Raportați documentul: tipuri, formă, eșantion și design

Administrarea corectă a documentației este importantă pentru orice organizație, deoarece vă permite să vă angajați competent în afaceri de bază și să nu vă fie frică de taxe și alte inspecții. Documentele de raportare sunt pregătite într-o varietate de forme și forme. Tipurile de documentație variază în funcție de tipul de companie, natura activităților sale și mulți alți factori.

Concept general

Documentul de raportare reflectă un set de indicatori cu rezultatele activității companiei pentru perioada selectată. Raportarea poate conține tabele cu date contabile, statistice și alte date. Raportul este rezultatul lucrărilor privind informațiile contabile.

Rapoartele sunt întocmite în conformitate cu formularele recomandate de Ministerul Finanțelor și Serviciul de Statistică al statului. Acestea pot fi rapoarte despre anumite industrii, precum și despre secțiunile teritoriale - zone, regiuni, pentru plinătatea economiei.

Documentele raportate pot fi clasificate după tipuri, perioade, volum de date, gradul de generalizare.

specie

Tipul de raportare este împărțit în:

• contabilitate;
• statistici;
• operațional.

contabilitate - este o date sistematizate privind proprietatea organizației, finanțele sale, performanța. Documentele contabile raportate sunt întocmite pe baza informațiilor contabile.

statistic este întocmit conform conturilor statistice, contabile și operaționale.

operațional raportarea este pregătită pe materiale operaționale pentru anumite intervale de timp - o săptămână, o lună, un deceniu și așa mai departe. Aceste informații vă ajută controlul operațional pentru procesele de lucru din organizație.

Regularitatea pregătirii documentelor contabile poate fi:

• intraday - pentru zi, cinci zile, un deceniu, o lună, un sfert, șase luni.
• anual este un rezumat pentru anul.

Raportarea statistică anuală este actuală, iar contabilitatea este intermediară.

Gradul de generalizare a informațiilor în raportare poate fi diferit. În funcție de acest indicator, rapoartele sunt:

• primar - acestea sunt compilate direct de organizație;
• rezumat - sunt pregătite de instituții superioare.

Orice raportare trebuie să furnizeze informații fiabile cu privire la activitățile organizației, poziția sa financiară, performanța, orice modificare a acestor informații.

Aspect și conținut

Formularele documentelor contabile sunt aprobate prin reglementări guvernamentale.

Fiecare companie menține raportarea internă, care oferă informații despre implementarea planurilor, a ordinelor de conducere. Aceste rapoarte sunt pregătite de specialiști din diferite departamente ale companiei și sunt furnizate conducerii. Această documentație poate fi numită un raport sau un certificat.

Rapoartele din cadrul instituțiilor sunt făcute într-o formă arbitrară. Ele sunt trimise pe foi de hârtie sau pe antetul organizației.

Următoarele informații sunt obligatorii în raport:

• numele organizației;
• numele unității sau departamentului structural al societății;
• numele documentului;
• data și numărul acesteia;
• titlul;
• direct textul cu rezultatele lucrării;
• semnătură;
• aprobare sau rezoluție.

Textul raportului conține informații complete despre activitatea efectuată, analiza rezultatelor activităților. Se fac concluzii, dacă este cazul - se fac propuneri. Adesea, notele explicative sunt atașate rapoartelor. Data raportului trebuie corelată cu declarația șefului.

Călătorii de afaceri

Un tip separat de raportare sunt documentele contabile pentru cazare la hotel în cazurile de călătorie oficială a specialiștilor.

În costul călătoriei include cheltuielile pentru camera de hotel. Conform cerințelor legii, societatea este obligată să ramburseze salariatului toate cheltuielile legate de plata unei camere de hotel.

Un angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri oferă unul dintre aceste documente:

• cheltuieli;
• verifica;
• primire.

Care dintre aceste documente va fi cel mai credincios și nu va cauza întrebări din partea autorităților fiscale?

În cazul în care hotelul nu utilizează echipamentele de înregistrare în numerar, angajatul hotelului trebuie să elibereze un formular special. Puteți să îl numiți în mod diferit: o chitanță, un cec, un voucher.

Cerințe pentru formulare

În fiecare hotel există un formular, dar este proiectat în conformitate cu cerințele aprobate. Documentele de raportare pentru cazare respectă următoarele cerințe:

• raportul conține elementele necesare (numele organizației, numărul, seria, adresa, TIN, sigiliu);
• formularul în sine este fabricat într-o tipografie sau prin utilizarea sistemelor automate protejate împotriva accesului neautorizat și păstrând informații timp de cinci ani;
• documentului îi este atribuit un număr și o serie.

În cazul în care angajatul a depus un document care nu îndeplinește cerințele aprobate, iar compania a acceptat și a avut loc, atunci când o provocare de către organizația personalul de impozitare va fi în măsură să-și apere costurile lor în instanță.

În cazul în care hotelul are un birou de bilete

De obicei, în hoteluri există o tehnică de înregistrare în numerar. Apoi, documentele contabile pentru cazare nu sunt completate, iar angajatul primește o chitanță de numerar. Acesta este cel care vorbește despre înregistrarea și plata unei camere de hotel.

Un cont sau alt document care furnizează date privind înregistrarea unui anumit angajat poate fi atașat cecului.

Dacă angajatul a primit o chitanță de numerar în locul unui cec, într-o astfel de situație, pot apărea probleme cu specialiștii fiscali la pregătirea conturilor. Desigur, compania își poate apăra interesele în instanță, însă această procedură nu este prea simplă.

Încasările pentru PKO sunt, de asemenea, furnizate ca documente contabile pentru cazarea la hotel. Ele sunt, de asemenea, acceptate și, de obicei, nu provoacă întrebări inutile. Încasările sunt considerate documente oficiale care certifică primirea banilor de către administrația hotelieră.

În absența documentelor

Există, de asemenea, situații în care un angajat nu furnizează un singur document. Apoi, contabilul solicită hotelului un certificat de rezidență al unei anumite persoane. Și în companie ar trebui să fie informații despre perioada de călătorie a acestui angajat.

Astfel de nuanțe pot conduce la dispute cu angajații autorităților fiscale, care sunt soluționate în instanță, de obicei în favoarea organizației.

Situațiile de neîndeplinire a documentelor pot fi explicate prin faptul că angajatul nu locuiește într-un hotel, ci într-un apartament închiriat. În acest caz, compania plătește pentru închirierea de locuințe, angajatul nu suportă nici un cost, astfel încât acestea nu sunt compensate.

Adesea, contabilii pun o întrebare - cum să analizăm atunci cheltuielile la impozitare? Compania poate indica când își suportă profiturile, costurile suportate de locuințe, dar numai în perioada în care angajatul său a locuit efectiv în ea. Cheltuielile în toate celelalte perioade vor fi considerate cheltuieli nerezonabile și nu vor fi acceptate de structurile fiscale.

Pregătirea documentelor de raportare reprezintă un moment important și responsabil în activitatea oricărei organizații. De regulă, personalul contabil sau șefii departamentelor structurale ale firmei sunt implicați în acest lucru. Dacă aveți dificultăți, puteți utiliza serviciile unor companii terțe.