru utilizare după un interval de timp serios. Documentele destinate livrării în arhiva statului sunt păstrate în huse din materiale precum cartonul fără acid.

Să vorbim despre numerotarea foilor

Înainte de a încărca corect documentele cu fire, acestea trebuie să fie pliate în ordinea corectă. După aceasta, procedura de numerotare se efectuează cu ajutorul unui simplu creion simplu. Principala regulă aici este numărul foilor, nu paginile documentului. Un număr arab este plasat pe fiecare coală în colțul din dreapta sus. În același timp, mărcile noastre nu sunt obligate să "acceseze cu crawlere" în text. Numerotarea generală a foilor nu se aplică inventarierea documentelor.

Ce subtilități există în procesul de numerotare? Dacă numărul documentelor care trebuie atașate include o literă sau mai multe dintre ele, mai întâi, plicul este numerotat, apoi alternativ - fiecare dintre foile care sunt închise în el. Dacă numărul de unități de intrare este mai mare de 250, este obișnuit să o împărțiți în mai multe volume. Fiecare dintre ele are o numerotare proprie.

În interiorul fișierului de arhivă pot exista documente care au o numerotare separată a propriilor pagini, de exemplu periodice. Dar, depunerea cazului în arhivă, ele sunt numerotate printre altele, fără a întrerupe ordinea generală.

Dacă foaia atașată are un format mare, este obișnuit să o extindeți și să introduceți cifra în partea dreaptă în colțul superior. Ar trebui să fie posibilă accesul liber la text. Dacă pe oricare dintre foi sunt atașate fragmente separate cu imposibilitatea deconectării lor, întregul pachet dat este numerotat ca unul. Este întotdeauna necesar să faceți un inventar al fiecăreia dintre piesele lipite, care se face pe spate sau pe spațiul liber. Trimiterea la documentul lipit trebuie să fie prezentă în inscripție sau în notele la inventarul general, cu indicația numelui. Cel mai adesea, astfel de investiții independente sunt controale, extrase sau fotografii.

Corectarea erorilor și inventarierea documentelor

În cazul în care se admite o greșeală prea gravă pe parcursul muncii (de exemplu, o pereche de foi este ratată), în loc să renumerotați întreaga matrice, puteți utiliza din nou denumirea literei. Cu toate acestea, numerele de pe celelalte foi nu se modifică. Eliminarea unor astfel de erori este posibilă numai în acord cu personalul arhivei. Dacă se constată erori grave, documentul trebuie să fie numerotat din nou. Numerele vechi trag cât mai atent posibil și adaugă altele noi. În acest caz, numerotarea reînnoită este confirmată din nou de o inscripție verbală.

Fără inventar, nu veți primi nici o activitate de arhivare. Informațiile conținute în acesta se referă la titlul documentului, la data compilării, la adnotare și la tabelul însuși, indicând numerele de ordine ale foilor, numărul și notele acestora (dacă este necesar). Se termină cu informații despre numărul de documente sub forma unui număr, duplicat în cuvinte, apoi totul este sigilat cu semnătura funcționarului cu descifrarea numelui.

Cum să coaseți corect documentele cu fire

Când începeți procedura de coasere, trebuie să vă asigurați că toate materialele și instrumentele necesare sunt la îndemână. În plus față de lucrul efectiv, veți avea nevoie de un șurub, un ac, un carton pentru depunerea documentelor și fire speciale. Pe măsură ce ultimele sunt rezervate banc, pupa L-210. Ultimul soi este utilizat mai des pentru munca în birouri.

La începutul lucrării, orice capse și alte obiecte metalice sunt scoase din document, apoi foile fișierului sunt pliate uniform cu un picior îngrijit. În partea stângă în spațiul de teren, se fac trei găuri cu un ac sau un șurub. Pentru a le plasa este cel mai bine în mijlocul spațiului liber, care este destinat să fie pe stânga pentru indentare, adică la o distanță de aproximativ un an și jumătate de centimetru. Această observație este importantă, deoarece altfel va fi dificil să le citiți după depunerea documentelor.

Sfaturi pentru confort

Dacă marginile netede ale găurilor sunt de o importanță fundamentală pentru dvs., faceți o lovitură. Dar amintiți-vă că prea multe foi sunt prea grele pentru el. Asigurați-vă că toate cele trei găuri sunt distanțate uniform și distanțate la aproximativ 3 cm una de cealaltă. Centura ar trebui să cadă în mijlocul paginii.

Pentru a preveni deteriorarea paginii de titlu și prăbușirea carcasei, este adesea recomandat ca scaunele din față și din spate să fie fixate cu benzi din carton. Un fir va fi trecut prin el. Dimensiunea obișnuită este de 70 cm, dar în fiecare caz depinde de grosimea stivei.

Cum să cusături 3 găuri

Iată conținutul algoritmului pentru o astfel de depunere a documentelor. Mai întâi, acul trece prin mijlocul găurilor, cu capătul firului rămas pe partea inferioară. Apoi, ar trebui să o puneți în partea superioară a găurilor. Drept rezultat, ambele capete ale lui sunt puse pe rândul unui coș de foi străpunse. Acul este tras prin partea inferioară a găurilor și tragem firul pe partea din față. Apoi coborâți din nou acul în gaura din mijloc. Astfel, firul nostru a fost atras prin toate găurile necesare, după care ambele capete sunt fixate pe spatele documentului printr-un nod puternic. Sfaturile sunt de aproximativ 5 cm lungime.

Direct pe nod, o bucată de hârtie este lipită cu o inscripție verbală. Mai jos vom analiza tehnologia fabricării sale.

Documentul poate fi cusut cu 4 găuri. Cum se face acest lucru? Procedura nu este deloc complicată. Patru găuri se rup în mod vertical simetric cu aranjamentul pe o singură axă. Lăsând coada firului din partea din spate a primei gauri, cusute cusăturile, apoi legați nodul în același mod ca cel descris mai sus. Firmware-ul trebuie să fie duplicat de două ori pentru a asigura rezistență și fiabilitate.

Scrisoare de asigurare

Următorul pas după numerotare și firmware ne furnizează cazul nostru cu o inscripție verbală. Ce este? Asta este autocolant cu dimensiunile de 4x6 cm cu text "Numerat și numerotat foi hellip- „(numărul lor este indicat printr-un număr, și cuvinte). În continuare, specificați poziția angajatului, vă rugăm să documenteze data și semnătura personală. Dacă doriți să sigileze de certificare, trebuie remarcat, de asemenea. Inscripția este lipit pe partea de sus a nodului legat-ne sfaturi care fire prin urmare, ar trebui să rămână libere. Signature pune la finalul procedurii, când adezivul sa uscat. acest lucru se face pentru a preveni răspândirea. Imprimarea (după caz) pentru a pune în jos o parte a foii din partea inscripția în sine.

Și numai după ce cazul este cusut, numerotat, sigilat cu o semnătură și ștampilă, poate fi trimis în arhivă.

Atitudinea față de inscripția verbală trebuie să fie serioasă și atentă. Este ea, care este dovada documentară a inviolabilității cazului. În caz de încălcare a integrității sau prejudecății sale, documentul nu poate fi acceptat de organele de control sau poate fi atacat în instanță.

Ce și de ce suntem cusute

Toate documentele supuse predării către arhivă sau oricăruia dintre organele de inspecție, inclusiv inspecția fiscală, fondul de pensii și multe altele, sunt cusute împreună fără întârziere. Nu puteți pune documente lipite sau capsate cu capsator. După cum sa menționat deja, în caz de discrepanță evidentă față de normele de păstrare a evidenței, pur și simplu nu o veți accepta.

Această procedură este supusă, în principal, documentelor de personal și de contabilitate. Aceia dintre ei, documentele pentru care au fost finalizate, un an mai târziu să fie depuse în arhivele organizației sau întreprinderii. În instituțiile speciale de arhivare, se transferă cazuri cu perioade de păstrare juridică anterioare. Acesta este determinat de lege în funcție de tipul de document. De exemplu, sunt necesare cel puțin 75 de ani pentru a stoca înregistrări notariale, cărți de contabilitate economică și documente cu informații despre personal.

Perioada de valabilitate a desenelor de design este mult mai mică - doar 20 de ani. Fotodocumentarea se face timp de 5 ani. Instituțiile de arhivă sunt supuse predării întreprinderilor, atât întreprinderilor publice, cât și celor private. În același timp, sarcina oricărei structuri nestatale este de a încheia un contract cu Serviciul Federal de Arhivă despre acest lucru.

Trebuie amintit că numai angajații care au această datorie sunt înregistrați în fișa postului. În caz de conexiune slabă a documentelor, vă așteaptă anumite sancțiuni, mai ales dacă există modificări sau lipsuri ale unor foi importante.

Să ne întoarcem la tehnologiile liantului

Metodele de cusut descrise mai sus sunt potrivite atât pentru arhivă, cât și pentru inspecția fiscală. Depunerea documentelor contabile, stocate pentru o lungă perioadă de timp (mai mult de 10 ani), ar trebui să fie deosebit de puternică - mai des pe 5 găuri. Inscripția de verificare se face pe o hârtie de țesut specială pentru a vedea clar nodul sub etichetă și nu există nicio îndoială cu privire la integritatea documentului.

În cazul în care condițiile de gaura de birou pumn Perforatore papetărie convenționale, apoi, dacă este necesar, să emită un volum mare de documente pe hârtie (de exemplu, în imprimare) folosesc echipamente profesionale în formă de mașini de găurit sau de o mașină de legare. Aceste mecanisme au o capacitate serioasă și pot fi manuale sau electrice.

Mecanismul mașinilor

În centrul acestor sisteme sau mașini este metoda clasică care utilizează izvoare. O astfel de mașină de legare este echipată cu un dispozitiv de perforare. Un alt mecanism este de a plasa documentul pe un arc din plastic, după care se adaugă capace de carton sau plastic la partea inferioară și superioară a unității.

Avantajul mașinii de legat este posibilitatea de a fixa documente foarte mari. Grosimea blocului poate ajunge până la 500 de pagini. Și, de asemenea, abilitatea de a șterge sau de a adăuga pagini și foi către un document deja intercalat. Dezavantajele sunt laboriositate destul de serioasă și nu prea puternică.

În cazul în care aparatul legătorie pentru documentele de evidență echipate cu arcuri metalice, care este setat la un anumit pas și găuri perforate, respectiv, să-l, blocurile de hârtie sunt purtate pe oțel de arc flexibil, care este apoi comprimat și blocat. Avantajele aparatului cu arcuri metalice - forma finală mai prezentabile și fiabilitate îmbunătățită în comparație cu legarea arcurilor din plastic. Dar nu puteți introduce sau elimina colile fără deteriorări.

În plus față de izvoare, există dispozitive care acționează pe principiul de legare la un pieptene de plastic a căror dinți sunt curbate. Există, de asemenea, o obligație pe spirală, pe care o cunoaștem din calendarele calendaristice, notebook-urile și jurnalele. După perforarea găurilor în ele, o vânt spirală (3-4 rotiri manual, restul automat).

Progresul nu se oprește

Ce este legarea termică? Aceasta este o mașină modernă de legare a documentelor, în care este posibilă o conexiune rapidă și o singură piesă. Cu ajutorul mașinilor termo-obligatorii este posibil să se completeze un număr mare de materiale, precum și să se facă copii singulare. Această opțiune este potrivită în special pentru trimiterea de rapoarte, contracte și materiale promoționale.

O mașină funcționează pentru acest tip de legare prin folosirea barelor termice și a plăcilor termice având culori și dimensiuni diferite. În funcție de numărul de coli ale carcasei, se selectează un capac termic cu o anumită grosime, apoi se pune totul în aparat. Interiorul capătului capacului este lustruit cu un strat de adeziv din polimer. Mașina este echipată cu un element de încălzire, datorită căruia acest polimer este topit și toate foile sunt lipite în stratul fierbinte.